Comment une stratégie axée sur les données peut vous aider à maximiser l’efficacité de l’espace de bureau

Les espaces de travail évoluent — et rapidement. Aujourd’hui, un bureau n’est plus seulement un lieu de travail ; c’est un endroit où les gens se connectent, créent et s’épanouissent. Cette évolution a contraint les organisations à examiner plus en profondeur la conception de leurs espaces de bureau, non seulement pour maximiser l’efficacité de leur empreinte, mais aussi celle de leurs employés.

La vérité honnête est que la plupart des entreprises ne réfléchissent pas activement à leurs espaces de travail de cette manière. Elles ne se posent pas de questions telles que : comment maximiser l’utilisation de chaque bureau et chaque salle ? Pas encore, du moins.

En conséquence, les organisations peinent soit à faire tenir tout le monde dans les bureaux, soit à attirer une présence constante. Ajoutez à cela les fluctuations quotidiennes de la fréquentation et les organisations se retrouvent à sous‑performer tant en expérience de travail qu’en efficacité du lieu de travail.

Alors, comment les entreprises peuvent‑elles mieux comprendre leurs besoins en matière de bureaux et transformer leurs espaces en hubs de collaboration parfaitement réglés ? Simple : suivez les données.

Taux d’utilisation : le KPI clé pour une utilisation optimale de l’espace de travail

Avant de commencer à optimiser votre espace de bureau, il est important de comprendre les indicateurs qui définissent l’efficacité de l’espace de travail. Avec ces connaissances, vous pourrez alors mettre en place un système pour surveiller, mesurer et agir sur ces données.

Aujourd’hui, chaque bureau est différent, mais chaque organisation doit (ou devrait) avoir le même objectif : optimiser l’utilisation de son espace de travail. Mais si vous considérez la disposition de votre bureau comme la combinaison idéale d’espaces de bureau, de salles de réunion (de différentes tailles) et d’espaces de collaboration ouverts, la seule façon de le vérifier réellement est de suivre le taux d’utilisation de l’espace.

Quel est le taux d’utilisation ?

Le taux d’utilisation examine le temps total pendant lequel un espace ou un bureau est occupé comparé au temps total pendant lequel il est disponible. Cette mesure vous aide à comprendre comment vos employés utilisent l’espace de bureau tout en offrant un aperçu des pics et des moyennes sur plusieurs jours, semaines ou mois.

Si les organisations peuvent suivre toutes ces données via les plateformes de conférence, beaucoup ne voient pas le tableau complet à cause de la spontanéité des employés. Par exemple, une équipe peut tenir une réunion impromptue sans la programmer dans votre système. Ou un employé réserve un bureau mais ne se présente jamais (ou choisit simplement de s’asseoir ailleurs).

Ces variations peuvent rendre difficile l’obtention d’une lecture précise de votre taux d’utilisation. Cependant, avec le bon système et les bonnes solutions en place, vous pouvez éliminer les lacunes de vos données afin de dresser un tableau clair et exact de l’utilisation de votre espace de travail.

Comment surveiller efficacement le taux d’utilisation ?

Expliquer l’utilisation des bureaux et des salles par vos employés uniquement à partir des données de réservation, c’est comme donner une critique de film basée sur la bande‑annonce — incomplète et, très probablement, inexacte. Pour réellement comprendre l’utilisation, il faut savoir ce que les gens font réellement à un moment donné. Pour ce faire, il faut mettre en œuvre les bonnes solutions.

Comment suivre efficacement l’utilisation des bureaux

La solution de réservation de postes de travail Logitech simplifie l’expérience de réservation. Alimentée par l’application Logi Tune, les utilisateurs peuvent consulter les plans des bureaux pour localiser un poste facilement et même filtrer selon le type de poste ou l’équipement dont ils ont besoin. Une fois au bureau, ils connectent simplement leur ordinateur portable à leur place désignée et ils sont prêts à travailler.

Avec Sync Insights, vous pouvez suivre l’utilisation des bureaux minute par minute. Dès qu’un employé connecte son ordinateur portable, le chronomètre démarre. S’il se déconnecte pour le déjeuner, une réunion ou simplement pour travailler dans un espace commun, le chronomètre s’arrête. Cela offre une image beaucoup plus claire de l’utilisation des bureaux tout en fournissant des informations sur la façon dont les personnes réservent (réservations vs. passages spontanés) et si elles se présentent réellement.

Comment suivre efficacement l’utilisation des salles

Vos employés passent une part importante de leur journée de travail en réunions, il est donc essentiel de pouvoir offrir les espaces de réunion adaptés à leurs besoins. Malheureusement, entre les occupants de salle, les fantômes de réunion et d’autres comportements imprévisibles des employés, il peut être difficile de suivre quand et comment les personnes utilisent réellement les espaces qui leur sont attribués.

Logitech a simplifié la capture de données dans les salles de réunion en permettant la détection de présence sur toutes les barres vidéo Rally (voir ci‑dessous) ainsi que Logitech Spot.

	Rally Bar Huddle	Rally Bar 2	Rally Board 65	Rally AI Camera	Rally AI Camera Pro
Taille/type de salle idéal	Huddle et petites salles	Salles moyennes et grandes	Salles de réunion moyennes et espaces ouverts	Salles grandes et très grandes	Grandes, très grandes et salles complexes

Cela vous permet de suivre l’utilisation des salles tout au long de la journée, qu’elles aient été réservées ou non. Cela vous permet également de suivre l’occupation des réunions*, afin de comprendre des détails plus granulaires tels que la taille typique des réunions pour des salles particulières.

*En dehors des réunions, toutes les caméras Rally et Logitech Spot peuvent détecter la présence, mais seul Rally Bar 2 peut compter les personnes.

De plus, avec Spot et les appareils Rally Board 65, vous pouvez capturer des données à la fois sur la santé de la salle (p. ex., particules en suspension, niveaux de CO2, température, humidité) et sur l’énergie de la salle (p. ex., températures intérieures et extérieures, rayonnement solaire, ventilation). Nous utilisons ensuite ces points de données pour générer des scores de santé et d’énergie de la salle afin de vous aider à optimiser les environnements intérieurs et l’efficacité énergétique.

Ces informations vous aident non seulement à créer des environnements plus confortables pour les employés, mais aussi à gérer votre espace de manière plus efficace.

Comment surveiller vos données et les mettre à profit

Capturer les bonnes données n’est qu’une partie du puzzle. L’étape suivante consiste à trouver un emplacement central pour stocker et analyser ces données afin de pouvoir réellement les exploiter. Découvrez Logitech Sync.

Logitech Sync fournit un référentiel unique de données pour tous les appareils Logitech intégrés, vous permettant de voir exactement comment chaque salle et chaque bureau sont utilisés. Ces données peuvent vous aider à surveiller de près les tendances d’utilisation et à obtenir les informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées sur l’optimisation des espaces de travail.

Par exemple, Sync Insights peut signaler des niveaux de CO2 constamment élevés dans une salle particulière. Pour vous aider à rétablir l’équilibre (et éliminer la somnolence qui en résulte), Sync peut recommander d’augmenter la ventilation de la salle. De même, Sync Insights peut identifier les pièces qui chauffent fréquemment et proposer des recommandations telles que baisser la température du thermostat afin de réduire votre consommation d’énergie.

Sync facilite également l’intégration de vos données d’utilisation avec d’autres sources de données via l’API Sync Cloud. En combinant les sources de données, vous pouvez générer des insights plus profonds sur l’efficacité du bureau et apporter les changements nécessaires pour assurer le bon fonctionnement de votre organisation.

Comment exploiter les données d’utilisation pour créer un espace de travail plus efficace ?

Le taux d’utilisation peut vous en dire long sur la façon dont vos employés utilisent votre espace de bureau. Mais ces informations ne sont utiles que si vous choisissez d’agir en conséquence. Alors, par où commencer ? Nous suggérons de vous concentrer sur les trois domaines suivants :

Affinez la conception de votre bureau

L'espace de bureau inutilisé est l'un des moyens les plus simples de jeter votre argent à la poubelle. Ainsi, la première et la plus évidente façon d'optimiser votre espace de travail consiste à l'adapter à vos besoins spécifiques. Si l'utilisation des bureaux est constamment faible dans certaines zones, envisagez de transformer cet espace en un espace de collaboration ouvert.

Il se peut que les espaces de réunion soient davantage utilisés par des individus pour des appels clients ou des réunions en tête‑à‑tête que pour de grandes réunions d’équipe. Cela peut indiquer la nécessité d’installer des postes téléphoniques dans certains espaces moins fréquentés.

Et si vous devez opérer un changement à grande échelle et réduire la taille de votre espace de bureau, l'utilisation peut vous aider à visualiser à quoi devrait ressembler votre espace idéal. Peut‑être avez‑vous besoin de moins de salles de réunion. Peut‑être avez‑vous besoin de salles de réunion de tailles différentes. Peut‑être avez‑vous simplement besoin de plus de flexibilité.

Dans tous les cas, les métriques d’utilisation peuvent fournir le plan dont vous avez besoin pour concevoir (ou redessiner) votre espace de bureau optimal.

Établissez les bonnes politiques

Le fait que les indicateurs vous indiquent que votre espace de bureau est inefficace ne signifie pas que vous devez modifier la conception. En fait, certaines des modifications les plus percutantes que vous pouvez apporter proviennent simplement des politiques que vous établissez.

Par exemple, les entreprises qui adoptent un modèle de travail hybride peuvent observer des pics d’utilisation des bureaux et des salles certains jours. En établissant une politique indiquant quand certaines équipes peuvent venir au bureau, vous pouvez étaler les présences afin d’obtenir une utilisation plus équilibrée.

Vous remarquerez peut‑être que certains jours sont fréquents pour les grandes réunions d’équipe. Pour éviter d’être à court de salles de réunion moyennes et grandes ces jours‑là, vous pouvez définir une politique qui garantit que les équipes atteignent un certain seuil de participants afin que les petites équipes ne soient pas exclues de l’espace dont elles ont réellement besoin. Le meilleur, c’est que vous pouvez surveiller via les capteurs si les équipes respectent cette politique en affichant les chiffres réels de présence.

Équipez votre espace avec le bon matériel

Si la conception des bureaux et les politiques peuvent aider à résoudre de nombreuses inefficacités, l’utilisation peut parfois simplement résulter du fait que les espaces disposent (ou non) des bons outils permettant aux employés d’accomplir efficacement leur travail.

Par exemple, vous remarquerez que de grandes équipes se réunissent fréquemment dans de petites salles de réunion alors que des salles plus grandes sont disponibles. Peut‑être une coïncidence, mais le scénario le plus probable est que ces équipes souhaitent utiliser le tableau blanc numérique que seule la petite salle propose.

Peut‑être avez‑vous un nombre défini de souris et claviers ergonomiques disponibles à certains postes qui sont toujours réservés. Plutôt que de laisser les employés se disputer la dernière souris, vous pouvez rendre ces souris plus accessibles à d’autres postes de travail.

Ce que signifie une utilisation optimale de l’espace de travail pour votre entreprise

Votre capacité à créer un espace de travail efficace a des répercussions considérables. Elle influence tout, de vos finances à l'expérience employé en passant par la productivité des salariés. Ainsi, plus vous surveillez l’utilisation de vos bureaux, plus vous pouvez diagnostiquer rapidement le problème et apporter les ajustements nécessaires.

Logitech a transformé cette tâche autrefois difficile en une opération à la fois simple et sans tracas. Parmi les nombreuses solutions de gestion d’espace Logitech, vous pouvez transformer ce qui était autrefois un point aveugle de données en une source de force pour votre organisation. Priorisez donc vos données dès aujourd’hui et faites de votre bureau le hub collaboratif qu’il doit être.

Bien que nous fassions de notre mieux pour rendre chaque solution intuitive et facile d’utilisation, nous savons que des questions surgiront. Rendez‑vous donc sur le Product Hub pour trouver les réponses aux questions les plus pressantes qui vous aideront à tirer le meilleur parti de vos solutions Logitech.