Faire sens de l’espace de bureau dans un monde distant

Alors que le travail à distance devient la norme, de nombreuses organisations continuent d’investir dans les espaces de bureau, créant des configurations hybrides incluant à la fois des participants en présentiel et virtuels. Le travail hybride a entraîné le besoin d’optimiser l’espace de bureau pour la collaboration, nécessitant une technologie de visioconférence réfléchie, conviviale et facile à installer, déployer, faire évoluer et entretenir par les équipes informatiques.

En revanche, les organisations ont du mal à optimiser le bureau pour la collaboration en utilisant des assemblages technologiques existants qui peuvent être coûteux à installer et à entretenir, et qui nécessitent souvent du matériel spécialisé et une expertise pointue. Dans ces scénarios, les équipes informatiques et les services des installations se retrouvent souvent avec une combinaison contre‑productive d’une charge élevée de formation, de maintenance et de support, mêlée à une faible adoption par les salariés.

Éliminer les frictions des réunions est l’objectif

Créer un environnement propice à la collaboration commence dès l’extérieur de la porte de la salle de réunion. Éliminer les frictions — c’est‑à‑dire tout ce qui gêne la capacité des employés à se connecter et à être productifs — est essentiel. Parmi les frictions au bureau figurent le fait que les employés ne trouvent pas l’espace de réunion adéquat pour leurs besoins au bon moment, ou qu’ils peinent avec un équipement de salle de conférence complexe.

Idéalement, le bureau est aménagé pour garder les employés dans leur flux, sans les en extraire. Des outils comme les panneaux de réservation peuvent faire une énorme différence à cet égard. En un coup d’œil, et sans interruption, les panneaux de réservation peuvent :

• Signaler la disponibilité d’une salle de réunion à distance
• Permettre aux employés de trouver la salle adaptée à leurs besoins au bon moment
• Fournir des informations contextuelles à l’écran, telles que le nom et l’heure de la réunion
  

 
Faire ce type d’investissement vous permet d’intégrer une communication en temps réel utile dans les murs du bureau, réduisant les frictions avec un entretien minimal.

Dans chaque salle de réunion, chaque employé (quel que soit son niveau de connaissance ou d’expérience technique) doit pouvoir lancer rapidement et facilement des sessions de collaboration vidéo sur toutes les plateformes, de Microsoft Teams à Zoom, et d’autres encore. Investir dans des contrôleurs tactiles intuitifs est une façon de fournir ce type d’expérience fluide et universelle qui réduit les demandes d’assistance informatique et maintient les salariés dans leur flux de travail.

Offrir des réunions meilleures et plus équitables

Dans le nouveau monde du travail, nous organisons des réunions plus fréquentes avec davantage de participants, traversant davantage de frontières que jamais. Le fait que les participants à distance vivent une expérience inégale par rapport aux participants en présentiel constitue un autre exemple de friction. Les systèmes de salle de réunion de haute qualité sont donc devenus essentiels pour l’accès et l’inclusion.

Plusieurs éléments indispensables sont nécessaires pour offrir des réunions plus équitables, simples et automatiques :

• Les composants audio et vidéo sont optimisés à la taille et à la configuration de l’espace
• Les participants présents et à distance peuvent voir et être vus de manière égale
• Les participants présents et à distance peuvent entendre et être entendus de manière égale
• Les participants à distance peuvent pleinement participer à la collaboration, comme le tableau blanc

Optimiser le bureau pour la collaboration et le travail hybride nécessite une combinaison de facteurs. Cela implique une approche globale qui prend en compte l’expérience des employés avant, pendant et après la réunion. De plus, cela met l’accent sur l’égalité de traitement entre les participants présents et à distance.

Le résultat est une main‑d’œuvre autonomisée et la capacité pour les équipes informatiques et les services d’infrastructure de passer d’une approche réactive à une approche proactive. C’est une opportunité passionnante pour ces équipes de démontrer leur vision, d’ajouter de la valeur à leur organisation et de laisser briller leur expertise en période de changement.