تصميم مكاتبنا للعمل الهجين: ما تعلمناه

رؤية للمكتب الهجين

في أوائل 2022، استغلت Logitech الفرصة لإعادة التفكير في بصمتنا العقارية لتحسين القوى العاملة المختلطة حديثًا.

كانت رؤيتنا إنشاء بيئة عالمية المستوى للموظفين والعملاء، مكان يجذب الناس معًا ويسمح لهم بتجربة حلولنا وقيم علامتنا التجارية بطريقة مثالية.

تساءلنا، هل سيعود الموظفون إلى المكتب؟ ما الذي سيجذبهم للعودة؟ وبشكل محدد، كيف يمكننا الاستفادة من التكنولوجيا والرؤى المستندة إلى البيانات لإنشاء تجربة موظف رائعة؟

“كيف نجعل تنقل موظفينا يستحق العناء؟ نبدأ بإعادة هيكلة كاملة لكيفية رؤيتنا للفضاء وبرمجته. نتبع نهجًا يركز على الإنسان في التصميم، نسأل أنفسنا كيف يمكن للمساحة الفيزيائية دعم الثقافة والابتكار والإنتاجية والراحة والمرح.”– ديفيد هاوسمان، رئيس تجربة مكان العمل، Logitech

بالنسبة لمكتبنا الجديد في سان خوسيه، كاليفورنيا، ركزنا على ثلاثة أهداف شاملة:

1. إعطاء أولوية لتجربة الموظف لجعل المكتب مكانًا ملهمًا ومطلوبًا للعمل. ضمان قدرة الموظفين على أن يكونوا فعالين ومنتجين قدر الإمكان.

2. إلهام العمل الجماعي، تمكين الموظفين من التعاون دون احتكاك، خصوصًا مع أولئك في مكاتب حول العالم.

3. احتضان المرونة، مما يتيح لنا التكيف مع تغيّر حجم القوى العاملة واحتياجات غرف الاجتماعات كما تظهر. كما أردنا المرونة لاستضافة فعاليات في الموقع.

استخدمنا التعلم والبيانات من إعادة تصميم مكاتبنا الأخيرة في لوزان، سويسرا، وكورك، أيرلندا لتوجيه نهج سان خوسيه. راجعنا البيانات والرؤى من الاستخدام الفعلي للمكاتب في هذه المواقع وفحصنا سلوك الموظفين لتوجيه اتخاذ القرار.

إحدى مناطق المكاتب المرنة والجلوس التعاوني المتعددة في مكتب سان خوسيه.

تخطيط المساحات القائم على البيانات

تمكّنا من تصور البيانات والنظر في اتجاهات استخدام الغرف والأجهزة باستخدام Logitech Sync، برنامجنا لإدارة الأجهزة والمساحات عن بُعد.

يستفيد Sync من قدرة AI Viewfinder في كاميرا Rally Bar 2 الخاصة بنا لاكتشاف المشاركين في الاجتماع، مما يسمح بـ "عد الأشخاص" حتى عندما لا يكون نظام الغرفة نشطًا لاجتماع فيديو. يقدم تقارير عن استخدام غرف الاجتماعات، بما في ذلك عدد الأشخاص الذين يستخدمون الغرف وأي الغرف تُستخدم أكثر، كل ذلك معروضًا في لوحة تحكم Sync.

 مثال على بيانات قاعة الاجتماعات في Sync.

لقد افترضنا أن الغرف الصغيرة أو مساحات التجمع ستُستخدم أساسًا لاجتماعات شخص لشخص، لكننا لاحظنا أنها تُستخدم بانتظام لاجتماعات الفيديو. في الواقع، كل غرفة اجتماعات كانت تُستخدم تقريبًا حصريًا للمكالمات المرئية.

“كان مكتبنا في كورك اختبارًا تجريبيًا لما كنا سنفعله في سان خوسيه. كم عدد وحدات الفيديو التي نحتاجها؟ كم عدد الغرف المتوسطة؟ كم عدد المساحات التعاونية الكبيرة؟ لذا اعتمدنا بشكل كبير على الرؤى. بدأنا ننظر إلى مقاييس جديدة.”– مايكل باري، رئيس تسريع VC/B2B، Logitech

تعلمنا أيضًا أننا لم نكن نمتلك النسبة الصحيحة من الغرف الصغيرة والكبيرة. كنا نعتقد أن الغرف الكبيرة ستُستخدم للاجتماعات التي تضم عددًا كبيرًا من الأشخاص، وأن الغرفة التقليدية التي تستوعب 10-12 شخصًا ستكون الأكثر شيوعًا. في بيئة العمل المختلطة، كما تبيّن، الطلب على المساحات الصغيرة مرتفع. لم يكن لدينا ما يكفي. نتيجة لذلك، كانت الغرف الكبيرة غالبًا ما تُشغل من قبل شخص أو شخصين لأن جميع الغرف الصغيرة كانت محجوزة.

كابينات هاتف عازلة للصوت في مكتب Logitech SVC.

إذن ما فعلناه فعليًا

في النهاية، قررنا إضافة المزيد من غرف التجمع و«حاويات الفيديو» وتزويدها بكاميرات Rally Bar Huddle المصممة خصيصًا لهذه المساحات الصغيرة. 

ولكن الأهم، قمنا ببناء مرونة، مما جعل الغرف سهلة التعديل حتى نتمكن من تغيير تكوينات غرف الاجتماعات مع اكتشافنا لرؤى جديدة. للقيام بذلك، كان من الضروري أن تكون خدمات مكان العمل وتكنولوجيا المعلومات متوافقة مبكرًا في العملية. 

عملت هاتان الفريقيْن معًا لضمان أن تكون القاعات والمساحات مرنة قدر الإمكان. استلزم ذلك تخطيطًا متقدمًا خلال مرحلة الإنشاء بشأن كيفية توصيل القاعات، على سبيل المثال. اخترنا وحدات الاجتماعات المعيارية بدلاً من البناء بالجدران الصلبة كلما استطعنا، مما يسمح بإعادة تموضعها حسب الحاجة. الآن، حتى التغييرات الكبيرة في المكتب قد تستغرق بضعة أيام فقط، بدلاً من أسابيع أو أشهر.

“من خلال الاستماع إلى الفرق واستخلاص الرؤى الحقيقية من أجهزتنا، تمكنا فعليًا من تصور كيفية تعريف قاعاتنا وما هي التكنولوجيا التي يجب وضعها فيها.”– Michael Barry, Head of VC/B2B Acceleration, Logitech

نحن أيضًا نتخذ قرارات بناءً على بيانات الاستخدام بدلاً من بيانات الحجز، مثل الغرف التي فعليًا استُستخدمت، وعدد الأشخاص الذين فعليًا كانوا في الغرفة. قمنا بجمع البيانات في Sync باستخدام Logitech Tap Scheduler 2 وAI Viewfinder في كاميرات Rally Bar 2.

غرفة تجميع مجهزة بـ Rally Bar Huddle، Scribe، Tap IP 2، وTap Scheduler 2 لإجراء تسجيل دخول سهل. إذا لم يقم أحد بالتسجيل، يتم تحرير الغرفة وتصبح متاحة للآخرين.

بالإضافة إلى تحسين قاعات الاجتماعات، كنا من أوائل المتبنين لخدمة حجز المكاتب Logitech الخاصة بنا.

مثال على شكل بيانات حجز المكتب في Sync.

يُسهل تضمين ميزات الشبكات الاجتماعية في برنامج حجز المكاتب على الموظفين إبلاغ زملائهم بخططهم للتواجد في المكتب، حتى يتمكنوا من التنسيق للجلوس معًا. ولا عجب أن الأشخاص يميلون أكثر إلى الحضور إلى المكتب عندما يكون الزملاء أيضًا حاضرين.

يتيح برنامج حجز المكاتب لدينا للموظفين اختيار مكتب بناءً على الموقع أو القرب من الزملاء وتسجيل الدخول بسهولة عند وصولهم إلى المكتب. هذا يوفّر لنا بيانات الاستخدام الفعلية التي نجمعها في Sync. ومثلما هو الحال مع بيانات قاعة الاجتماعات، نقوم بتحليل البيانات (تسجيلات الدخول الفعلية بدلاً من الحجوزات) للبحث عن الاتجاهات التي تُسهم في تشكيل استراتيجيتنا المستقبلية لمساحة العمل.

النظر إلى المستقبل

هل نهجنا يعمل؟ حسنًا، لا يزال مبكرًا جدًا لتحديد ذلك.

نستمر في أن نكون مختبرنا الحي، نتعلم أثناء العمل ونُعدّل وفقًا لتغيّر بيئة العمل.

نحن ننشر تقنيات مكتبية جديدة ومؤتمرات فيديو بسرعة، مع الحد الأدنى من الوقت والجهد. نقوم بتعديل غرف الاجتماعات حسب الحاجة، ونحوّل صفوف المكاتب إلى مساحات اجتماعات والعكس عندما نتعلم كيف يستخدم الموظفون المساحة. ونحن نستخدم الرؤى من Sync لتوجيه قراراتنا.

إليك أهم ثماني نقاط لدينا لتصميم المكتب للبيئة المختلطة وتحسين تجربة الموظف:

1. اعتمد عقلية رشيقة، جرب، اختبر وتعلم أثناء التقدم

2. استفد من التكنولوجيا للحصول على رؤى قائمة على البيانات

3. افترض أن معظم المساحات ستُستَخدم للمكالمات الفيديو، وخطط وفقًا لذلك

4. مواءمة خدمات مكان العمل وتكنولوجيا المعلومات مبكرًا في العملية

5. ابنِ مرونة حيثما أمكن، مما يجعل الغرف سهلة التعديل بحيث عندما تكتشف رؤى جديدة، يمكنك تعديل تكوينات قاعة الاجتماعات.

6. اتخذ القرارات بناءً على بيانات الاستخدام بدلاً من بيانات الحجز

7. أزل الاحتكاك ومكّن الموظفين من الانتقال بسهولة من المنزل إلى المكتب باستخدام برنامج حجز المكاتب

8. احتضن المغامرة!

إذا وجدت نفسك تتنقل بين تعقيدات التصميم الهجين، فنحن نحب التواصل معك. لا تتردد في التواصل والنظر في الانضمام إلينا في جولة بمكتب Logitech في سان خوسيه. رحلتنا ما زالت قيد التنفيذ، وسنكون سعداء بتبادل الرؤى.

تعرف على المزيد حول رؤى Sync في هذه المقالة.