بينما يصبح العمل عن بُعد معيارًا، تستمر العديد من المؤسسات في الاستثمار في مساحات المكاتب، مما يخلق ترتيبات هجينة تشمل مشاركين حضوريين وافتراضيين. ومع العمل الهجين يأتي الحاجة إلى تحسين مساحة المكتب للتعاون، مما يتطلب تقنية مؤتمرات فيديو مدروسة، سهلة الاستخدام، وسهلة الإعداد والنشر والتوسيع والصيانة من قبل تقنية المعلومات.
على النقيض، تواجه المؤسسات صعوبة في تحسين المكتب للتعاون باستخدام تركيبات تقنية متقطعة يمكن أن تكون مكلفة للتثبيت والصيانة، وغالبًا ما تتطلب معدات وخبرة متخصصة. في هذه السيناريوهات، غالبًا ما تُترك فرق تكنولوجيا المعلومات والمرافق مع مزيج غير منتج من عبء عالٍ في التدريب والصيانة والدعم مع تبني منخفض من قبل العاملين.
إزالة احتكاك الاجتماعات هو الهدف
إنشاء بيئة مواتية للتعاون يبدأ خارج باب قاعة الاجتماعات. إزالة الاحتكاك - أي أي شيء يعوق قدرة الموظفين على التواصل والإنتاجية - أمر أساسي. أمثلة على الاحتكاك في المكتب تشمل عدم قدرة الموظفين على العثور على مساحة الاجتماع المناسبة لاحتياجاتهم في الوقت المناسب، أو الصعوبة في التعامل مع معدات قاعة المؤتمرات المعقدة.
مثاليًا، يتم إعداد المكتب للحفاظ على تدفق الموظفين، لا لسحبهم منه. يمكن لأدوات مثل ألواح الجدولة أن تُحدث فرقًا كبيرًا في هذا الصدد. بنظرة سريعة، وبدون انقطاع، يمكن لألواح الجدولة أن:
- الإشارة إلى توفر قاعة الاجتماعات عن بُعد
- السماح للموظفين بالعثور على الغرفة المناسبة لاحتياجاتهم في الوقت المناسب
- توفير معلومات سياقية على الشاشة، مثل اسم الاجتماع والوقت
يسمح هذا النوع من الاستثمار بدمج التواصل الفوري داخل جدران المكتب، مما يقلل الاحتكاك مع صيانة قليلة جدًا.
داخل كل قاعة اجتماعات، يجب تمكين كل موظف (بغض النظر عن معرفته التقنية أو خبرته) من إطلاق جلسات التعاون بالفيديو بسرعة وسهولة عبر المنصات، من Microsoft Teams إلى Zoom وغيرها. الاستثمار في وحدات تحكم لمس اللمس البديهية هو أحد الطرق لتوفير هذه التجربة السلسة والعامة التي تقلل طلبات دعم تكنولوجيا المعلومات وتحافظ على تدفق الموظفين.
تقديم اجتماعات أفضل وعادلة
في عالم العمل الجديد، نعقد اجتماعات أكثر تكرارًا مع عدد أكبر من الأشخاص عبر حدود أكثر من أي وقت مضى. تجربة المشاركين عن بُعد غير المتساوية مقارنة بالمشاركين الحاضرين شخصيًا هي مثال آخر على الاحتكاك. لذلك أصبحت أنظمة غرف الاجتماعات عالية الجودة ضرورية للوصول والشمولية.
هناك عدة عناصر أساسية لتقديم اجتماعات أكثر عدلاً وسهولة وتلقائية:
- تم تحسين مكونات الصوت والفيديو لتتناسب مع حجم وتخطيط المساحة
- يمكن للحضور الحاضرون والبعيدون أن يروا ويُروا على قدم المساواة
- يمكن للحضور الحاضرون والبعيدون أن يسمعوا ويُسمعوا على قدم المساواة
- يمكن للمشاركين عن بُعد المشاركة بالكامل في التعاون، مثل الكتابة على اللوحة البيضاء
تحسين المكتب للتعاون والعمل المختلط يتطلب مجموعة من العوامل. يتطلب نهجًا شاملاً يأخذ في الاعتبار تجربة الموظف قبل وأثناء وبعد الاجتماع. علاوة على ذلك، يركز على وضع المشاركين الحاضرين والبعيدين على قدم المساواة.
النتيجة هي قوة عاملة مُمكّنة والقدرة على تحويل فرق تكنولوجيا المعلومات والموارد إلى نهج استباقي بدلاً من رد فعل. إنها فرصة مثيرة لهذه الفرق لإظهار رؤيتها، وإضافة قيمة لمنظمتها، وإبراز خبرتها في أوقات التغيير.