Concevoir nos bureaux pour le travail hybride : ce que nous avons appris

Une vision pour le bureau hybride

Au début de 2022, Logitech a saisi l'opportunité de repenser notre empreinte immobilière pour l'optimiser en fonction de notre nouvelle main‑d'œuvre hybride.

Notre vision était de créer un environnement de classe mondiale pour les employés et les clients, un lieu qui rassemblerait les personnes et leur permettrait de découvrir nos solutions et notre identité de marque de manière optimale.

Nous nous sommes demandé si les employés reviendraient au bureau ? Qu’est‑ce qui les attirerait ? Et plus précisément, comment exploiter la technologie et les analyses basées sur les données pour créer une excellente expérience employé ?

« Comment rendre le trajet de nos employés rentable ? Nous commençons par une refonte complète de la façon dont nous percevons et programmons l’espace. Nous adoptons une approche centrée sur l’humain, nous demandant comment l’espace physique peut soutenir la culture, l’innovation, la productivité, le confort et le plaisir. »– David Houseman, responsable de l’expérience au travail, Logitech

Pour notre nouveau bureau à San Jose, Californie, nous nous sommes concentrés sur trois objectifs majeurs :

1. Priorisez l’expérience des employés pour faire du bureau un lieu de travail inspirant et désirable. Assurez-vous que les employés puissent être aussi efficaces et productifs que possible.

2. Inspirez le travail d’équipe, permettant aux employés de collaborer sans friction, notamment avec ceux situés dans des bureaux du monde entier.

3. Adoptez la flexibilité, nous permettant de nous adapter aux changements de taille de la main‑d’œuvre et aux besoins en salles de réunion au fur et à mesure qu’ils apparaissent. Nous voulions également la flexibilité d’accueillir des événements sur site.

Nous avons tiré parti des enseignements et des données provenant des récents redesigns de nos bureaux à Lausanne, en Suisse, et à Cork, en Irlande pour éclairer l’approche de San Jose. Nous avons analysé les données et les insights issus de l’utilisation réelle des bureaux dans ces sites et étudié le comportement des employés afin d’orienter nos décisions.

L’un des nombreux espaces de travail flexibles et des aménagements de sièges collaboratifs au bureau de San Jose.

Planification d’espace guidée par les données

Nous avons pu visualiser les données et analyser les tendances d’utilisation des salles et des appareils grâce à Logitech Sync, notre logiciel de gestion à distance des appareils et des espaces.

Sync exploite la fonction AI Viewfinder de notre caméra Rally Bar 2 pour détecter les participants à la réunion, permettant le « comptage des personnes », même lorsque le système de salle n’est pas actif pour une réunion vidéo. Il propose des rapports sur l’utilisation des salles de réunion, incluant le nombre de personnes qui les utilisent et les salles les plus fréquentées, le tout affiché dans le tableau de bord Sync.

 Exemple de données de salle de réunion dans Sync.

Nous avions supposé que les petites salles ou espaces de regroupement seraient principalement utilisés pour des réunions en tête‑à‑tête, mais nous avons constaté qu’ils étaient régulièrement employés pour des réunions vidéo. En fait, chaque salle de réunion était utilisée presque exclusivement pour des appels vidéo.

“Notre bureau de Cork a été un véritable projet pilote pour ce que nous allions faire à San Jose. Combien de pods vidéo nous faudrait‑il ? Combien de salles de taille moyenne ? Combien de grands espaces collaboratifs ? Nous nous sommes donc fortement appuyés sur les insights. Nous avons commencé à examiner de nouvelles métriques.”– Michael Barry, Head of VC/B2B Acceleration, Logitech

Nous avons également constaté que nous n’avions pas le bon ratio de petites et de grandes salles. Nous pensions que les grandes salles seraient utilisées pour des réunions avec de nombreuses personnes, et que la salle de conférence typique pour 10‑12 personnes serait la plus populaire. Dans un environnement de travail hybride, il s’avère que les petits espaces sont très demandés. Nous n’en avions pas assez. En conséquence, nos grandes salles étaient souvent occupées par une ou deux personnes parce que toutes les petites salles étaient réservées.

Cabines téléphoniques insonorisées dans le bureau SVC Logitech.

Voici ce que nous avons réellement fait

En fin de compte, nous avons décidé d’ajouter beaucoup plus de salles de réunion informelles et de « pods vidéo » et de les équiper de caméras Rally Bar Huddle, spécialement conçues pour ces petits espaces. 

Mais surtout, nous avons intégré la flexibilité, rendant les salles faciles à modifier afin de pouvoir changer nos configurations de salle de réunion à mesure que nous découvrions de nouvelles informations. Pour ce faire, il était crucial d’aligner les services de lieu de travail et l’informatique dès le début du processus.

Ces deux équipes ont travaillé ensemble pour garantir que les salles et les espaces soient aussi flexibles que possible. Cela a nécessité une planification avancée pendant la phase de construction concernant le câblage des salles, par exemple. Nous avons opté pour des pods de réunion modulaires plutôt que des constructions à paroi solide chaque fois que possible, permettant de les repositionner selon les besoins. Désormais, même des changements importants au bureau peuvent prendre quelques jours, plutôt que des semaines ou des mois.

« En écoutant les équipes et en tirant les véritables informations de nos appareils, nous avons pu réellement concevoir la façon dont nous définissons nos salles et la technologie que nous devons y intégrer. » – Michael Barry, responsable de l’accélération VC/B2B, Logitech

Nous prenons également des décisions basées sur les données d\'utilisation plutôt que sur les données de réservation, comme quelles salles ont réellement été utilisées, et combien de personnes étaient réellement dans la salle. Nous avons capturé les données dans Sync en utilisant Logitech Tap Scheduler 2 et le Viewfinder IA dans les caméras Rally Bar 2.

Salle de réunion équipée de ⪤Rally Bar Huddle, Scribe, ⪤Tap IP 2 et ⪤Tap Scheduler 2 pour un enregistrement facile. Si personne ne s’enregistre, la salle est libérée et devient disponible pour d’autres.

En plus d'optimiser les salles de réunion, nous sommes devenus les premiers utilisateurs de notre propre service logiciel de réservation de bureau Logitech.

Un exemple de données de réservation de bureau dans Sync.

L'inclusion de fonctionnalités de réseau social dans le logiciel de réservation de bureaux facilite la notification des collègues concernant leurs plans de présence au bureau, afin qu'ils puissent s'asseoir ensemble. Il n'est pas surprenant que les gens soient plus enclins à venir au bureau lorsque leurs collègues seront également présents.

Notre logiciel de réservation de bureaux permet aux employés de choisir un poste en fonction de l’emplacement ou de la proximité avec leurs collègues et de s’enregistrer sans effort à leur arrivée au bureau. Cela nous fournit les données d’utilisation réelles, que nous capturons dans Sync. Et, comme pour les données des salles de réunion, nous exploitons les données (enregistrements réels plutôt que réservations) pour identifier les tendances qui orientent notre future stratégie d’espace de travail.

En perspective

Notre approche fonctionne‑t‑elle ? Eh bien, il est trop tôt pour le dire. 

Nous continuons d’être notre propre « laboratoire vivant », apprenant au fur et à mesure et nous adaptant à un paysage de travail en évolution.

Nous déployons rapidement de nouvelles technologies de bureau et de visioconférence, avec un minimum de temps et d'effort. Nous modifions les salles de réunion selon les besoins, et nous transformons des rangées de bureaux en espaces de réunion et inversement à mesure que nous apprenons comment les employés utilisent l'espace. Et nous utilisons les insights de Sync pour guider nos décisions.

Voici nos huit principaux enseignements pour concevoir le bureau hybride et optimiser l’expérience des employés :

1. Adoptez un état d’esprit agile, en expérimentant, testant et apprenant au fur et à mesure

2. Exploitez la technologie pour des insights guidés par les données

3. Supposez que la plupart des espaces seront utilisés pour des appels vidéo et planifiez en conséquence

4. Alignez les services de travail et l’informatique dès le début du processus

5. Intégrez de la flexibilité lorsque cela est possible, en rendant les salles faciles à modifier afin que, lorsque vous découvrez de nouvelles informations, vous puissiez changer les configurations des salles de réunion.

6. Fondez les décisions sur les données d’utilisation plutôt que sur les données de réservation

7. Supprimez les frictions et permettez aux employés de passer facilement du domicile au bureau grâce à un logiciel de réservation de postes

8. Embrassez l’aventure !

Si vous vous retrouvez à naviguer dans les complexités du design hybride, nous serions ravis d’échanger. N’hésitez pas à nous contacter et à envisager une visite du bureau de Logitech à San Jose. Notre parcours est en cours, et nous aimerions partager nos idées.

En savoir plus sur les insights Sync dans cet article.