كيف يمكن لاستراتيجية مستندة إلى البيانات أن تساعدك على تعظيم كفاءة مساحة المكتب

تتغير مساحات العمل—وبسرعة. في هذه الأيام، لا يُعد المكتب مجرد مكان للعمل؛ إنه مكان يتواصل فيه الناس، يبدعون، ويزدهرون. هذا التحول أجبر المؤسسات على إلقاء نظرة أعمق على كيفية تصميم مساحات مكاتبهم، ليس فقط لتعظيم كفاءة البصمة المادية ولكن أيضًا لموظفيهم.

الحقيقة الصريحة هي أن معظم الشركات لا تفكر بنشاط في مساحات عملها بهذه الطريقة. لا يطرحون على أنفسهم أسئلة مثل: كيف يمكنني تعظيم استخدام كل مكتب وغرفة في مكتبي؟ ليس بعد، على الأقل.

وبالتالي، إما أن تكافح المؤسسات لتوفير مساحة للجميع في المكتب أو تفشل في جذب حضور ثابت هناك. أضف إلى ذلك التقلبات اليومية في الحضور وتجد المؤسسات نفسها غير قادرة على تقديم تجربة عمل ومكان عمل فعّالة.

فكيف يمكن للشركات فهم احتياجات مكاتبها وتحويلها إلى مراكز تعاون دقيقة الصنع؟ بسيط: اتبع البيانات.

معدل الاستخدام: المقياس الرئيسي لتحقيق الاستخدام الأمثل لمساحة العمل

قبل أن تبدأ في تحسين مساحة مكتبك، من المهم فهم المقاييس التي تحدد كفاءة مساحة العمل. مع هذه المعرفة، يمكنك إنشاء نظام لمراقبة وقياس واتخاذ إجراءات بناءً على تلك البيانات.

الآن، كل مكتب يختلف، لكن كل منظمة يجب أن يكون لها الهدف نفسه: استغلال مساحة المكتب بأفضل شكل. بينما قد ترى تخطيط مكتبك كالتوليفة المثالية بين مساحة المكاتب، وغرف الاجتماعات (بأحجام مختلفة)، ومناطق التعاون المفتوحة، فإن الطريقة الوحيدة لاختبار ذلك فعليًا هي مراقبة استخدام المساحة. تقوم بذلك بقياس معدل الاستفادة.

ما هو معدل الاستخدام؟

معدل الاستخدام يفحص إجمالي الوقت الذي تُشغل فيه مساحة أو مكتب مقارنةً بإجمالي الوقت المتاح للاستخدام. يساعد هذا القياس على فهم كيفية استخدام الموظفين لمساحة المكتب ويقدم رؤى حول الذروات والمتوسطات على مدار أيام أو أسابيع أو شهور.

بينما يمكن للمنظمات تتبع كل هذه البيانات عبر منصات مؤتمرات الاجتماعات، كثيرًا ما يفوتها الصورة الكاملة بسبب عفوية الموظفين. على سبيل المثال، قد يعقد فريق اجتماعًا عفويًا دون جدولته في نظامك. أو قد يحجز موظف مكتبًا ولا يحضر (أو يختار الجلوس في مكان آخر).

يمكن أن تجعل هذه الفروقات من الصعب الحصول على قراءة دقيقة لمعدل الاستخدام. ومع ذلك، باستخدام النظام والحلول المناسبة، يمكنك القضاء على الفجوات في بياناتك لتصوير صورة واضحة ودقيقة لاستخدام مساحة العمل الخاصة بك.

كيف يمكنك مراقبة معدل الاستخدام بفعالية؟

إن شرح استخدام الموظفين لمكاتبهم وغرفهم استنادًا إلى بيانات الحجز فقط يشبه إعطاء مراجعة فيلم بناءً على المقطع الدعائي—غير مكتمل، وعلى الأرجح غير دقيق. لفهم الاستفادة الفعلية، تحتاج إلى معرفة ما يفعله الأشخاص فعليًا خلال فترة معينة. لتحقيق ذلك، عليك تنفيذ الحلول المناسبة.

كيفية تتبع استخدام المكاتب بفعالية

يُسهِّل حل حجز المكاتب من Logitech تجربة حجز المكاتب. بفضل تطبيق Logi Tune، يمكن للناس استخدام خرائط المكتب لتحديد موقع مكتب بسهولة وحتى تصفية أنواع المكاتب أو المعدات التي قد يحتاجونها. بمجرد وجودهم في المكتب، يربطون حاسوبهم المحمول بالمقعد المخصص لهم ويبدؤون العمل فورًا.

مع Sync Insights، يمكنك تتبع استخدام المكاتب دقيقةً بدقيقة. بمجرد أن يتصل الموظف بحاسوبه المحمول، يبدأ العد. إذا انقطع لتناول الغداء أو اجتماع أو للعمل في منطقة مشتركة، يتوقف العد. هذا يرسم صورة أوضح كثيرًا لاستخدام المكاتب مع تقديم رؤى حول كيفية حجز الأشخاص (الحجوزات مقابل الحضور الفوري) وما إذا كانوا يحضرون فعليًا.

كيفية تتبع استخدام القاعات بفعالية

يقضي موظفوك جزءًا كبيرًا من يوم عملهم في الاجتماعات، لذا فإن قدرتك على توفير المساحات المناسبة لاحتياجاتهم أمر أساسي. للأسف، بين المتسللين إلى الغرف، والمتغيبين عن الاجتماعات، وسلوكيات الموظفين غير المتوقعة الأخرى، قد يكون من الصعب تتبع متى وكيف يستخدم الأشخاص مساحاتهم المخصصة.

مع الأجهزة التي تلتقط هذا النشاط، يمكنك ملء تلك الفجوات والبدء في فهم استخدام غرفك الفعلي. Logitech سهلت التقاط البيانات في غرف الاجتماعات من خلال تمكين كشف الوجود في جميع أشرطة Rally الفيديو (انظر أدناه) وكذلك Logitech Spot.

	Rally Bar Huddle	Rally Bar 2	Rally Board 65	Rally AI Camera	Rally AI Camera Pro
حجم/نوع الغرفة المثالي	غرف حوارية وصغيرة	غرف متوسطة وكبيرة	غرف اجتماعات متوسطة ومساحات مفتوحة	غرف كبيرة وكبيرة جدًا	غرف كبيرة، فائقة الكبيرة، ومعقدة

يتيح لك ذلك مراقبة استخدام الغرف طوال اليوم، سواء تم حجز الغرف أم لا. كما يتيح لك مراقبة إشغال الاجتماعات*، لتتمكن من فهم تفاصيل أكثر دقة مثل حجم الاجتماع النموذجي للغرف المحددة.

*خلال أوقات عدم الاجتماعات، جميع كاميرات Rally وLogitech Spot يمكنها اكتشاف الوجود، لكن فقط Rally Bar 2 يمكنه عد الأشخاص.

بالإضافة إلى ذلك، مع Spot وأجهزة Rally Board 65، يمكنك جمع بيانات حول صحة الغرفة (مثل الجسيمات، مستويات CO2، درجة الحرارة، الرطوبة) وطاقة الغرفة (مثل درجات الحرارة الداخلية والخارجية، الإشعاع الشمسي، التهوية). ثم نستخدم هذه النقاط لتوليد درجات صحة الغرفة وطاقة الغرفة لمساعدتك على تحسين بيئات الغرفة وكفاءة الطاقة.

هذه الرؤى لا تساعد فقط في خلق بيئات أكثر راحة للموظفين، بل تساعدك أيضًا على تشغيل مساحتك بكفاءة أكبر.

كيفية مراقبة بياناتك واستخدامها

التقاط البيانات الصحيحة هو مجرد جزء واحد من اللغز. الخطوة التالية هي العثور على موقع مركزي لتخزين وتحليل تلك البيانات حتى تتمكن فعليًا من الاستفادة منها. أدخل Logitech Sync.

يوفر Logitech Sync مستودعًا واحدًا للبيانات لجميع الأجهزة المتكاملة Logitech، مما يساعدك على رؤية كيفية استخدام كل غرفة ومكتب بدقة. يمكن لهذه البيانات أن تساعدك على مراقبة اتجاهات الاستخدام عن كثب وتقديم الرؤى التي تحتاجها لاتخاذ قرارات مستنيرة بشأن تحسين مساحة العمل.

على سبيل المثال، قد تُظهر رؤى Sync مستويات مرتفعة من CO2 في غرفة معينة. للمساعدة في موازنتها (والحد من النعاس الناتج)، قد توصي Sync بزيادة تهوية الغرفة. بالمثل، قد تحدد رؤى Sync غرفًا ترتفع فيها الحرارة بشكل متكرر وتقدّم توصيات مثل خفض درجة الحرارة على منظم الحرارة لتقليل استهلاك الطاقة.

يُسهل Sync أيضًا دمج بيانات الاستخدام مع مصادر بيانات أخرى عبر Sync Cloud API. من خلال دمج مصادر البيانات، يمكنك توليد رؤى أعمق حول كفاءة المكتب وإجراء التغييرات اللازمة للحفاظ على سير المنظمة بسلاسة.

كيف يمكنك الاستفادة من بيانات الاستخدام لإنشاء مساحة مكتب أكثر كفاءة؟

معدل الاستخدام يمكن أن يخبرك الكثير عن كيفية استخدام موظفيك لمساحة المكتب. لكن هذه المعلومات لا تكون ذات قيمة إلا إذا قررت اتخاذ إجراء بناءً عليها. إذن من أين تبدأ؟ نقترح التركيز على المجالات الثلاثة التالية:

ضبط تصميم مكتبك بدقة

المساحات المكتبية غير المستخدمة هي واحدة من أسهل الطرق لإهدار أموالك. لذا فإن الطريقة الأولى والأكثر وضوحًا لتحسين مساحة مكتبك هي التكيف مع احتياجاتك المحددة. إذا كان استخدام المكاتب منخفضًا باستمرار في مناطق معينة، فكر في تحويل تلك المساحة إلى مساحة تعاون مفتوحة.

ربما تُستخدم مساحات الاجتماعات من قبل أفراد لإجراء مكالمات عمل أو اجتماعات ثنائية أكثر من الاجتماعات الجماعية. قد يشير ذلك إلى الحاجة إلى تثبيت أكواخ هاتف في بعض المساحات الأقل استخدامًا.

وإذا احتجت إلى إجراء تغيير واسع النطاق وتقليص مساحة مكتبك، يمكن للاستخدام أن يساعدك على تصور الشكل المثالي لمساحتك. ربما تحتاج إلى عدد أقل من غرف الاجتماعات. ربما تحتاج إلى غرف اجتماعات بأحجام مختلفة. ربما تحتاج فقط إلى مزيد من المرونة.

على أي حال، يمكن لمقاييس الاستخدام أن توفر المخطط الذي تحتاجه لتصميم (أو إعادة تصميم) مساحة مكتبك المثالية.

وضع السياسات المناسبة

ليس بالضرورة أن يعني وجود مؤشرات تُظهر أن مساحة مكتبك غير فعّالة أنه يجب تعديل التصميم. في الواقع، يمكن أن تكون أكثر التغييرات تأثيرًا هي تلك التي تُطبق عبر السياسات التي تضعها.

على سبيل المثال، قد تشهد الشركات التي تعتمد نموذج عمل هجين ذروة في استخدام المكاتب والغرف في أيام معينة. من خلال وضع سياسة تحدد متى يمكن لبعض الفرق الحضور إلى المكتب، يمكنك توزيع الحضور لتحقيق توازن أفضل في الاستخدام.

ربما تلاحظ أن أيامًا معينة شائعة لاجتماعات الفرق الكبيرة. لتجنب نفاد الغرف المتوسطة والكبيرة في تلك الأيام، يمكنك وضع سياسة تضمن أن تصل الفرق إلى حد معين من عدد الحضور بحيث لا تحجز الفرق الصغيرة المساحات التي تحتاجها الفرق الكبيرة فعلاً. الجزء الأفضل هو أنه يمكنك مراقبة ما إذا كانت الفرق تلتزم بهذه السياسة عبر المستشعرات التي تُظهر لك أرقام الحضور الفعلية.

زود مساحتك بالمعدات المناسبة

بينما يمكن لتصميم المكتب والسياسات أن تحل العديد من مشكلات عدم الكفاءة، أحيانًا يكون الاستخدام نتيجة لوجود (أو عدم وجود) الأدوات المناسبة للموظفين لأداء عملهم بفعالية.

على سبيل المثال، قد تلاحظ أن الفرق الكبيرة تجتمع كثيرًا في غرف اجتماعات أصغر عندما تكون الغرف الأكبر متاحة بسهولة. ربما يكون ذلك مصادفة، لكن السيناريو الأكثر احتمالًا هو أن تلك الفرق تريد استخدام اللوحة البيضاء الرقمية التي لا تتوفر إلا في الغرفة الأصغر.

ربما لديك عدد محدد من فأرات ولوحات مفاتيح إرجونومية متاحة على مكاتب معينة تلاحظ أنها محجوزة دائمًا. بدلاً من مشاهدة الموظفين يتنافسون على آخر فأرة، يمكنك جعل تلك الفأرات متاحة بسهولة أكبر في محطات عمل إضافية.

ما يعنيه الاستخدام الأمثل لمساحة العمل لعملك

قدرتك على إنشاء مساحة عمل فعّالة لها تداعيات واسعة. فهي تؤثر على كل شيء من مالياتك إلى تجربة الموظف وإنتاجية الموظف. لذا كلما راقبت استخدام مكتبك عن كثب، كلما أسرعت في تشخيص المشكلة وإجراء التعديلات اللازمة.

Logitech حول هذه المهمة التي كانت صعبة مرة واحدة إلى مهمة بسيطة وخالية من المتاعب. بين العديد من حلول إدارة المساحات Logitech، يمكنك تحويل ما كان سابقًا نقطة عمياء في البيانات إلى مصدر قوة لمنظمتك. لذا أعطِ أولوية لبياناتك اليوم واجعل مكتبك المركز التعاوني الذي يُفترض أن يكونه.

بينما نبذل قصارى جهدنا لجعل كل حل بديهيًا وسهل الاستخدام، نعلم أن الأسئلة ستظهر. لذا توجه إلى مركز المنتج للعثور على إجابات لأسئلتك الأكثر إلحاحًا التي ستساعدك على الاستفادة القصوى من حلول Logitech الخاصة بك.