La checklist ultime pour préparer vos investissements technologiques en milieu de travail

Bien que nous ne puissions pas prédire ce qui vient, une chose est certaine : le changement est inévitable. À titre d’exemple, en 2009, Government Executive a rapporté que 77 % des gestionnaires fédéraux américains utilisaient des appareils BlackBerry. Une décennie plus tard, BlackBerry a pris la décision de fermer les systèmes d’exploitation et les logiciels qui alimentaient ses appareils mobiles. Parallèlement, les plateformes de visioconférence comme Microsoft Teams, Zoom et Google Meet ont connu une croissance spectaculaire de leurs bases d’utilisateurs au cours des cinq dernières années, tandis que les outils d’IA tels que Microsoft Copilot et ChatGPT ont émergé rapidement en seulement quelques années.

Pour ajouter à l'incertitude, le changement ne se limite pas à la technologie. La main‑d’œuvre et le lieu de travail évoluent également. D'ici 2034, 80 % de la main‑d’œuvre des économies avancées seront composés de Millennials, de la Génération Z et des premiers membres de la Génération Alpha devenus adultes, selon le World Economic Forum. Les comités d'achat s'élargissent, les tarifs et les pressions macroéconomiques sont difficiles à prévoir, et les flex desks gagnent en popularité par rapport aux places assignées, selon le CBRE’s Global Workplace & Occupancy Insights Report.

Alors, comment les entreprises peuvent‑elles libérer l’innovation et la croissance lorsque les conditions sont tout sauf stables ?

La solution réside dans des investissements technologiques en milieu de travail conçus pour l’avenir : flexibles, évolutifs et alignés sur des objectifs à long terme. C’est un défi qui ne peut être relevé seul. Choisir des fournisseurs capables de s’adapter et de croître avec l’entreprise peut faire la différence entre le succès et des erreurs coûteuses. 

Utilisez cette liste de contrôle comme cadre pour évaluer et prioriser vos investissements technologiques en milieu de travail — en équilibrant coût, résilience, adaptabilité et valeur globale de l’organisation.

1. Évaluation globale du coût total de possession

• Action : calculez tous les coûts directs et indirects sur l’ensemble du cycle de vie, y compris l’acquisition, l’intégration, les mises à jour, le support, la conformité, la fin de vie et le coût d’opportunité.

• Omission fréquente : ne budgéter que le prix initial ou négliger les coûts cachés tels que les temps d’arrêt, les tickets de support, la formation, les mises à jour complexes et les dépassements de licences.

• Exemple : PenTeleData a utilisé la licence sélective basée sur les salles ⪤Logitech, le support ⪤24/⪤7 et des outils logiciels avancés pour réduire le temps d’installation de ⪤4X, améliorer l’expérience utilisateur et diminuer les coûts.

• Astuce : mettez régulièrement à jour les modèles de CTI à mesure que de nouveaux besoins métier, d’intégration ou d’utilisateurs apparaissent.

2. Alignement stratégique et inter-fonctionnel

• Action : impliquez les services informatiques, les ressources humaines, l’immobilier/facilities, les finances et les autres parties prenantes dès le début des décisions d’achat d’espace de travail afin de réduire les silos et les dépenses redondantes, et d’accélérer la réussite du projet. Alignez les investissements sur les objectifs collectifs de l’espace de travail (productivité, engagement, durabilité).

• Omission courante : Forrester estime que 86 % des achats B2B sont interrompus pendant le processus d’achat. Ne pas inclure tôt les parties prenantes comme les équipes d’approvisionnement ou de sécurité conduit souvent à des objectifs de conformité manqués, des approbations retardées et des correctifs coûteux après coup.

• Exemple : Moderna a récemment combiné ses équipes RH et IT afin d’adopter une vision plus holistique de l’expérience en milieu de travail. Dans une interview avec Unleash discutant de la décision, la directrice des personnes et de la technologie numérique de Moderna, Tracey Franklin, a expliqué : « Les organisations prêtes à embrasser les lignes intégrées entre les personnes, les systèmes et le flux de travail — et à investir dans l’alignement de la culture avec la technologie — peuvent générer un changement significatif à l’échelle de l’entreprise. »

• Astuce : pilotez les solutions de façon transversale et recueillez les retours dès le départ afin de rationaliser le déploiement et maximiser la valeur inter‑départements.

3. Flexibilité et large optionalité

• Action : privilégiez la flexibilité de la plateforme et les solutions personnalisables d’un portefeuille complet compatible avec les principaux fournisseurs de technologie et fonctionnant dans divers modes de déploiement (certifié pour Microsoft Teams, Zoom, Google Meet/fonctionnant avec Windows, Android/ BYOD ou mode Appliance).

• Omission fréquente : le verrouillage du fournisseur et la faible optionalité augmentent les défis, de l’onboarding à l’intégration, jusqu’aux coûts futurs de changement.

• Exemple : Microsoft Teams Rooms sur Windows figure sur la liste des produits approuvés (APL) du Department of Defense Information Network (DoDIN). Cette approbation permet des solutions certifiées Microsoft Logitech pour Teams Rooms d’être déployées dans les environnements du DoD, répondant aux exigences de déploiement sécurisé et conforme dès le premier jour. Les appareils Logitech fonctionnent également avec d’autres plateformes de visioconférence et systèmes d’exploitation leaders, offrant une flexibilité future à mesure que d’autres produits tiers sont approuvés.

• Astuce : explorez les options disponibles en termes de chemins de migration potentiels, de déploiements modulaires et d'options d'intégration robustes.

4. Efficacité opérationnelle et support

• Action : Évaluer la maintenance, le support fournisseur, la complexité des licences, les frais de gestion supplémentaires, les capacités d’automatisation, les données et analyses de gestion, les gains de productivité, la facilité d’utilisation et d’autres facteurs afin d’estimer avec précision le nombre de personnes, les heures et le budget nécessaires sur la durée.

• Omission fréquente : négliger les frais de gestion/abonnement des modules complémentaires ; ne pas compenser les coûts du personnel avec un meilleur support fournisseur. 

• Exemple : IDC prévoit que les grandes entreprises sous‑estimeront les coûts d’infrastructure IA jusqu’à 30 % via 2027.

• Astuce : choisissez des fournisseurs avec un véritable support mondial 24/7 et un historique de succès client avéré.

5. Possibilité de mise à niveau, évolutivité et gestion à distance

• Action : évaluez la facilité/le coût de mise à l’échelle des utilisateurs ou des appareils, ainsi que la capacité de mise à jour centralisée.

• Omission fréquente : les temps d’arrêt des appareils sont souvent causés par des câbles détachés – un problème facilement évitable grâce à une gestion adéquate des câbles. Une variété d’options de câblage peut conduire à des installations plus courtes, des salles cohérentes à grande échelle et une réduction des temps d’arrêt. 

• Exemple : Logitech peut être installé dans une variété de configurations de salle avec USB ou un seul câble Category (avec le kit d’extension Rally AI Camera), le provisionnement et la gestion à distance avec la synchronisation Logitech, ainsi que l’intégration avec les enceintes et microphones Logitech, les solutions AV professionnelles et les principales plateformes de visioconférence.

• Conseil : privilégiez les fournisseurs proposant des chemins de mise à niveau simples vers les technologies de génération suivante, qui offrent une technologie polyvalente et flexible pouvant être facilement standardisée ou développée pour de nombreux types de salles, et qui proposent une suite robuste d’outils de gestion et de provisionnement.

6. Sécurité, conformité et préparation mondiale

• Action : examinez les certifications, la conformité (telles que RGPD, TAA, NDAA) et l’adaptabilité mondiale.

• Manque de supervision : une conformité non prouvée crée des risques alors que les réglementations évoluent autour de la confidentialité des données, de la sécurité de niveau entreprise, de l’IA, de la chaîne d'approvisionnement et de la gouvernance environnementale.

• Exemple : 71 % du Global 500 Index utilisent Logitech¹, s’appuyant sur sa présence mondiale et ses vastes alliances pour alimenter les effectifs des organisations gouvernementales, des institutions financières de premier plan, des prestataires de santé et d’autres. Fiable pour des millions d’utilisateurs dans le monde, Logitech a publié ses, qui constituent une feuille de route façonnant le développement et le déploiement des technologies d’IA.

• Emerald de Leeuw‑Goggin, responsable mondial de la confidentialité et de la gouvernance IA chez Logitech, a déclaré : « Notre approche privilégie la transparence, la responsabilité, la protection de la vie privée et de la sécurité, ainsi que l’atténuation des biais. En respectant ces principes, nous nous efforçons de continuer à offrir une innovation fiable et responsable. Notre position proactive en matière d’IA responsable se confirme également par notre statut de l’un des premiers signataires du Pacte européen sur l’IA. »

• Astuce : vérifiez la capacité des fournisseurs à mettre à jour rapidement la conformité, à offrir une sécurité robuste et à maintenir de solides partenariats mondiaux.

7. Utiliser les économies de phase, la longévité, la durabilité

• Action : choisissez des appareils conçus dès le départ pour la durabilité, qui économisent de l’énergie pendant l’utilisation, restent en service plus longtemps, suivent les données environnementales et peuvent aider à atteindre les objectifs de durabilité.

• Surveillance : ne pas prendre en compte les indicateurs de durabilité peut entraîner une perte d’économies liées à la consommation d’énergie et augmenter l’impact des émissions du Scope 3 (approvisionnement). Négliger le cycle de vie d’un produit ou le historique d’une entreprise en matière de mises à jour over‑the‑top (OTP) conduit à des cycles de rafraîchissement d’appareils plus courts et coûteux.

• Exemple : les appareils dotés de capteurs environnementaux, tels que Logitech Spot ou Rally Board 65, peuvent être déployés facilement dans tout le bureau pour permettre des automatisations d’espace de travail plus intelligentes et recueillir des informations sur l’utilisation des salles, la santé et l’énergie afin de rendre les espaces plus confortables tout en étant économes en énergie. 

• Conseil : Pour améliorer la valeur à long terme, choisissez des fournisseurs qui privilégient la durabilité (voir Rapport d'impact sur la durabilité de Logitech 2025 ici).

8. Atténuer les coûts indirects et d’opportunité

• Action : quantifier les temps d’arrêt (productivité perdue X nombre d’employés X salaire horaire), la complexité et les coûts de ne pas investir.

• Omission : sous‑estimer le véritable impact des pannes, des retards d’intégration ou du temps que les travailleurs pourraient gagner avec une technologie améliorée.

• Exemple : Welch LLP a réduit le temps de gestion des bureaux flexibles de 90 % et les tickets informatiques de 50 % grâce à la réservation de bureaux et à la synchronisation Logitech pour une gestion centralisée, un support automatisé et une réservation de bureau simplifiée pour les travailleurs.

• Astuce : utilisez l’analyse et les retours inter‑fonctionnels pour faire ressortir les économies indirectes et les coûts d’opportunité de façon continue.

Bien que personne ne puisse prédire chaque évolution technologique ou dynamique du lieu de travail, les dirigeants informatiques peuvent faire des choix éclairés et résilients qui positionnent les travailleurs, les équipes IT et les responsables d’espace de travail pour un succès durable.

pour voir comment nous faisons progresser la technologie du lieu de travail dans les domaines abordés dans cette checklist et être les premiers informés des prochaines nouveautés.

1. 71 % de l’indice mondial 500 – Dun and Bradstreet, Inc.