المستقبل للعمل المختلط هنا: رؤى من الشركات التي تبني مكاتب مرنة

مع إعادة فتح العالم، يرغب عدد متزايد من أصحاب العمل في عودة الأشخاص إلى المكاتب بشكل أكثر تكرارًا، إن لم يكن بدوام كامل. من ناحية أخرى، يرغب الموظفون بشدة في جداول مرنة وتوازن أفضل بين العمل والحياة. هل يمكن أن يتعايش الاثنان؟ هل من الممكن جسر الفجوة بين ما يريده أصحاب العمل وما يرغب به الموظفون؟ 

أردنا فهم المشهد الهجين الحالي. لذا تواصلنا مع خبراء من شركات رائدة مثل Indeed للحصول على رؤى حول ما يقومون به – ما يجب فعله وما لا يجب فعله عند إعداد بيئة هجينة ناجحة.

في هذه المقالة، سنلخّص الدروس المستفادة بناءً على أمثلة واقعية. كيف تتعامل الشركات مع العمل الهجين؟ ما الاستراتيجيات التي أثبتت نجاحها؟

حدد أهداف الأعمال وضمّن مدخلات الموظفين

إحدى النقاط التي سمعناها بوضوح: بغض النظر عن شكل بيئتك المختلطة، يجب أن تدعم أهداف عملك. بالتأكيد تريد أن يكون موظفوك سعداء، لكن يجب أيضًا وجود هيكل حول كيفية ومتى وأين يعمل الناس لضمان تحقيق أهدافك.

“تحتاج الشركات الناجحة اليوم إلى إدراك أن النتائج ستأتي من خلق أماكن عمل وتعاون مذهلة، سواء في المكتب أو في المنزل أو في وضع هجين”، يقول ديفيد براون، رئيس تجربة العلامة التجارية في DIRTT، التي توفر البناء الصناعي للمساحات الداخلية. “إن إنشاء البيئة المناسبة للفرق هو المفتاح لدفع النتائج.”

يتطلب التوازن بين أهداف الأعمال وما يريده الموظفون تواصلًا مفتوحًا. يحدد القادة الأولويات لكن يجب إشراك الموظفين في الحوار لتحديد بيئة العمل الهجينة لمنظمتهم. يمكن أن يحدث هذا التعاون على مستوى الشركة من خلال استبيانات الموظفين أو من خلال مناقشات بين المديرين وتقريرهم المباشر لتحديد ما يناسب الجميع.

لكن مهما فعلت، لا تكتفِ بجمع معلومات من موظفيك لتظهر أنك تريد ملاحظاتهم. عليك فعلاً استخدامها

"إذا كنت ستشرك الموظفين في طلب ملاحظاتهم، فعلى الأقل اعترف بها وافعل شيئاً بها،" تقول جيني بيديل، قائدة ممارسات الاستشارات البشرية في OneDigital، شركة استشارية في التأمين والخدمات المالية والاستشارات البشرية. "أسوأ ما يمكن فعله هو طلب ملاحظات الموظفين ولا يُتخذ أي إجراء بشأنها."

واجمع البيانات. تحتاج إلى مدخلات الموظفين ولكنك تحتاج أيضاً إلى معلومات في الوقت الحقيقي. راجع متى يدخل الأشخاص إلى المكتب وأين يميلون إلى التجمع. شاهد أي المكاتب وقاعات المؤتمرات تُستخدم، ومتى تُستخدم، وعدد الأشخاص الذين يستخدمونها. مع كل هذه البيانات، يمكنك البدء في تصميم أو إعادة تصميم مساحة مكتبك.

صمم المساحات حول الأشخاص لإعطاء الأولوية للاتصال البشري

تغيرت مشاعر الناس تجاه العمل خلال السنوات القليلة الماضية. تستمر علاقتنا بالمكتب، وببعضنا البعض، وبالعمل نفسه في التطور مع تغير الأولويات وإدراكنا لأهمية الاتصال البشري.

تعلمنا جميعاً خلال الجائحة، على سبيل المثال، أن العمل من المنزل له فوائده – مثل القدرة على التركيز على "العمل العميق". لكن العمل من المنزل له أيضاً عيوبه، بما في ذلك نقص التفاعل الاجتماعي وزيادة الاحتكاك في التعاون. التواجد معاً واستخلاص الإلهام من بعضنا البعض أمر بالغ الأهمية.

الآن عندما نأتي إلى المكاتب، نريد مساحات يمكنها استيعاب العمل التعاوني والوقت الاجتماعي وكذلك الوقت الهادئ للتركيز على مشاريعنا الخاصة.

في Indeed، الشركة التي توفر للأشخاص الموارد للبحث عن فرص عمل وتقديم طلبات التوظيف، يُعد المكتب وجهة للتجمع، ولكن لأغراض متعددة. تعمل فرق المبيعات شخصيًا لتعزيز علاقات الإرشاد القوية. يعمل فريق تجربة المستخدم على دراسات ومجموعات تركيز مختلفة، مستفيدين من التواجد المشترك. يجتمع آخرون في الموقع لبناء وصيانة مجتمعات الموظفين، مثل مجموعة Latinx in Tech أو فعاليات Parents and Caregivers.

الصورة مقدمة من Indeed

"هناك العديد من الأماكن المختلفة التي يمكنك العثور فيها على الاجتماعات، وقد كان ذلك تغييراً كبيراً في السنوات الثلاث الأخيرة،" يقول دانييل مورايدا، مدير تصميم تكنولوجيا التعاون في Indeed. "وهو مساعدة كبيرة. نعم، الناس يفعلون ذلك عن بُعد، لكن الناس يحبون التجمع مع تلك المجموعات في المكتب أيضاً، لأن ذلك يكسر الحواجز."

كن متعمدًا بشأن المرونة

عندما يأتي الأشخاص إلى المكتب، تحتاج المساحات الفعلية إلى استيعاب قدرتهم على التجمع في مجموعات أو العمل بشكل فردي. يجب تصميم مكتب العمل بعناية ومع إمكانية تعديل المساحات بسهولة.

هذه المرونة هي ما يبرع به DIRTT. عمله هو بناء مساحات ديناميكية للشركات والعمل مع العملاء لإنشاء مكاتب مفيدة تلبي احتياجاتهم. 

"ابدأ بالتكنولوجيا وابنِ حول تلك التجربة،" يقول آندي نولوث، خبير التكنولوجيا المتكاملة في DIRTT. "فكر في التجربة للأشخاص داخل الغرفة، ولكن أيضًا لأولئك خارج الغرفة."

الاعتماد الصورة: جيمس جون جيتل، برعاية DIRTT

يقدم Nolloth اقتراحات مختلفة لتحسين استغلال المساحات. ضع في اعتبارك الإضاءة، والسمعيات، وإعدادات الشاشات المتعددة، والصوت مع الميكروفونات المعيارية، وما إلى ذلك، بحيث يمكن للجميع أن يُرى ويسمع بوضوح أثناء الاجتماعات. قدم تقنية تسمح للناس بحجز الغرف أو المساحات عن بُعد لليوم. وابنِ مساحات قابلة للتغيير.

تقول مورايدا من Indeed إن قبل الجائحة، كانت العديد من قاعات الاجتماعات في Indeed تستوعب ثمانية أشخاص أو أكثر. ولكن الآن، مع تقليل عدد الأشخاص الذين يجتمعون شخصيًا، أعادت الشركة تصميم الغرف لتستوعب من شخصين إلى ثلاثة للمشاركات التعاونية الأصغر. وتتيح هذه المرونة للفرق التجمع بسرعة على أساس غير مخطط عندما تظهر مشكلة يمكن حلها بجلسة سريعة.

تأكد من تجهيز الموظفين بشكل مناسب للعمل الهجين

تشير الأبحاث إلى أن منح الموظفين مرونة في جداولهم اليومية يؤدي إلى إنتاجية أعلى وثقافات تنظيمية قوية. يُظهر تقرير Pulse Report الخاص بـ Future Forum أن الشركات التي تقدم مرونة أكبر في الجداول الزمنية يتمتع موظفوها بتركيز أفضل (64٪) وإنتاجية عامة مرتفعة (39٪).

المرونة هي بالتأكيد أحد مزايا العمل الهجين. لكنها تتطلب أكثر من مجرد تغيير في نهج الإدارة. لجعل العمل الهجين ممكنًا، تحتاج الشركات إلى الاستثمار في تقنيات تمكّن الموظفين من الانتقال بسهولة بين البيئات—مكتب المنزل، مكتب مشترك في المكتب، غرفة اجتماعات.

نظرًا لأن الموظفين أينما كانوا يجب أن يكونوا قادرين على التعاون على قدم المساواة مع زملائهم، خاصةً عندما يكونون في مواقع مختلفة ويجتمعون افتراضيًا. نسمي ذلك "مساواة الاجتماع"، وهو أمر حيوي للعمل الهجين.

للأسف، لا يتمكن العديد من الموظفين من المشاركة بالكامل في الاجتماعات عن بُعد، جزئيًا لأنهم غير مجهزين بشكل صحيح. أكثر من 85٪ من العاملين عن بُعد يقولون إنهم يواجهون صعوبات في الصوت والفيديو، وفقًا لأبحاث حديثة من Logitech.

تأخذ شركات مثل DIRTT هذه المشكلة على محمل الجد وتسعى لحلها. يقول نولوث من DIRTT: “لدينا أشخاص غير مرتاحين للعودة إلى المكتب بعد أو يعملون بشكل أفضل من المنزل”. “هم غير موجودين فعليًا في المكتب، ولكن مع التكنولوجيا المناسبة يمكنهم أن يكون لهم صوت على الطاولة.” يوصي بأن توفر الشركات للموظفين الأدوات التي يحتاجونها للشعور بالاندماج في الحوار.

جني فوائد العمل المختلط

توفير التكنولوجيا المناسبة والمرونة مع جداول الأشخاص يمكن أن يؤدي إلى موظفين أكثر سعادة وإنتاجية. في مناخ أعمال تنافسي، من المرجح أن يبقى هؤلاء الموظفون في شركتك.

“عندما تمكّن الناس من تقديم أفضل ما لديهم وتمنحهم الفرصة للمرونة، يصبح الأمر مسألة ملكية”، تقول مورايدا من Indeed. “لقد قدمنا لك الأدوات والمساحة التي تحتاجها — ما الذي يمكننا تقديمه أيضًا لمساعدتك على العمل بكفاءة أكبر؟”

بينما قد يستغرق التكيف مع بيئة هجينة بعض الوقت، فإنها ستستمر. التفكير المتعمق الآن سيساعد على خلق انتقال أكثر سلاسة يؤدي إلى إنتاجية وكفاءة أعلى. في النهاية، الشركات التي تتكيف مع العمل الهجين ستحقق نجاحًا أكبر على المدى الطويل. وكذلك موظفوها.