À mesure que les réunions vidéo augmentent, la fatigue des réunions augmente également

La visioconférence est l’une des technologies qui a rendu le travail à distance possible pendant la pandémie. Sans les réunions vidéo, les entreprises n’auraient pas pu maintenir facilement une main‑d’œuvre distante ni envisager un lieu de travail hybride. D’un autre côté, après plus d’un an de travail à distance et de réunions vidéo quasi continues, beaucoup d’entre nous souhaitent passer un peu moins de temps en réunions vidéo. Mais le problème vient‑il de la visioconférence elle‑même — ou de la façon dont nous l’utilisons ?

Dans la première partie de cette série en deux parties, nous nous penchons sur la raison pour laquelle les réunions virtuelles affectent les participants différemment des appels conférence et comment réduire le nombre de réunions virtuelles auxquelles vous assistez. Dans la deuxième partie, nous abordons des stratégies spécifiques pour lutter contre la fatigue des réunions.

Comprendre les causes de la fatigue vidéo

Voici ce que nous savons. La recherche confirme l’idée – largement reconnue par les salariés de bureau eux‑mêmes – que passer des heures et des heures en appels vidéo peut être épuisant. Ce phénomène est si répandu que le terme « Zoom fatigue » (du fait de la popularité de Zoom) est devenu une expression courante pour décrire la sensation à la fin d’une longue journée de réunions vidéo consécutives.

L’expression la plus précise est fatigue des réunions virtuelles whatis.techtarget.com. Et c’est réel.

Le Dr Gianpiero Petriglieri, professeur à l’école de commerce INSEAD en Europe, suggère que la fatigue des réunions virtuelles résulte du fait que les participants sont contraints de prêter davantage attention aux signaux non verbaux tels que le ton de la voix, les expressions faciales et le langage corporel – ce qui oblige le cerveau à travailler plus intensément qu’en présentiel.en.wikipedia.org

Cette théorie est étayée par des recherches du Dr Jeremy Bailenson de l'Université de Stanford, qui conclut que les principales causes de la fatigue des réunions virtuelles sont « un regard excessif, se voir refléter pendant de nombreuses heures par jour, être attaché à un seul lieu physique pendant de longues périodes, et une difficulté accrue à interpréter les signaux non verbaux ».cnbc.com

Cette « condition » n’était pas une préoccupation répandue avant le COVID‑19. Pour une main‑d’œuvre nouvellement à distance et travaillant à domicile pour la première fois, la vidéoconférence était une bouée de sauvetage, permettant un certain sentiment de normalité, de connexion avec les collègues et la capacité de collaborer.

Mais cette bonne chose n’est‑elle pas devenue trop bonne ? Une analogie pourrait aider.

Comment la fatigue des réunions ressemble à la surcharge d’e‑mail

Pour comprendre les problèmes de fatigue des réunions virtuelles – et les solutions potentielles – il peut être utile de réfléchir au rôle du courriel dans le bureau moderne.

Nous comprenons tous à quel point les e‑mails peuvent être envahissants et générer de l’anxiété. Un flot constant de messages peut sembler une attaque contre notre productivité.

Mais la solution n’est pas d’arrêter d’utiliser le courriel. Parce que nous reconnaissons également à quel point il est précieux pour les entreprises et la communication en général. Au contraire, la solution consiste peut‑être à apprendre quand utiliser le courriel — et quand ne pas le faire.

Par exemple, toutes les communications n'ont pas besoin d'être un courriel. Souvent, un texte rapide, un chat ou un appel téléphonique suffisent et permettent d'éviter de longues chaînes de courriels. Ces stratégies et d'autres peuvent aider les personnes à gérer leurs courriels sans se sentir submergées.

Les mêmes principes généraux s’appliquent aux réunions vidéo. 

Une approche plus réfléchie des réunions vidéo

Ayant découvert sa valeur, nous savons que la visioconférence ne disparaîtra pas. Mais nous savons également que nous devons mieux gérer le nombre de réunions vidéo et notre présence afin d’éviter la fatigue et l’épuisement.

Une première mesure que nous pouvons tous prendre avant de planifier une réunion vidéo consiste à se demander si la réunion est réellement nécessaire. Le sujet peut-il être traité de façon asynchrone – via le chat, Slack, Google Docs, Microsoft Teams ou même le courrier électronique lui‑même ?

Voici quelques critères à prendre en compte pour décider si une réunion vidéo est nécessaire :

• Avez‑vous un nombre de questions complexes qui ne peuvent pas être facilement résolues par e‑mail ?
• Une discussion de groupe est‑elle nécessaire pour parvenir à un consensus ?
• Avez‑vous besoin d’un retour immédiat qui ne peut pas attendre un courriel ?
• Y a‑t‑il de la valeur à créer du lien avec des personnes que vous ne pouvez pas rencontrer en personne ?
• Avez‑vous besoin de partager ou de discuter d’informations visuelles telles que des idées de conception lors d’un forum en direct ?

Stratégies pour lutter contre la fatigue des réunions

Réduire ou gérer le nombre de réunions vidéo auxquelles vous participez est une approche. Mais étant donné que vous continuerez probablement à être invité à un grand nombre de réunions, vous devrez également recourir à d’autres stratégies.

« Nous savons que la mauvaise qualité audio et vidéo sont deux facteurs qui contribuent à la fatigue en obligeant les participants à forcer leur vue ou leur oreille pendant les réunions », déclare Scott Wharton, vice‑président et directeur général de la collaboration vidéo chez Logitech. « Heureusement, il existe de bonnes solutions pour remédier à ces problèmes. »

Passez en revue la deuxième partie de cette série pour des suggestions spécifiques 10 afin de lutter contre la fatigue des réunions.