Une meilleure approche du tableau blanc virtuel

Le tableau blanc est depuis longtemps un outil extrêmement utile pour la collaboration d'équipe. Mais à mesure que les équipes deviennent virtuelles, notamment dans un environnement de travail hybride, et que les réunions vidéo remplacent les réunions en présentiel, cet outil de collaboration efficace n’a pas fait la transition. Les idées d’intégration des tableaux blancs aux réunions vidéo ont largement échoué, pour des raisons que nous explorerons dans cet article. La bonne nouvelle ? Le service informatique peut résoudre ce problème.

À mesure que les lieux de travail évoluent après la pandémie, un nombre croissant de travailleurs du savoir sont susceptibles de partager leur temps entre le bureau et le domicile. Dans ce modèle hybride, il est vital que les employés à distance disposent des mêmes informations et de la même capacité à contribuer que les employés présents au bureau.

Les réunions vidéo aident énormément. Mais une collaboration efficace nécessite d’autres outils au‑delà de la visioconférence. Un outil que les employés souhaitent et dont ils ont besoin est un tableau blanc standard, qui permet des séances de remue‑méninges improvisées, des croquis, la prise de notes, etc. Malheureusement, le tableau blanc est souvent absent des réunions vidéo — et les employés le regrettent, selon l’analyste Forrester Andrew Hewitt. ciodive.com

Pourquoi les tableaux blancs sont essentiels à la collaboration

Les équipes utilisent souvent des présentations, des feuilles de calcul et d’autres documents pour partager des informations lors des réunions et animer les discussions. Cependant, ces formats ne sont pas optimisés pour le type de remue‑méninges non structuré, libre et non numérique que les personnes préfèrent pour explorer des concepts ou le design visuel.

Pour le brainstorming visuel et l’idéation, les tableaux blancs sont l’outil idéal. Ces outils de collaboration peuvent prendre diverses formes, notamment des tableaux à effaçage à sec, des murs de tableau blanc, voire des panneaux en verre. Ils sont excellents pour le diagramme, l’illustration de concepts, la prise de notes libre, l’organisation d’idées avec des post‑its, etc. Et lorsque tous les participants sont présents dans la même salle, les tableaux blancs fonctionnent bien. Mais qu’en est‑il des réunions avec des membres d’équipe à distance ?

Limites des approches existantes du tableau blanc lors des réunions vidéo

Peut‑être le problème numéro un du tableau blanc lors des réunions vidéo est que les participants à distance sont rarement impliqués activement, contrairement aux personnes présentes dans la salle. Les participants distants se sentent exclus. Leurs contributions et opinions, bien que précieuses, ne deviennent pas partie intégrante de la discussion.

Évidemment, ce n’est pas intentionnel. Le problème est que les organisateurs de réunions ont du mal à intégrer efficacement le tableau blanc aux réunions vidéo.

Parfois, un organisateur de réunion pointe une caméra de visioconférence ou une webcam vers le tableau blanc, mais la personne qui écrit le bloque souvent partiellement. Même lorsque cette personne sort du cadre, le tableau blanc peut être difficile à lire en raison de la taille de l’image, des reflets provenant des lumières et des fenêtres, ou d’une perspective déformée due à l’angle de la caméra.

Parfois, les gens prennent des photos du tableau blanc pour les partager avec les participants à distance. Si les photos sont envoyées après la fin de la réunion, il est trop tard pour que les participants à distance contribuent. Si les photos sont envoyées pendant la réunion, les participants présents peuvent déjà être passés à autre chose avant que les participants à distance puissent répondre. Aucun des deux scénarios n’est idéal, et les deux peuvent perturber le flux créatif. Au final, pour les participants à distance, c’est comme regarder d’autres personnes collaborer.

Qu’en est‑il des tableaux blancs interactifs ?

Une troisième approche adoptée par les organisations consiste à acquérir des « tableaux blancs interactifs ». Ces écrans numériques reproduisent la fonction d’un tableau blanc traditionnel ou d’un tableau à effaçage à sec. Lorsque la personne qui l’utilise est formée et familière avec le tableau blanc numérique, il peut devenir un outil efficace.

Cependant, en raison du coût et de la complexité, les organisations peuvent n’acheter qu’un nombre limité de tableaux blancs interactifs et les placer stratégiquement dans les bureaux. Ainsi, lorsque les équipes ont besoin d’explorer spontanément des concepts, de visualiser des conceptions ou de lancer rapidement une séance de remue‑méninges improvisée, il est peu probable qu’elles aillent chercher un tableau blanc interactif, le transportent dans la salle et découvrent comment l’intégrer à la réunion.

Existe-t-il une autre approche ?

Nous pensons qu’il existe une meilleure approche. Une solution idéale au problème d’intégration des tableaux blancs dans les réunions vidéo doit répondre aux critères suivants :

• Cela devrait démocratiser l'expérience de collaboration afin que chacun puisse contribuer librement à la discussion.
• Cela doit être simple à utiliser – plus c’est facile, mieux c’est.
• Elle doit s’appuyer sur un processus existant, en tirant parti de la familiarité du tableau blanc pour encourager l’adoption par les utilisateurs.
• Elle doit étendre votre écosystème de salle de réunion et fonctionner de manière transparente avec vos autres appareils et applications de visioconférence.
• Cela doit être facile et rapide à installer afin d’être déployé largement dans les salles de réunion de votre organisation.

Présentation de Logitech Scribe : partage de tableau blanc sans effort pour le lieu de travail hybride

Lorsque nous avons entrepris de créer un outil de collaboration en ligne permettant aux utilisateurs de partager des tableaux blancs lors de réunions vidéo, nous avons parté du principe que le taux d’adoption élevé serait un KPI essentiel. Nous voulions une solution qui paraisse naturelle et intuitive pour les participants à la réunion. Elle devait permettre à tous les participants de prendre part activement à des séances de brainstorming collaboratif, que ce soit dans la salle ou à distance.

Notre réponse était Logitech Scribe, une caméra tableau blanc alimentée par IA qui intègre le tableau blanc aux réunions vidéo. Intégrée à Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms et d’autres services de visioconférence majeurs, Scribe diffuse le contenu du tableau blanc dans les réunions vidéo avec une clarté exceptionnelle. Avec Scribe, même les participants à distance peuvent occuper la meilleure place à la table.