كيفية استضافة الاجتماع الميداني المثالي

تخطيط اجتماع خارجي؟ توقف.

إليك السبب. في الماضي، كان المكتب هو المكان الذي يجتمع فيه الموظفون للعمل يوميًا. بالمقابل، كان الاجتماع خارج الموقع يوفر فرصة للموظفين للابتعاد عن الروتين اليومي، وقضاء وقت مخصص للتخطيط الاستراتيجي، وتعزيز الروابط مع الزملاء خارج بيئة العمل المعتادة.

الظروف الآن مختلفة. اليوم، 53% من الموظفين يتوقعون الاستمرار في العمل بنظام هجين إلى ما لا نهاية، بينما 23% يتوقعون العمل عن بُعد بالكامل، وفقًا لـ Gallup. بالنسبة لهؤلاء الموظفين، الاجتماعات الشخصية نادرة، والمكان الذي يجتمع فيه الناس يوميًا هو الفيديو.

مع العلم بذلك، قد تفكر في عقد اجتماع فريقك التالي في ما قد يبدو أقل مكان منطقي للقاء خارجي: مكتبك.

في عصر العمل من أي مكان، المكتب هو الموقع الخارجي الجديد.

لم تكن اجتماعات الفرق الشخصية أكثر أهمية من الآن. كثير من العاملين نادراً ما رأوا بعضهم البعض منذ 2020 وبعضهم لم يلتقِ شخصيًا مطلقًا. استضافة اجتماع فريق، في الموقع أو خارجه، طريقة رائعة لإعادة جمع فريقك — جسديًا، عقليًا، وعاطفيًا.

لماذا تعقد اجتماعك في المكتب وليس في فندق فاخر؟ أولاً، يجمع الجميع تحت سقف واحد. قبل الجائحة والعمل المختلط، كان لدى الأفراد فرصة أكبر للتفاعل العضوي مع الزملاء خارج قسمهم. إرجاع الفرق إلى المكتب يمنحهم فرصة لقاء وجوه جديدة والتواصل مع أشخاص لا يتفاعلون معهم عادةً افتراضيًا.

استضافة اجتماعك في الموقع يمنح الموظفين الجدد فرصة استكشاف المقر ويتيح لك العناية بمهام الصيانة شخصيًا، ومعالجة المواضيع الحساسة، والعمل قليلًا، واللعب قليلًا، وبناء تماسك الفريق، وفقًا لوقتك وشروطك.

لكن كيف تنظم اجتماع فريق يحقق كل ذلك وأكثر؟ استخدم القائمة التالية من ما يجب وما لا يجب فعله لتخطيط الاجتماع الميداني المثالي في عصر العمل الهجين.

ما يجب فعله

افعل: حدد هدفًا تجاريًا واضحًا

يجب أن يصل الموظفون إلى موقعك وهم يعرفون بالضبط ما هو جدول الأعمال ولماذا.

يجب أن تكون أهداف اجتماع فريقك محددة وملموسة. عزّز أهدافك من خلال إبراز كل هدف في جلسات النقاش والعروض التقديمية.

مثال: إذا أردت التركيز على التعاون، تجنّب العروض الفردية. بدلاً من ذلك، اطلب من الفرق التجمع وتقديم الأفكار معًا. الموضوع أقل أهمية من ممارسة العمل الجماعي.

افعل: التركيز على ارتباط الموظفين

وفقًا لكيث فرراتزي، مؤلف الكتب الأكثر مبيعًا في نيويورك تايمز «Never Eat Alone» و«Who’s Got Your Back؟»، يجب حجز اللقاءات للأوقات التي يمكنك فيها التركيز على الاحتفال والتواصل، وكذلك على المواضيع الأعمق أو الأكثر تعقيدًا أو العاطفية التي لا تتناسب مع مكالمات الفيديو. يقول فرراتزي إن هذا هو الهدف الصحيح للاجتماعات الشخصية.

استخدم هذه الفرص للتركيز على المناقشات التي تهم الجميع بغض النظر عن الدور أو الخبرة أو الأقدمية. مواضيع مثل احترام الحدود، تحسين التواصل، أو تحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة. 

يجب أن تُلهم وتُثير اجتماعك الحماس. إذا لم تكن متأكدًا من المواضيع التي تهم فريقك أكثر، اسألهم.

افعل: خصّص وقتًا لأعمال الصيانة المهمة

قد يكون عدد من الموظفين الجدد لم يروا داخل مبنى شركتكم أبدًا، خاصة إذا تم توظيفهم خلال الجائحة. مع وجود الجميع في الموقع، لديكم الفرصة لإنجاز بعض الأنشطة الإدارية المهمة (والممتعة) مثل ما يلي:

• قدِّم صورًا شخصية احترافية. هذا النشاط طريقة رائعة لتوفير فائدة إضافية للموظفين الجدد والقدامى.

• قدّم الجولة الكبرى. جولة مناسبة تجعل الفرق الخارجية تشعر بأنها أقل تدخلاً. مكتبك هو "القاعدة الرئيسية"، ويجب أن يشعر الأفراد بالثقة عند التنقل في المقر الرئيسي.

• إجراء التعارف. قد لا يتواجد العاملون عن بُعد كثيرًا في نفس الغرفة مع التنفيذيين من المستوى C. إذا كان القادة ذوو الظهور العالي في الموقع، قدّمهم لفريقك.
  

• الاحتفال بالنجاح. من الصعب إعطاء تصفيق مناسب عن بُعد. اغتنم الفرصة لتكريم الجهد، وإعطاء التحيات، وتقديم الجوائز شخصيًا.

نصيحة: كل ما سبق يُعدّ نشاطًا افتتاحيًا جيدًا.

افعل: موازنة العمل واللعب

كل العمل دون لعب سيؤدي إلى اجتماع ممل وغير منتج.

امنح فريقك الوقت والمساحة للتواصل الحقيقي، بعيدًا عن حدود المكتب. نحن لا نتحدث عن أنشطة بناء الفريق أو "المرح الإلزامي" (وهو مجرد طريقة أخرى للقول بناء فريق). المرح الإلزامي لا يكون ممتعًا أبدًا.

ساعة سعيدة، غداء، أو حتى جلسة يوغا جماعية قد تكون كافية. قدّم للناس فرصًا للتواصل الاجتماعي.

الرؤى: العزلة في مكان العمل تُعرّق الإنتاجية، وواحد من كل ثلاثة موظفين عن بُعد يبلّغون عن مشاعر الانفصال. ساعد فرقك على التواصل من خلال إتاحة فرص "اللعب" لهم.

افعل: تشجيع المشاركة عن بُعد

في عصر Anywhere Economy، يجب أن تكون الاجتماعات في الموقع متاحة من أي مكان. 

نحن نفهم أنك تستضيف حدثًا في الموقع لجمع الجميع معًا، شخصيًا. للأسف، قد لا يكون ذلك ممكنًا للجميع. بافتراض أنك قد استثمرت بالفعل في أدوات التعاون بالفيديو، استخدمها لضمان حصول الجميع على مقعد متساوٍ على الطاولة. 

إليك كيفية تكوين مساحتك لاجتماع مختلط:

• استخدام شاشات متعددة
  استخدم شاشة واحدة لعرض الحضور الافتراضي باستمرار وشاشة ثانية للمحتوى المتعلق بالاجتماع مثل الرسوم البيانية، الفيديوهات، وعروض PowerPoint.

• رتّب المكاتب للفيديو
  رتّب المكاتب والكاميرات بحيث يُرى الجميع في الإطار. إذا كان على الحضور الافتراضي رؤية المتحدث والمشاركين معًا، استخدم كاميرا إضافية.

• توفير رؤى أوضح
  كاميرا أمامية للغرفة جيدة لجلسات النقاش، لكن شريط فيديو مثبت على عربة متنقلة يكون أفضل للمساحات المفتوحة. فكر في كيف سيظهر النشاط في الغرفة ويُسمع للمشاركين عن بُعد لضمان تجربة أكثر إنصافًا للجميع.

• التقاط الصوت
  ضع ميكروفونات إضافية بشكل استراتيجي حول الغرفة حتى يتمكن الحضور الافتراضي من متابعة المحادثات. سيساعد ذلك أيضًا في حجب الضوضاء البيئية والهمسات الخلفية.

• التحضير للمشكلات التقنية
  اعمل مع فريق تكنولوجيا المعلومات مسبقًا لتجنب المشكلات التقنية الشائعة مثل اتصال Wi‑Fi ونشر نظام الفيديو.

افعل: اطلب ملاحظات

اطلب ملاحظات صادقة بمجرد انتهاء اجتماعك في الموقع. أخبر فريقك أن ردودهم مجهولة ومهمة لتخطيط الاجتماعات المستقبلية. 

فكر في عقد مناقشة كجزء من نشاط الختام. هذه طريقة رائعة للإبداع كفريق، والعصف الذهني دون قيود، والحلم بأحلام كبيرة.

نصيحة - لا تفاجئ الحضور بجلسة ملاحظات. أخبرهم بأنه سيكون هناك وقت لمحادثة مفتوحة حول ما تم إنجازه جيدًا وما يمكن تحسينه. تأكد من إضافة النقاش إلى جدول الأعمال، حتى يحصل المفكرون الهادئون على وقت للتحضير.

ما لا يجب فعله

لا: تتخلى عن السلطة

حاول ألا تخرج عن دور "الرئيس" لتصبح "واحدًا مع الفريق". سيتطلع فريقك إليك للحصول على التوجيه أثناء الزيارة الميدانية كما يعتمدون على قيادتك في الأعمال.

استخدم موقعك كقائد لإدارة وتوجيه أنشطة الاجتماع، كن نموذجًا للمشاركة، وشجع التفاعل. 

لا تفعل: ادعُ الكون

إنشاء اجتماع غير منظم عبر دعوة الجميع قد يخفّف من جودة المحادثات المهمة، يسبب تشتيتًا، ويؤدي إلى شلل اتخاذ القرار. 

وفقًا لـ Neda Mansoorian، المؤسس المشارك والرئيس التنفيذي لشركة Leviti, Inc.، شركة تخطيط الفعاليات والبحوث، القليل هو الأكثر.

“أجرينا دراسات مكثفة حول قوة التجمعات الصغيرة المتكررة. ‘Microevents’، كما نسميها”، قالت ندى. “الأنشطة القصيرة، التي تستغرق من ساعة إلى ثلاث ساعات نهارًا، هي عندما يتعلم الناس شيئًا جديدًا وحقيقيًا عن بعضهم البعض. هذه الأنشطة هي التي تؤدي إلى اتصال نادرًا ومُعنى.”

كن حذرًا بشأن من يحتاج إلى التواجد في الغرفة، افتراضيًا أو شخصيًا. يجب أن يستفيد الحاضرون مباشرةً من أنشطة الاجتماع أو يساهموا فيها. 

بالنسبة للأفراد الذين قد يرون موادك في الموقع مجرد "معلومات مفيدة"، فكر في إزالتهم من قائمة الدعوة ومشاركة تسجيل فيديو معهم لاحقًا.

لا تفعل: تضمين أنشطة بناء الفريق التنافسية

ما هو الأسوأ من المتعة الإلزامية؟ المنافسة الإلزامية باسم المتعة. 

لا مكان لبناء فرق تنافسية في بيئة العمل المؤسسية. يمكنك خلق التماسك والاتصال دون وضع موظف ضد آخر.

أنشطة بناء الفريق التي تخلق روح التعاون:

• جهود إنسانية (بناء منزل)

• إعداد وجبة معًا والاستمتاع بها كمجموعة (قد يلزم القيام بذلك في مجموعات صغيرة) 

• أنشطة غرفة الهروب حيث يجب على الجميع العمل معًا لحل مشكلة أو فك لغز

أنشطة بناء فريق تنافسية يجب تجنّبها:

• سباق السيارات الصغيرة 

• لعبة الليزر

• بنتبول 

• ألعاب على نمط أولمبي (سحب الحبل / سباقات التتابع)

يجب أن يكون شعار فريقك في الموقع “الكل من أجل واحد” وليس “واحد ضد الجميع”.

لا تفعل: وضع الأشخاص تحت المجهر

يجب إطلاع المتحدثين والمقدّمين مسبقًا. وضع الأشخاص تحت الضغط قد يجعلهم يشعرون بالاستياء والإحراج مما قد يقلل المعنويات ويحد من المشاركة.

ستخدم بيئتك مجموعة من الأنماط الشخصية. ضع في اعتبارك أن الانطوائيين قد يحتاجون إلى وقت إضافي للتحضير قبل أن يشعروا بالثقة الكافية للتحدث أمام المجموعة أو تقديم الأفكار.

شجع المشاركة بالرد بإيجابية على من يشاركون بشكل طبيعي. من خلال توفير مساحة آمنة لفريقك حيث تُرحّب الآراء والأفكار، ستُعزّز بيئة يكون فيها الحضور الهادئون أكثر ميلاً للتعبير عن آرائهم.

نصيحة: إذا أردت أن يقدم أحدهم عرضًا في اللحظة الأخيرة، تحدث معه حول ذلك. إذا لم يكن مرتاحًا للتحدث دون تحضير، اقترح عليه إنشاء عرض فيديو يمكن توزيعه على الفريق.

تم التخطيط للزيارة المثالية في الموقع بهدف واضح

“البيئة المثالية في الموقع هي مزيج من البرامج المقسمة بين الإلهام، المرح الجماعي، والتعاون والتخطيط، بنسب متساوية تقريبًا.” – هايلي نيلسون، رئيسة التسويق العالمي لـ B2B، Logitech 

يمكن تنفيذ تخطيط موقع ناجح إذا قمت بالتخطيط بغرض واضح وتحديد أهداف مقصودة. 

كاسي لامير هي مؤسسة كاسي لامير إيفنتس، وكالة قامت بتنظيم اجتماعات فرق لشركات Fortune 500. وفقًا لكاسي، فإن التخطيط الجيد للموقع يُعد فرصة رائعة لتعزيز معايير العلامة التجارية والأفكار.

"من المحتمل أن ينشر فريقك تجربته على وسائل التواصل الاجتماعي، لذا اعتبر ذلك فرصة للوصول إلى العملاء الحاليين والمستقبليين وكذلك إلى المرشحين الجدد للتوظيف،" تقول. "بالإضافة إلى ذلك، فإن الفعالية المقصودة في الموقع هي وقت رائع لفريقك لبناء علاقات أكثر معنى، سواء كانوا يشاركون في الواقع أو افتراضيًا."

هذه فرصتك لجمع الجميع معًا — والعودة إلى المكتب. سواء أعدت تخطيط مساحتك أم لا، فهي فرصتك للترحيب بفريقك في المنزل. إنه وقت للتواصل مع الموظفين الجدد، والاحتفال بالعمل الرائع، وتوجيه فريقك إلى الأمام.