7 Façons d’augmenter l’engagement lors des réunions hybrides

L'employé moyen consacre un peu plus de 11 heures par semaine aux réunions. Ce chiffre augmente ou diminue en fonction de plusieurs facteurs tels que le rôle, la taille de l’entreprise et le secteur. Mais lorsque vous passez plus d’un quart de votre semaine de travail en appels vidéo ou dans des salles de réunion, ce temps ne peut pas être gaspillé. Maintenir l’engagement des participants est impératif, surtout lorsque la plupart des réunions combinent des participants présents et virtuels.

Et avec 64.4 % des organisations fonctionnant en mode hybride, il devient impératif de créer des interactions fluides et inclusives, tout en comblant le fossé entre les participants présents et à distance. Voici sept façons de stimuler l’engagement lors des réunions hybrides :

1. Définissez un ordre du jour clair et attribuez les rôles

Première chose à faire : préparer le terrain pour l’engagement. Cela commence par créer un ordre du jour clair et le diffuser aux participants à l’avance afin d’informer les participants des points de discussion et des sujets qui nécessiteront une collaboration. De plus, attribuez des rôles comme animateur ou preneur de notes pour encourager la participation active de tous les participants. Selon le logiciel de suivi du temps My Hours, 79 % des employés affirment qu’un ordre du jour clair rend les réunions plus productives.

2. Prioriser l’égalité des opportunités de participation et l’accessibilité

Faites tourner les tours de parole entre les participants présents et distants afin d’éviter qu’un groupe ne domine, créant ainsi un environnement d’inclusion. Utilisez des outils de sondage ou des applications de collaboration virtuelle pour favoriser les contributions anonymes et l’engagement. Encouragez les participants virtuels à recourir aux outils de réaction comme le lever de main ou les emojis pour signaler leurs interventions.

Une autre façon de privilégier l'accessibilité consiste à partager des notes collaboratives en temps réel (p. ex., Google Docs) afin que chacun, quel que soit son emplacement, reste sur la même page. Partagez des écrans et des présentations visibles par tous les participants, et gardez les diapositives visuelles concises et attrayantes.

3. Utilisez la technologie intelligente pour l’inclusion

Investissez dans du matériel de visioconférence de qualité, ainsi que dans des outils alimentés par l’IA, pour combler les lacunes de communication entre les participants virtuels et présents et garantir que tous les participants se sentent également impliqués. 

La suite de solutions de visioconférence de Logitech, incluant MeetUp 2, la famille Rally Bar, Rally Board 65, Rally AI Camera et Rally AI Camera Pro, propose des vues intelligentes pour garantir que les participants virtuels restent connectés visuellement. Ces solutions intègrent RightSight 2, une technologie pilotée par l’IA qui optimise le cadrage des participants et le traitement d’image afin d’offrir des visuels clairs et des interactions plus engageantes, personne à personne.

RightSight 2 offre :

• Vue en grille, qui zoome automatiquement sur chaque participant, garantissant une représentation équitable pour tous.

• Vue du haut-parleur, qui se concentre sur l’intervenant actif en gros plan, tandis qu’une incrustation image‑dans‑image montre toute la salle pour un meilleur contexte.

• Vue groupe, qui cadre tous les participants de la salle de réunion collectivement.

• Zone de caméra, qui élimine les distractions visuelles en déterminant qui doit ou ne doit pas être cadré selon la zone prédéfinie.

Ces vues offrent des visuels d’une netteté cristalline qui rendent chaque interaction personnelle, favorisant un meilleur engagement des participants, sur site comme à distance.

4. Investir dans un audio de haute qualité

Une enquête Lightyear a révélé que 73 % des employés déclarent rencontrer des problèmes audio et vidéo lors des réunions. Investir dans une technologie fiable qui garantit un son fluide pour les équipes hybrides. Bien que la vidéo soit importante, une réunion s’arrête net si les participants ne peuvent pas entendre ni être entendus par les autres participants. Des entrées audio claires sont également essentielles pour activer les transcriptions automatiques, qui améliorent l’accessibilité dans les réunions hybrides. 

Logitech possède plus de 40 ans de maîtrise audio, et tous les appareils Logitech utilisent l'IA avec RightSound 2 pour apporter clarté aux voix et éliminer les distractions. Pour les grandes salles de réunion, prolongez l’audio plus profondément dans l’espace à l’aide de Mic Pods ou d’une caméra compagnon de table, Logitech Sight, afin que la voix de chacun soit entendue même au fond de la salle.

Pour les grands espaces à forte valeur ajoutée, comme un espace polyvalent ou un espace événementiel, envisagez un système modulaire de caméras, microphones et son puissants afin de pouvoir personnaliser l’installation et le placement pour s’adapter au mieux et rester flexible à l’usage de la salle. Les Logitech Rally AI Camera et AI Camera Pro prennent en charge ces déploiements modulaires en capturant l’action depuis l’avant, l’arrière ou même les côtés de l’espace, et fonctionnent avec l’audio du système Rally ou les fournisseurs DSP pour être facilement personnalisés pour votre espace.

5. Intégrez des activités hybrides conviviales

Commencez les réunions par des activités brise‑glace interactives que les participants présents et virtuels peuvent facilement apprécier, comme des sondages virtuels (Quel est votre astuce de productivité préférée ?) et des jeux de questions‑réponses rapides où les participants peuvent partager leurs réponses via le chat ou en personne.

6. Faire circuler l’engagement en douceur

Divisez les réunions en segments plus courts ou prévoyez des pauses pour lutter contre la fatigue. Utilisez des outils de tableau blanc, associés aux solutions de visioconférence Logitech optimisées pour les intégrations avec Microsoft Teams, Zoom et Google Meet, afin de rendre les sessions de brainstorming plus fluides et visuellement suivies par tous.

7. Conclure avec des actions concrètes

L’agent de réunion IA Noota estime qu’environ 71 % des réunions sont jugées non productives, soulignant que beaucoup manquent probablement d’objectifs clairs et documentés. Pour maintenir l’engagement après les réunions, il est important de résumer les objectifs, les décisions et les prochaines étapes pour chaque participant de façon claire à la fin de la réunion.

En combinant une conception de réunion réfléchie avec la suite Logitech de solutions de visioconférence, vous pouvez créer un environnement hybride équilibré où chaque participant s’engage activement et se sent inclus. Cette combinaison parfaite de stratégies créatives et de technologie avancée favorise une meilleure collaboration, renforce les liens d’équipe et augmente l’engagement lors des réunions hybrides.

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