Welch LLP

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SECTEUR

Télécommunications

SOLUTIONS

MeetUp

EMPLACEMENT

Mechelen, Belgium

LOGICIEL

Microsoft Teams

SITE WEB

telenet.be/en

PARTENAIRES D’ALLIANCE

Microsoft, Dell

Vue d’ensemble

Mise en place : l’innovation en action

Welch LLP, cabinet comptable basé à Ottawa avec plus de 100 ans d’histoire, se targue d’innovation et d’adaptabilité face au changement. L’entreprise a récemment déménagé dans un espace de travail plus petit et plus efficace et a cherché à moderniser ses opérations pour les aligner sur le travail hybride et les préférences des employés. Guidée par sa vision, « Nous simplifions le complexe », Welch devait optimiser l’utilisation de l’espace, offrir des options de bureau flexibles et rationaliser les opérations informatiques.

Défi

Le défi hybride : contraintes d’espace et technologiques

Welch LLP a été confrontée à deux défis majeurs : s’adapter au travail hybride et gérer une reconfiguration des espaces de bureau — passant de cinq étages à un étage et demi.

« Nous avons réalisé que nous utilisions notre espace très différemment de ce que nous avions auparavant. Il y avait encore beaucoup de personnes en télétravail, et le défi était de faire un usage efficace de l’espace dont nous disposions », explique Graham Conte, directeur informatique.

Pour s’adapter à cette nouvelle réalité, Welch a adopté un modèle de bureau flexible où environ deux tiers des postes étaient réservables par les employés plutôt que d’être attribués à des personnes spécifiques. Cependant, les systèmes précédemment utilisés par Welch créaient des inefficacités et manquaient d’informations utiles. Les données d’utilisation étaient incohérentes, les employés devant vérifier manuellement leurs réservations.

L’équipe Welch a aggravé le problème, l’équipe informatique de Welch s’est retrouvée à dépanner fréquemment les problèmes technologiques aux postes de travail.

Welch avait besoin d’une solution capable de fournir une visibilité en temps réel sur l’utilisation des espaces de travail, d’améliorer la gestion des bureaux et de réduire la charge informatique, tout en améliorant l’expérience des employés.

Solution

Technologie qui fonctionne : bâtir un avenir flexible

Après avoir étudié les options, Conte a découvert le Logi Dock Flex et le portail Logitech Sync, voyant une opportunité de répondre directement aux défis de Welch. L’entreprise a mené un test pilote de trois mois avec trois systèmes Logi Dock Flex. Après un pilote réussi, Welch a installé le Logi Dock Flex sur environ 200 postes de travail flexibles. Cela a non seulement permis aux employés de réserver des postes et de s’enregistrer automatiquement simplement en les branchant, mais cela a offert à l’informatique une gestion centralisée via le logiciel Logitech Sync.

« Sync nous donne la capacité de gérer les appareils, de dépanner à distance et de nous connecter aux systèmes comme si nous étions devant eux », déclare Conte. « Il possède les graphiques et visuels attrayants que l’on attend, mais il fournit également les données détaillées dont nous avons besoin pour réellement comprendre l’utilisation de notre espace. »

En plus des systèmes de bureau, Welch a modernisé ses environnements de réunion avec les caméras de visioconférence Logitech Rally Bar, les planificateurs Tap et d’autres technologies de visioconférence, garantissant des expériences utilisateur cohérentes.

« Maintenant, les employés entrent simplement dans une salle de réunion, appuient sur un bouton et le système démarre. La technologie s’efface en arrière‑plan, leur permettant de se concentrer sur leur travail », explique Conte.

L’entreprise utilise également les services Select Logitech, garantissant des remplacements rapides et fiables pour tout équipement endommagé.

« Nous ne pouvons pas laisser l’équipement hors service pendant longtemps, surtout avec les bureaux… les personnes ont besoin que les postes de travail soient en ligne, et avec Select, un délai de remplacement aussi rapide limite nos inquiétudes. Nous savons que Logitech nous soutient toujours, et nous pouvons obtenir un remplacement rapide quand nous en avons besoin, » déclare Nick Earle, responsable de l’équipe d’assistance technique

Résultats

Grandes réussites : efficacité, économies et satisfaction des employés

L’implémentation Logitech de Welch LLP offre :

• Données précises et exploitables : Sync offre à Welch la capacité de prendre des décisions en temps réel grâce à des données fiables. « Nous planifions désormais l’avenir d’une manière qui nous était impossible auparavant. Les données de Sync nous aident à décider si nous avons besoin de plus d’espace ou si nous pouvons réaffecter des zones sous‑utilisées. Nous envisageons même d’éteindre les lumières dans les sections inutilisées pour économiser de l’énergie », note Conte.

• 90 % de réduction du temps consacré à la gestion des bureaux : L’élimination des processus manuels de suivi de l’utilisation des bureaux a réduit le temps consacré à la gestion des postes. « Grâce au nouveau système d’accueil, j’ai réduit le temps passé sur ce système de hot‑desking de 90 %. Ce qui prenait 20 heures par semaine ne dépasse plus deux », explique Kuilder.

• 40 %‑50 % de réduction des tickets informatiques liés à l’espace de travail : des technologies simplifiées et fiables ont réduit les plaintes informatiques des employés et permettent à l’équipe IT de se concentrer sur des initiatives stratégiques. « Le fait que le système Logitech puisse réduire le volume de nos tickets nous permet vraiment de nous concentrer sur le travail plus important, plus intéressant et innovant que nous pouvons réaliser pour aider nos clients et nos employés à mieux travailler », déclare Earle.

• Économies de coûts avec la croissance des effectifs : L’efficacité accrue a permis à Welch d’augmenter ses effectifs sans agrandir son empreinte immobilière, générant ainsi d’importantes économies. « Nous avons augmenté nos effectifs, mais nous n’avons pas besoin d’agrandir nos locaux », déclare Kuilder. « Donc pour nous, c’est une victoire. C’est réellement un outil générateur de revenus. »

• Expérience unifiée et fluide sur tous les appareils et emplacements : Logitech a aidé Welch à offrir une expérience employé cohérente et fluide, que ce soit au bureau ou en télétravail. « La meilleure façon de le décrire, c’est que la technologie doit disparaître, » explique Conte. « Sur votre bureau, elle le fait. Vous branchez, vous n’avez pas à vous soucier de vérifier une réservation pour votre poste. »

Rendre le complexe simple

En déployant les solutions Logitech dans l’ensemble de ses bureaux, Welch LLP a simplifié la gestion des postes de travail, obtenu des informations exploitables et créé un espace de travail que les employés apprécient. La collaboration entre les équipes informatiques, les services d’infrastructure et les outils Logitech permet à Welch d’aligner sa stratégie de gestion de l’espace sur ses objectifs de croissance tout en restant fidèle à sa vision : « Nous rendons le complexe simple. »

« Les décisions que nous prenons maintenant sont basées sur des données réelles, pas sur des suppositions », déclare Conte. « Nous avons éliminé les approximations liées à la technologie afin que nos équipes puissent se concentrer sur ce qu’elles font de mieux — servir les clients avec précision et excellence. »