إرهاق الاجتماعات هو حالة موثقة جيدًا — لكنه يمكن معالجته. يُشار إليه أحيانًا بـ "إرهاق Zoom" (بسبب شعبية Zoom)، وقد ظهر هذا الظاهرة خلال الجائحة عندما وجد موظفو المكاتب أنفسهم يعملون من المنزل ويعتمدون بشكل كبير على اجتماعات الفيديو للاستمرار في العمل والتعاون. بدا أن الجميع كانوا في اجتماعات فيديو طوال اليوم — ويشعرون بالإرهاق. الآن، بعد أكثر من عام، يمكننا استخلاص الدروس من هذه الفترة.
في هذا الجزء الثاني من سلسلة مكوّنة من جزأين، نقدم نصائح عملية حول مكافحة إجهاد الاجتماعات الافتراضية. في الجزء الأول، قدمنا هذا الموضوع ونظرنا في سؤال لماذا تؤثر الاجتماعات الافتراضية على الناس بشكل مختلف عن أنواع الاجتماعات الأخرى، بما في ذلك المكالمات الجماعية والاجتماعات الشخصية.
استراتيجيات لمكافحة تعب الاجتماعات
الواقع هو أن الاجتماعات المرئية ستستمر في كونها أداة مهمة للتعاون والاتصال الاجتماعي. كما قال خبير واحد: “في الأشهر القادمة، التحدي الذي يواجه المؤسسات ليس تقليل مؤتمرات الفيديو؛ بل تحديد أفضل طريقة لإدارة استخدامها وتقليل إجهاد الفيديو.”
مع وضع ذلك في الاعتبار، إليكم بعض الاستراتيجيات التي يمكن للمنظمات والموظفين تنفيذها لضمان أن كل اجتماع يكون فعالًا، واستخدامًا قيمًا للوقت، ومصممًا لتقليل إجهاد الاجتماعات الافتراضية.
- حافظ على اختصار الاجتماعات. تحدّى الافتراض القائل بأن الاجتماعات يجب أن تستغرق 30 دقيقة أو ساعة فقط لأن هذا هو الإعداد الافتراضي في تطبيقات التقويم.
- إتاحة مساحة للحديث غير الرسمي. الاتصال الاجتماعي هو وقاية من الإرهاق والضغط. بدلاً من كونه إضاعة للوقت، فإن الدردشة والروابط في بداية اجتماع الفيديو استثمار في تجربة مشتركة واتصال شخصي pilotonline.com
- احجز وقتًا للعمل المنتج. تخصيص وقت في الصباح أو بعد الظهر عندما تكون في أقصى إنتاجية يمكن أن يضمن عدم تبادل أفضل أوقاتك مع اجتماعات الآخرين.
- تنفيذ أيام خالية من الاجتماعات. المزيد من الشركات تفرض قيودًا أو حدودًا على اجتماعات الموظفين cnbc.com بما في ذلك تنفيذ أيام بدون اجتماعات.
- قف وتحرك بين الاجتماعات. تشير البيانات إلى أنه خلال الجائحة، زاد العمال من مقدار الوقت الذي يجلسون فيه. يرتبط هذا السلوك الجلوسي المتزايد بزيادة التوتر وصحة سيئة. قد تكون المشي القصير بين الاجتماعات منقذًا حقيقيًا.
- فكّر في الوقوف أثناء الاجتماعات. ليس فقط الوقوف يقلل التعب، بل يُظهر للزملاء أنك مشارك في الاجتماع.
- أوقف الإشعارات لتقليل المشتتات. العوامل التي تتنافس على انتباهك، مثل إشعارات البريد الإلكتروني، قد لا تكون مشكلة أثناء مكالمة صوتية. لكن في اجتماعات الفيديو، هي كذلك – والإرهاق هو أحد الآثار الجانبية searchunifiedcommunications.techtarget.com.
- استخدم كاميرا ويب احترافية. كاميرا ويب عالية الجودة ومصممة للمؤسسات تحسّن جودة الفيديو وتتيح لك التحكم بشكل أفضل في كيفية تقديم نفسك في الاجتماعات المرئية. بالإضافة إلى ذلك، توفر الكاميرات المصممة خصيصًا ميزات مؤتمرات الفيديو التي لا تتوفر في الكاميرات المدمجة في الحواسيب المحمولة، والأجهزة اللوحية، والشاشات.
- اختر سماعة رأس تناسب احتياجاتك وأسلوبك. للتعاون الفعال والاتصال الاجتماعي الصحي في اجتماعات الفيديو، السماع وأن تُسمع مهمان بقدر ما يُرى. ابحث عن بائع يقدم مجموعة متنوعة من الأنماط والعوامل الشكلية — سلكية، لاسلكية، وسماعات أذن — لتتناسب مع ميزانيتك وتفضيلاتك.
- اختر المعدات التي تم اعتمادها للعمل مع منصات مؤتمرات الفيديو. ميزة رئيسية للسماعات الرأس والكاميرات الويب من فئة المؤسسات هي أنها (أو يجب أن تكون) معتمدة للاستخدام مع برامج مؤتمرات الفيديو مثل Microsoft Teams®، Google Meet™ وZoom™، مما يتيح لك الاستفادة من الوظائف المتكاملة المصممة لهذه التطبيقات. وربما الأهم، تُعد الشهادات علامة جودة وضمان موثوقية.
كما تشير هذه الأفكار، لا يُعدّ تعب الاجتماعات الافتراضية سمة حتمية في بيئة العمل اليوم. من خلال الاستثمار في صحة موظفيهم عبر التدريب الجيد والمعدات المناسبة، يمكن للمنظمات تقليل أو القضاء على هذه المشكلة.