مع زيادة الاجتماعات الفيديو، يزداد تعب الاجتماعات

كان مؤتمرات الفيديو واحدة من التقنيات التي جعلت العمل عن بُعد ممكنًا خلال الجائحة. بدون اجتماعات الفيديو، لم تكن الشركات قادرة على الحفاظ بسهولة على قوة عمل عن بُعد أو التفكير في بيئة عمل هجينة. من ناحية أخرى، بعد أكثر من عام من العمل عن بُعد وما يقرب من اجتماعات فيديو مستمرة، أصبح الكثير منا مستعدًا لقضاء وقت أقل قليلًا في اجتماعات الفيديو. لكن هل المشكلة في مؤتمرات الفيديو نفسها — أم في طريقة استخدامها؟

في الجزء الأول من هذه السلسلة المكوّنة من جزأين، ننظر في سؤال لماذا تؤثر الاجتماعات الافتراضية على الناس بشكل مختلف عن المكالمات الجماعية وكيف يمكنك تقليل عدد الاجتماعات الافتراضية التي تحضرها. في الجزء الثاني، ننظر إلى استراتيجيات محددة لمكافحة تعب الاجتماعات.

فهم ما يسبب تعب الفيديو

إليك ما نعرفه. الأبحاث تدعم الفكرة — التي يدركها موظفو المكاتب أنفسهم — أن قضاء ساعات وساعات في مكالمات الفيديو يمكن أن يكون مرهقًا. هذه الظاهرة شائعة لدرجة أن مصطلح "Zoom fatigue" (بسبب شعبية Zoom) أصبح عبارة شائعة لوصف الشعور في نهاية يوم طويل من الاجتماعات المتتالية عبر الفيديو.

العبارة الأكثر دقة هي virtual meeting fatiguewhatis.techtarget.com. وهي ظاهرة حقيقية

الدكتور جيانبييرو بيتريغلييري، أستاذ في كلية الأعمال INSEAD في أوروبا، يقترح أن تعبٌّ اجتماعي افتراضي ناتج عن إجبار الأشخاص على إيلاء مزيد من الانتباه للإشارات غير اللفظية مثل نبرة الصوت، تعابير الوجه، ولغة الجسد — مما يتطلب من العقل العمل بجهد أكبر مما هو عليه في وضعية اللقاء وجهاً لوجه.en.wikipedia.org

تدعم هذه النظرية أبحاث الدكتور جيريمي بايلنسون من جامعة ستانفورد، التي تستنتج أن الأسباب الرئيسية لإرهاق الاجتماعات الافتراضية هي "التحديق المفرط، رؤية نفسك منعكسة لعدة ساعات يوميًا، التقييد بموقع مادي واحد لفترات طويلة، وزيادة صعوبة تفسير الإشارات غير اللفظية." cnbc.com

لم يكن هذا "الشرط" مصدر قلق واسع النطاق قبل COVID-19. بالنسبة لقوة عمل جديدة عن بُعد وتعمل من المنزل للمرة الأولى، كان الفيديو وسيلة حيوية، توفر بعض الإحساس بالاعتيادية، والاتصال بالزملاء، والقدرة على التعاون.

لكن هل تحولت هذه الفائدة إلى شيء زائد عن الحد؟ قد تساعدك تشبيه

كيف أن تعب الاجتماعات يشبه ازدحام البريد الإلكتروني

لفهم مشاكل إجهاد الاجتماعات الافتراضية – والحلول المحتملة – قد يكون من المفيد التفكير في دور البريد الإلكتروني في المكتب الحديث.

نحن جميعًا نفهم كيف يمكن للبريد الإلكتروني أن يكون مرهقًا ومسببًا للقلق. تدفق الرسائل المستمر قد يشعر كأنه هجوم على إنتاجيتنا

لكن الحل ليس التوقف عن استخدام البريد الإلكتروني. لأننا ندرك أيضًا قيمته للأعمال والتواصل بشكل عام. بدلاً من ذلك، قد يكون الحل هو معرفة متى يُستخدم البريد الإلكتروني—ومتى لا يُستخدم.

على سبيل المثال، ليس كل تواصل يحتاج إلى بريد إلكتروني. غالبًا ما يكون نصًا سريعًا أو دردشة أو مكالمة هاتفية كافية ويساعد ذلك في تجنّب سلاسل البريد الإلكتروني الطويلة. يمكن لهذه الاستراتيجيات وغيرها مساعدة الأشخاص على إدارة بريدهم الإلكتروني دون الشعور بالإرهاق.

تنطبق نفس المبادئ العامة على اجتماعات الفيديو.

نهج أكثر تفكيرًا لاجتماعات الفيديو

بعد اكتشاف قيمته، نعلم أن مؤتمرات الفيديو لن تختفي. لكننا نعلم أيضًا أننا بحاجة إلى إدارة عدد اجتماعات الفيديو وحضورنا فيها بشكل أفضل لتجنب الشعور بالإرهاق والاحتراق الوظيفي.

خطوة واحدة يمكننا جميعًا اتخاذها قبل جدولة اجتماع فيديو هي سؤال ما إذا كان الاجتماع ضروريًا بالفعل. هل يمكن معالجة الموضوع بشكل غير متزامن – عبر الدردشة، Slack، مستندات Google، Microsoft Teams، أو حتى البريد الإلكتروني نفسه؟

إليك بعض المعايير التي يجب مراعاتها عند اتخاذ قرار ما إذا كان اجتماع فيديو ضروريًا:

• هل لديك عدد من الأسئلة المعقدة التي لا يمكن الإجابة عليها بسهولة عبر البريد الإلكتروني؟
• هل من الضروري مناقشة جماعية لبناء التوافق؟
• هل تحتاج إلى رد فوري لا يمكن الانتظار حتى وصول البريد الإلكتروني؟
• هل هناك قيمة في بناء علاقة مع الأشخاص الذين لا يمكنك مقابلتهم شخصيًا؟
• هل تحتاج إلى مشاركة أو مناقشة معلومات بصرية مثل أفكار التصميم في منتدى مباشر؟

استراتيجيات لمكافحة تعب الاجتماعات

تقليل أو إدارة عدد اجتماعات الفيديو التي تحضرها هو نهج واحد. ولكن نظرًا لاحتمال استمرار دعوتك لعدد كبير من الاجتماعات، ستحتاج أيضًا إلى الاعتماد على استراتيجيات أخرى.

“نعلم أن الصوت والفيديو منخفضي الجودة هما عاملان يساهمان في التعب من خلال إجبار الأشخاص على الجهد لرؤية أو سماع أثناء الاجتماعات”، يقول سكوت وارتون، نائب الرئيس ومدير عام تعاون الفيديو في Logitech. “لحسن الحظ هناك طرق جيدة لمعالجة هذه العوامل.”

راجع الجزء الثاني من هذه السلسلة للحصول على 10 اقتراحات محددة لمكافحة تعب الاجتماعات.