L’avenir du travail hybride est arrivé : analyses des entreprises qui créent des bureaux flexibles

Alors que le monde rouvre, un nombre croissant d’employeurs souhaitent que les personnes reviennent au bureau plus fréquemment, voire à temps plein. Les employés, quant à eux, désirent ardemment des horaires flexibles et un meilleur équilibre vie professionnelle‑vie privée. Les deux peuvent‑ils coexister ? Est‑il possible de combler le fossé entre les attentes des employeurs et les désirs des employés ?

Nous voulions comprendre le paysage hybride actuel. Nous avons donc interrogé des experts de grandes entreprises comme Indeed pour obtenir des informations sur leurs pratiques – les bonnes et les mauvaises pratiques pour mettre en place un environnement hybride réussi.

Dans cet article, nous résumerons les leçons tirées d’exemples concrets. Comment les entreprises abordent‑elles le travail hybride ? Quelles stratégies se sont révélées efficaces ?

Définir les objectifs business et inclure les contributions des employés

Voici ce que nous avons entendu clairement : quel que soit votre environnement hybride, il doit soutenir vos objectifs commerciaux. Bien sûr, vous voulez que vos salariés soient heureux, mais il faut également instaurer une structure concernant le comment, le quand et le où du travail afin d’assurer l’atteinte de vos objectifs.

« Les entreprises prospères d’aujourd’hui doivent comprendre que les résultats proviennent de la création d’endroits de travail et de collaboration exceptionnels, que ce soit au bureau, à domicile ou dans un contexte hybride », déclare David Brown, responsable de l’expérience de marque chez DIRTT, qui fournit des constructions industrialisées pour les espaces intérieurs. « Créer le bon environnement pour les équipes est essentiel pour stimuler les résultats. »

L’équilibre entre les objectifs commerciaux et les attentes des employés nécessite une communication ouverte. Les dirigeants définissent les priorités, mais les employés doivent être inclus dans la conversation afin d’aider à définir l’environnement hybride de leur organisation. Cette collaboration peut se dérouler à l’échelle de l’entreprise via des enquêtes auprès des employés ou à travers des discussions entre managers et leurs subordonnés directs pour déterminer ce qui fonctionne le mieux pour tous.

Mais quoi que vous fassiez, ne vous contentez pas de collecter des informations auprès de vos employés pour donner l’impression que vous souhaitez leur avis. Vous devez réellement les utiliser. 

« Si vous souhaitez impliquer les employés en sollicitant leurs retours, reconnaissez‑les au minimum et agissez en conséquence, » déclare Jenni Bedell, responsable du cabinet de conseil RH pour OneDigital, une société de conseil en assurance, services financiers et ressources humaines. « Le pire que vous puissiez faire est de demander un retour d’employé et de ne rien en faire. »

Et recueillez les données. Vous avez besoin des retours des employés mais aussi d’informations en temps réel. Analysez quand les personnes arrivent au bureau et où elles ont tendance à se rassembler. Voyez quelles salles de réunion et quels bureaux sont utilisés, quand ils le sont et par combien de personnes. Avec toutes ces données, vous pouvez alors commencer à concevoir ou à redessiner votre espace de travail.

Concevez les espaces autour des personnes pour privilégier la connexion humaine

La façon dont les gens perçoivent le travail a changé au cours des dernières années. Notre relation au bureau, aux autres et au travail lui‑même continue d’évoluer à mesure que les priorités changent et que nous réalisons à quel point la connexion humaine est importante.

Nous avons tous appris pendant la pandémie, par exemple, que le télétravail présente des avantages – comme la possibilité de se concentrer sur le « deep work ». Mais le télétravail comporte aussi des inconvénients, notamment le manque d’interaction sociale et une plus grande friction dans la collaboration. Être ensemble et puiser l’inspiration les uns chez les autres est d’une importance vitale.

Aujourd’hui, lorsque nous entrons dans les bureaux, nous voulons des espaces capables d’accueillir le travail collaboratif et le temps social ainsi que des moments calmes significatifs pour se concentrer sur nos propres projets.

Chez Indeed, entreprise qui fournit aux personnes les ressources pour rechercher et postuler à des offres d’emploi, le bureau est un lieu de rassemblement, mais à des fins diverses. Les équipes commerciales travaillent en présentiel pour favoriser des relations de mentorat plus fortes. L’équipe expérience utilisateur mène diverses études et groupes de discussion, profitant de la co‑localisation. D’autres se réunissent sur site pour créer et entretenir des communautés d’employés, comme le groupe Latinx in Tech ou les événements Parents et Aidants.

Image fournie par Indeed

« Il existe tant d’endroits différents où l’on peut tenir des réunions, et cela a été un changement majeur au cours des trois dernières années », déclare Daniel Muraida, responsable de la conception des technologies de collaboration chez Indeed. « Et c’est d’une aide précieuse. Oui, les gens le font à distance, mais ils aiment aussi se rassembler en groupe au bureau, car cela fait tomber les barrières. »

Soyez intentionnel concernant la flexibilité

Lorsque les personnes viennent au bureau, les espaces physiques doivent pouvoir accueillir leur capacité à se rassembler en groupe ou à travailler individuellement. La conception des bureaux doit être pensée avec la possibilité de réaménager facilement les espaces. 

Cette flexibilité est ce qui distingue DIRTT. Son activité consiste à créer des espaces dynamiques pour les entreprises et à travailler avec les clients pour concevoir des bureaux utiles répondant à leurs besoins.

« Commencez par la technologie et construisez autour de cette expérience », déclare Andy Nolloth, expert en technologie intégrative chez DIRTT. « Pensez à l’expérience des personnes dans la salle, mais aussi à celles qui sont à l’extérieur. »

Crédit image : James John Jetel, courtoisie de DIRTT

Nolloth propose diverses suggestions pour améliorer l’utilisation de l’espace. Prenez en compte la lumière, l’acoustique, les configurations multi‑écrans, l’audio avec microphones modulaires, etc., afin que chacun puisse être vu et entendu clairement lors des réunions. Fournissez une technologie permettant aux personnes de réserver à distance des salles ou des espaces pour la journée. Et concevez des espaces modulables.

Muraida d’Indeed indique qu’avant la pandémie, de nombreuses salles de réunion d’Indeed pouvaient accueillir huit personnes ou plus. Mais maintenant que moins de personnes se réunissent en présentiel, l’entreprise a repensé les salles pour accueillir deux à trois participants pour des sessions collaboratives plus petites. Cette flexibilité des espaces permet aux équipes de se rassembler rapidement de façon ad‑hoc lorsqu’un problème surgit et peut être résolu par une courte réunion d’équipe.

Assurez-vous que les employés sont correctement équipés pour le travail hybride

Les recherches suggèrent que donner aux employés de la flexibilité dans leurs horaires quotidiens conduit à une productivité accrue et à des cultures organisationnelles fortes. Le Pulse Report du Future Forum montre que dans les entreprises offrant plus de flexibilité d'horaires, les employés ont une meilleure concentration (64 %) et une productivité globale accrue (39 %).

La flexibilité est certainement l’un des avantages du travail hybride. Mais cela nécessite plus qu’un simple changement d’approche managériale. Pour rendre le travail hybride possible, les entreprises doivent investir dans des technologies qui permettent aux employés de passer facilement d’un environnement à l’autre – le bureau à domicile, un poste partagé au bureau, une salle de réunion.

Car où que se trouvent les employés, ils doivent pouvoir collaborer sur un pied d’égalité avec leurs collègues, notamment lorsqu’ils sont à différents endroits et se réunissent virtuellement. Nous appelons cela « équité de réunion », et c’est essentiel au travail hybride. 

Malheureusement, de nombreux employés ne peuvent pas pleinement participer aux réunions à distance, en partie parce qu’ils ne sont pas correctement équipés. Plus de 85 % des travailleurs à distance déclarent rencontrer des difficultés audio et vidéo, selon des recherches récentes de Logitech.

Des entreprises comme DIRTT prennent ce problème très au sérieux et s’efforcent de le résoudre. « Nous avons des personnes qui ne se sentent pas encore à l’aise de revenir au bureau ou qui travaillent mieux à domicile », déclare Nolloth de DIRTT. « Ils ne sont pas physiquement présents au bureau, mais grâce à la bonne technologie, ils peuvent toujours avoir une voix à la table. » Il recommande aux entreprises de fournir aux employés les outils dont ils ont besoin pour se sentir inclus dans la conversation.

Récoltez les bénéfices du travail hybride

Fournir la bonne technologie et la flexibilité en fonction des horaires des personnes peut conduire à des employés plus heureux et plus productifs. Dans un climat commercial compétitif, ces employés sont plus susceptibles de rester dans votre entreprise.

« Lorsque vous donnez aux personnes les moyens de fournir leur meilleur travail et que vous leur offrez la flexibilité, cela devient une question de responsabilité, » déclare Muraida d’Indeed. « Nous vous avons fourni les outils et l’espace dont vous avez besoin — que pouvons‑nous encore offrir pour vous aider à travailler plus efficacement ? »

Bien qu’un environnement hybride puisse demander une période d’adaptation, il est là pour rester. Réfléchir davantage dès maintenant aidera à créer une transition plus fluide qui conduira à une productivité et une efficacité globales. En fin de compte, les entreprises qui s’adaptent au travail hybride seront plus performantes à long terme. Et leurs employés le seront également.