Comment organiser la réunion sur site ultime

Vous prévoyez une réunion hors site ? Arrêtez.

Voici pourquoi. Par le passé, le bureau était le lieu où les employés se réunissaient quotidiennement pour travailler. En revanche, une réunion hors site offrait l’opportunité aux employés de s’éloigner de la routine quotidienne, de consacrer du temps à la planification stratégique et de créer des liens avec leurs collègues en dehors du cadre habituel de travail.

Les circonstances ont changé. Aujourd'hui, 53 % des employés s'attendent à poursuivre le travail en mode hybride indéfiniment, tandis que 23 % prévoient de travailler entièrement à distance, selon Gallup. Pour ces employés, les réunions en présentiel sont rares, et le lieu où les gens se rassemblent quotidiennement est la vidéo.

En sachant cela, vous pourriez envisager de tenir votre prochaine réunion d’équipe à l’endroit qui semble le moins logique pour une sortie : votre bureau.

À l’ère du travail à distance, le bureau devient le nouveau site hors‑site.

Les réunions d’équipe en présentiel n’ont jamais été aussi importantes. De nombreux salariés ne se sont que rarement vus depuis 2020 et certains ne se sont jamais rencontrés en personne. Organiser une réunion d’équipe, sur site ou à distance, est un excellent moyen de réunir votre équipe physiquement, mentalement et émotionnellement.

Pourquoi organiser votre réunion au bureau plutôt que dans un hôtel chic ? Tout d’abord, cela rassemble tout le monde sous le même toit. Avant la pandémie et le travail hybride, les individus avaient davantage de chances d’interagir naturellement avec des collègues d’autres services. Faire revenir les équipes au bureau leur donne l’opportunité de rencontrer de nouveaux visages et de créer des liens avec des personnes avec qui ils n’interagissent habituellement pas virtuellement. 

Organiser votre réunion sur site donne aux nouveaux employés l’occasion d’explorer le siège et vous permet de gérer les tâches administratives en personne, d’aborder des sujets sensibles, de travailler un peu, de jouer un peu et de renforcer la cohésion d’équipe, à votre rythme et selon vos conditions.

Mais comment organiser efficacement une réunion d'équipe qui réalise tout cela et plus encore ? Utilisez les bonnes pratiques et les pièges à éviter pour planifier la réunion sur site ultime à l'ère du travail hybride.

LES À FAIRE

Faire : Avoir un objectif commercial clair

Les employés doivent arriver sur votre site en sachant exactement ce qui est à l’ordre du jour et pourquoi.

Les objectifs de votre réunion d’équipe doivent être spécifiques et tangibles. Renforcez vos objectifs en les mettant en avant lors de vos sessions de travail en groupe, discussions et présentations.

EXEMPLE : Si vous souhaitez travailler sur la collaboration, évitez les présentations individuelles. Au lieu de cela, demandez aux équipes de se réunir et de présenter les idées collectivement. Le sujet est moins important que l’exercice de travailler ensemble.

À faire : favoriser la connexion des employés

Selon Keith Ferrazzi, auteur des best‑sellers du New York Times Never Eat Alone et Who’s Got Your Back ?, les rencontres doivent être réservées aux moments où l’on peut se concentrer sur la célébration et le renforcement des liens, ainsi que sur des sujets plus profonds, complexes ou émotionnels qui ne se prêtent pas aux appels vidéo. Ferrazzi affirme que c’est le bon objectif des réunions en présentiel.

Profitez de ces opportunités pour vous concentrer sur les discussions qui comptent pour tous, quel que soit le rôle, l’expérience ou l’ancienneté. Des sujets comme le respect des limites, l’amélioration de la communication ou la recherche d’un meilleur équilibre travail/vie personnelle.

Votre réunion doit susciter l’enthousiasme et l’inspiration. Si vous ne savez pas quels sujets comptent le plus pour votre équipe, demandez‑leur.

Faire : Prendre du temps pour l’entretien important

Plusieurs de vos nouveaux employés n’ont peut‑être jamais vu l’intérieur de vos locaux, surtout s’ils ont été recrutés pendant la pandémie. Avec tout le monde présent sur site, vous avez l’opportunité de cocher certaines activités importantes (et ludiques) d’entretien, comme suit :

• Proposez des portraits professionnels. Cette activité est un excellent moyen d’offrir un avantage supplémentaire aux nouveaux et aux employés expérimentés.

• Faire le grand tour. Un vrai tour permet aux équipes hors site de se sentir moins comme des intrus. Votre bureau est la « base », et les individus doivent se sentir confiants lorsqu’ils se déplacent dans les locaux.

• Faites les présentations. Les travailleurs à distance se trouvent rarement dans la même salle que les cadres dirigeants. Si des leaders très visibles sont sur site, présentez‑les à votre équipe. 
  

• Célébrez le succès. Un véritable tapotement dans le dos est difficile à donner à distance. Profitez de l’occasion pour honorer le travail acharné, faire des félicitations et remettre des récompenses, en personne.

ASTUCE : tout ce qui précède fonctionne bien comme activité d’ouverture.

Faire : Équilibrer travail et loisir

Tout travail et aucune détente rendra la réunion ennuyeuse et contre‑productive. 

Offrez à votre équipe du temps et de l'espace pour une véritable convivialité, loin des contraintes du bureau. Nous ne parlons pas d'activités de team‑building ou de « fun obligatoire » (qui n'est qu'une autre façon de dire team‑building). Le fun obligatoire n'est jamais amusant.

Une happy‑hour, le déjeuner ou même une séance de yoga en groupe devraient faire l’affaire. Offrez aux personnes des opportunités de socialiser.

INSIGHT : L’isolement au travail freine la productivité, et un employé sur trois en télétravail signale un sentiment de déconnexion. Aidez vos équipes à se connecter en leur offrant des opportunités de « jeu ».

À faire : encourager la participation à distance

À l’ère de léconomie partout, les réunions sur site doivent être accessibles depuis n’importe où. 

Nous comprenons que vous organisez un événement sur site pour rassembler tout le monde en personne. Malheureusement, cela n’est pas toujours possible pour tous. En supposant que vous ayez déjà investi dans des outils de collaboration vidéo, utilisez‑les pour garantir à chacun une place égale à la table.

Voici comment configurer votre espace pour une réunion hybride :

• Avoir plusieurs écrans
  Use one screen to constantly show your virtual attendees and a secondary screen for meeting‑related content such as graphs, videos, and powerpoint presentations.

• Disposez les bureaux pour la vidéo
  Disposez les bureaux et les caméras de façon à ce que chacun soit visible dans le cadre. Si les participants virtuels doivent voir à la fois l’orateur et les participants simultanément, utilisez une caméra supplémentaire.

• Fournir des vues plus claires
    Une caméra frontale de salle est idéale pour les sessions de groupe, mais une barre vidéo montée sur un chariot mobile convient mieux aux grands espaces. Pensez à la façon dont l’activité dans la salle sera perçue en image et en son par les participants à distance afin de garantir une expérience plus équitable pour tous.

• Capture audio
  Placez des microphones supplémentaires stratégiquement autour de la salle afin que les participants virtuels puissent suivre les conversations. Cela contribuera également à bloquer le bruit ambiant et les bavardages de fond.

• Préparez-vous aux difficultés techniques
  Travaillez avec votre équipe informatique à l’avance pour éviter les problèmes courants tels que la connectivité Wi‑Fi et le déploiement du système vidéo.

Faire : Demander des retours

Demandez un retour honnête dès la fin de votre session sur site. Informez votre équipe que leurs réponses sont anonymes et essentielles à la planification des futures réunions. 

Envisagez d’organiser une discussion dans le cadre de votre activité de clôture. C’est une excellente façon de faire preuve de créativité en équipe, de brainstormer sans restriction et de rêver grand.

ASTUCE – Ne surprenez pas les participants avec une séance de feedback. Informez‑les qu’il y aura du temps pour une conversation ouverte sur les points positifs et les axes d’amélioration. Veillez à ajouter la discussion à l’ordre du jour, afin que les penseurs discrets aient le temps de se préparer.

LES À NE PAS FAIRE

Ne pas : Renoncer à l’autorité

Essayez de ne pas sortir de votre rôle de « chef » pour devenir « un avec l’équipe ». Votre équipe se tournera vers vous pour obtenir des conseils pendant la réunion sur site tout comme elle compte sur votre leadership en entreprise.

Utilisez votre position de leader pour gérer et guider les activités de réunion, modéliser la participation et favoriser l’engagement. 

Ne pas : Inviter l’univers

Créer une réunion lourde en étendant l’invitation à tout le monde peut diluer les conversations pertinentes, provoquer des distractions et entraîner une paralysie décisionnelle. 

Selon Neda Mansoorian, co‑fondatrice et PDG de Leviti, Inc., une société de planification d’événements et de recherche, moins c’est plus. 

« Nous avons mené des études approfondies sur le pouvoir des rassemblements fréquents et plus petits. Les « Micro‑événements », comme nous les appelons, », a déclaré Neda. « Des sorties de taille réduite, d’une à trois heures pendant la journée, sont le moment où les gens apprennent quelque chose de nouveau et réel les uns sur les autres. Ce sont ces sorties qui mènent à des connexions rares et significatives.
 

Soyez critique quant aux personnes qui doivent être présentes, virtuellement ou en personne. Les participants doivent bénéficier directement des activités de la réunion sur site ou y contribuer. 

Pour les personnes qui ne verraient votre matériel sur site que comme « nice to know », envisagez de les retirer de la liste d’invités et de partager un enregistrement vidéo avec elles ultérieurement.

Ne pas : Inclure la construction d’équipe concurrentielle

Qu’est‑ce qui est pire que le divertissement obligatoire ? La compétition obligatoire au nom du divertissement. 

Le team‑building compétitif n’a pas sa place dans l’entreprise. Vous pouvez créer cohésion et connexion sans opposer un employé à un autre.

Activités de team‑building qui créent la cohésion :

• Actions humanitaires (construction d’une maison)

• Cuisiner un repas ensemble, puis le déguster en groupe (peut nécessiter de petites équipes) 

• Activités d’escape‑room où chacun doit travailler ensemble pour résoudre un problème ou un casse‑tête

Activités de team‑building compétitives à éviter :

• Course de kart

• Jeu de laser

• Paintball

• Jeux de style olympique (tir à la corde / courses de relais)

Votre mantra pour votre équipe sur site doit être « tout pour un » et non « un contre tous ».

À ne pas faire : mettre les participants sous les projecteurs

Les intervenants et présentateurs doivent être informés à l’avance. Mettre les gens sur le spot peut les rendre ressentis de ressentiment et d’embarras, ce qui pourrait diminuer le moral et freiner la participation.

Votre onsite devra répondre à plusieurs types de personnalité. Gardez à l’esprit que les introvertis peuvent avoir besoin de temps supplémentaire pour se préparer avant de se sentir suffisamment confiants pour s’adresser au groupe ou présenter des idées.

Encouragez l'engagement en répondant favorablement à ceux qui participent naturellement. En offrant à votre équipe un espace sûr où les opinions et les idées sont les bienvenues, vous favoriserez un environnement où les participants discrets seront plus enclins à s'exprimer.

CONSEIL : Si vous souhaitez qu’une personne présente à la dernière minute, discutez‑en avec elle. Si elle n’est pas à l’aise pour parler improvisé, suggérez‑lui de créer une présentation vidéo qui pourra être distribuée à l’équipe.

L’on‑site optimal est planifié avec intention

« An optimal onsite est un mélange de programmation partagé entre inspiration, amusement d'équipe et collaboration ainsi que planification, à parts à peu près égales. » – Hayley Nelson, responsable mondial du marketing B2B, Logitech

Planifier un site réussi est possible si vous le faites avec intention et fixez des objectifs clairs.

Cassie LaMere est la fondatrice de Cassie LaMere Events, une agence qui a organisé des réunions d'équipe pour des entreprises du Fortune 500. Selon Cassie, un site sur site bien planifié constitue une excellente occasion de renforcer les standards de marque et les idées.

« Votre équipe publiera probablement son expérience sur les réseaux sociaux, alors considérez cela comme une opportunité d’atteindre les clients actuels et futurs ainsi que des candidats potentiels, » dit‑elle. « De plus, un événement sur site intentionnel est un moment idéal pour que votre équipe crée des liens plus significatifs, qu’ils se joignent en présentiel ou virtuellement. »

C’est votre occasion de rassembler tout le monde — et de les ramener au bureau. Que vous ayez réinventé votre espace ou non, c’est le moment d’accueillir votre équipe chez elle. C’est le moment de vous connecter avec les nouveaux employés, de célébrer le bon travail et de guider votre équipe vers l’avenir.