Optimiser la collaboration : libérer la puissance de l'interopérabilité dans Zoom Rooms

Voici un scénario de plus en plus fréquent dans les bureaux d’aujourd’hui. Les employés reçoivent une invitation à une réunion d’une agence ou d’un partenaire commercial, puis se rendent dans une salle de conférence pour y assister. L’invitation est configurée pour Microsoft Teams, mais la salle de réunion est une Zoom Room. Quelle est la meilleure façon de gérer cela ?

Le besoin d’interopérabilité entre les plateformes vidéo ne fera que croître avec le temps. Les équipes d’aujourd’hui sont réparties sur plusieurs zones géographiques, fuseaux horaires et frontières organisationnelles. Et lorsque différentes personnes se réunissent en réunions virtuelles, il est probable qu’elles aient besoin d’utiliser une variété d’outils de visioconférence.

Parallèlement, les entreprises standardisent de plus en plus sur une plateforme unique, comme Zoom. La standardisation offre ces avantages :

• Simplicité – le service informatique n’a besoin de gérer qu’une seule plateforme de réunion

• Cohérence pour les employés, leur facilitant et accélérant la planification, le démarrage et la gestion des réunions

• Économies – les entreprises peuvent négocier de meilleurs tarifs sur les licences pour l’entreprise

• Intégration avec d’autres applications d’entreprise telles que les calendriers, les outils de gestion de projet, etc.

• Intégration avec le matériel de salle de réunion, tel que les panneaux de réservation, les contrôleurs de réunion et autres appareils

• Sécurité — Le service informatique peut travailler avec le fournisseur pour garantir que la sécurité de la plateforme respecte les restrictions et protocoles de l’entreprise

Alors, comment obtenir le meilleur des deux mondes ? Dans cet article, nous expliquerons comment les administrateurs informatiques peuvent réduire les coûts et la complexité en standardisant la plateforme Zoom, tout en utilisant diverses options et outils pour offrir à leurs employés la flexibilité d’utiliser d’autres solutions vidéo lorsque nécessaire.

Commencer par le logiciel : interopérabilité Zoom

Zoom propose une interopérabilité logicielle pour les réunions Google Meet, Microsoft Teams et Webex directement depuis l’interface Tap, sans matériel supplémentaire requis.

Dans une Zoom Room équipée d’un contrôleur Tap ou Tap IP mis à jour vers CollabOS 1.8 ou version ultérieure où une réunion est planifiée, le calendrier de la réunion affiché sur l’écran du Tap inclura également un lien de connexion en un clic vers la plateforme tierce. 

Si la réunion n'est pas planifiée, il suffit d'appuyer sur l'un des trois nouveaux boutons (Microsoft Teams, Google Meet et Webex) qui apparaissent désormais sur l'interface Tap. Saisissez ensuite l'ID de la réunion. C’est tout.

Zoom Interop est l'option la plus simple de notre liste. En plus de passer à CollabOS 1.8 ou supérieur, aucune installation matérielle supplémentaire, aucun ordinateur portable ou connexion supplémentaire, et aucune formation utilisateur supplémentaire n'est requise, car les options d'interop sont accessibles directement depuis l'écran d'accueil.

Ajoutez le matériel : mode BYOD et Logitech Swytch

Mode BYOD de base

Les salles doivent être flexibles. Que se passe-t‑il lorsqu’un utilisateur doit rejoindre une réunion qui n’est pas disponible via l’interopérabilité logicielle de Zoom ? 

Peut‑être la façon la plus basique de permettre cette flexibilité accrue est de laisser les employés utiliser leur propre ordinateur portable pour contrôler la réunion ; cela s’appelle le « bring your own device ». En mode BYOD, l’ordinateur portable se connecte directement à la caméra de la salle de conférence et à l’écran de télévision, utilisant essentiellement la caméra de la salle comme une webcam externe.

Après qu’un utilisateur a connecté son ordinateur portable, Zoom propose une interface BYOD sur le contrôleur Tap, offrant automatiquement les contrôles de réunion. Cette fonctionnalité permet à Zoom Device Manager (ZDM) de savoir que la salle reste en ligne et fonctionnelle pendant son utilisation en mode BYOD.

L’avantage du BYOD est qu’il permet aux employés d’utiliser un système qu’ils connaissent (leur propre ordinateur) tout en utilisant n’importe quelle plateforme vidéo.

Le mode BYOD peut présenter des défis aux utilisateurs

Le mode BYOD n’est pas parfait. Tout d’abord, les employés doivent savoir comment connecter leur ordinateur portable à la caméra et à l’affichage de la salle. Ils doivent également savoir comment configurer les extensions d’affichage ou le mode miroir sur leur ordinateur portable. Enfin, ils doivent disposer à la fois de ports USB et HDMI sur leur ordinateur. Comme les ordinateurs portables récents n’ont généralement plus d’entrées HDMI, la salle doit être équipée de dongles HDMI ; selon la marque et la composition de votre parc d’ordinateurs personnels, plusieurs dongles peuvent être nécessaires.

Ce dernier point concernant les dongles n'est pas anodin. D'une part, des câbles et dongles supplémentaires créent une configuration désordonnée. Pire encore, les dongles sont connus pour disparaître d'une pièce, ce qui peut entraîner des appels au service d'assistance et des retards dans le démarrage d'une réunion.

Heureusement, Logitech propose une solution propre à ces problèmes.

Logitech Swytch - Un BYOD encore meilleur

Logitech Swytch utilise une connexion USB unique depuis l’ordinateur portable pour basculer le contrôle de l’affichage et de la caméra vers votre ordinateur portable lorsqu’il est branché, puis revenir à la salle lorsqu’il est retiré. C’est une solution pratique qui simplifie le BYOD et élimine les problèmes susmentionnés liés au mode BYOD.

Les employés entrent dans une salle et branchent simplement Swytch à n’importe quel ordinateur portable disposant d’un port USB 3.0 ou supérieur, Type A ou Type C. Aucun dongle, répartiteur ou câble HDMI n’est requis. L’ordinateur portable gère la réunion, utilise le moniteur de la salle pour afficher la vidéo et traite le flux vidéo de la caméra de la salle.

Une petite note : Swytch utilise la technologie DisplayLink driver pour connecter les ordinateurs portables au système vidéo et au moniteur de la salle. Les administrateurs informatiques qui déploient Swytch devront simplement s'assurer que ce pilote est installé sur les ordinateurs de l'entreprise.

Résumé : l’interopérabilité est bénéfique pour les employés, excellente pour le service informatique

Pour les équipes informatiques souhaitant offrir une interopérabilité de base tout en se standardisant sur la plateforme Zoom, commencez par le logiciel. Mais afin de permettre une flexibilité illimitée avec une solution simple à câble unique, nous suggérons d’ajouter un Logitech Swytch.

Plus d'options pour les employés afin de rejoindre des réunions sur d'autres plateformes signifie qu'ils auront moins de limites pour collaborer au sein d'équipes distribuées. Plus d'options peuvent également réduire le nombre d'appels au service informatique de la part d'employés qui ne savent pas comment rejoindre des réunions sur d'autres plateformes vidéo.

Combinez dès aujourd’hui la puissance de l’interopérabilité logicielle et la polyvalence de Logitech Swytch. Pour plus d’informations sur l’interopérabilité Zoom sur CollabOS, consultez nos notes de version page. Pour plus d’informations sur Logitech Swytch, consultez notre page produit.