نهج أفضل للسبورة البيضاء الافتراضية

لطالما كانت اللوحات البيضاء أداة مفيدة للغاية للتعاون بين الفرق. ولكن مع تحول الفرق إلى العمل الافتراضي، خاصة في بيئة عمل هجينة، واستبدال الاجتماعات الشخصية باجتماعات الفيديو، لم تنتقل هذه الأداة الفعالة. الأفكار لدمج اللوحات البيضاء في اجتماعات الفيديو غالبًا ما فشلت، وسنستكشف الأسباب في هذه المقالة. الخبر السار؟ يمكن لتكنولوجيا المعلومات حل هذه المشكلة.

مع استمرار تطور أماكن العمل بعد الجائحة، من المرجح أن يزداد عدد العاملين بالمعرفة الذين يقسمون وقت عملهم بين المكتب والمنزل. في هذا النموذج الهجين، من الضروري أن يحصل الموظفون عن بُعد على نفس المعلومات ونفس القدرة على المساهمة كما يحصل الموظفون الموجودون في المكتب.

تساعد اجتماعات الفيديو كثيرًا. لكن التعاون الفعال يتطلب أدوات أخرى تتجاوز مؤتمرات الفيديو. إحدى الأدوات التي يحتاجها الموظفون ويرغبون فيها هي لوحة بيضاء قياسية، تسمح بالعصف الذهني العفوي، والرسم، وتدوين الملاحظات، وما إلى ذلك. للأسف، غالبًا ما تكون اللوحة البيضاء غائبة في اجتماعات الفيديو— ويلاحظ ذلك الموظفون، وفقًا للمحلل أندرو هيويت من Forrester.ciodive.com

لماذا اللوحات البيضاء مركزية للتعاون

غالبًا ما تستخدم الفرق العروض التقديمية وجداول البيانات وغيرها من المستندات لمشاركة المعلومات في الاجتماعات وتوجيه المناقشات. ومع ذلك، هذه الصيغ غير مُحسّنة للنوع من العصف الذهني غير المنظم والمتدفق بحرية وغير الرقمي الذي يفضله الناس لاستكشاف المفاهيم أو التصميم البصري.

للعصف الذهني البصري وتوليد الأفكار، تُعد اللوحات البيضاء الأداة المثالية. يمكن أن تتخذ هذه الأدوات التعاونية أشكالًا متعددة، بما في ذلك الألواح القابلة للمسح الجاف، وجدران اللوحات البيضاء، وحتى الألواح الزجاجية. إنها رائعة لتخطيط المخططات، وتوضيح المفاهيم، وتدوين الملاحظات بحرية، وتنظيم الأفكار باستخدام الملاحظات اللاصقة، إلخ. وعندما يكون جميع الحضور في نفس الغرفة، تعمل اللوحات البيضاء بشكل جيد. لكن ماذا عن الاجتماعات مع أعضاء فريق عن بُعد؟

القيود مع الأساليب الحالية للسبورة البيضاء أثناء اجتماعات الفيديو

ربما تكون المشكلة رقم واحد في استخدام السبورة أثناء اجتماعات الفيديو هي أن المشاركين عن بُعد نادرًا ما يشاركون بنشاط، كما يفعل الأشخاص في الغرفة. يشعر المشاركون عن بُعد بأنهم مستبعدون. مدخلاتهم وآراؤهم، رغم قيمتها، لا تُدمج في النقاش.

من الواضح أن هذا ليس مقصودًا. المشكلة هي أن منظمي الاجتماعات واجهوا صعوبة في دمج اللوحة البيضاء بفعالية في اجتماعات الفيديو.

أحيانًا يقوم منظم الاجتماع بتوجيه كاميرا مؤتمرات الفيديو أو الويب كام نحو اللوحة البيضاء، لكن الشخص الذي يكتب عليها غالبًا ما يحجب جزءًا من المشهد. حتى عندما يخرج هذا الشخص من الإطار، قد تكون اللوحة صعبة القراءة بسبب حجم الصورة، أو الوهج من الأضواء والنوافذ، أو منظور مائل نتيجة زاوية الكاميرا.

أحيانًا يلجأ الأشخاص إلى التقاط صور للسبورة البيضاء لمشاركتها مع المشاركين عن بُعد. إذا أُرسلت الصور بعد انتهاء الاجتماع، يكون الأوان قد فات للمشاركين عن بُعد للمساهمة. إذا أُرسلت الصور أثناء الاجتماع، قد يكون المشاركون داخل الغرفة قد انتقلوا بالفعل إلى موضوع آخر بحلول الوقت الذي يستطيع فيه المشاركون عن بُعد الرد. لا أحد من الخيارين مثالي، وكلاهما قد يعرقل تدفق الإبداع. في النهاية، بالنسبة للمشاركين عن بُعد، يكون الأمر كأنهم يشاهدون أشخاصًا آخرين يتعاونون.

ماذا عن الألواح البيضاء التفاعلية؟

نهج ثالث اتخذته المنظمات هو شراء “الألواح البيضاء التفاعلية”. هذه الشاشات الرقمية تحاكي وظيفة اللوحة البيضاء التقليدية أو لوحة المسح الجاف. عندما يكون الشخص الذي يستخدمها مدربًا ومألوفًا باللوحة البيضاء الرقمية، يمكن أن تكون أداة فعّالة.

ومع ذلك، بسبب التكلفة والتعقيد، قد تشتري المؤسسات عددًا محدودًا فقط من اللوحات البيضاء التفاعلية وتضعها استراتيجيًا حول المكتب. لذا عندما تحتاج الفرق إلى استكشاف المفاهيم بشكل عفوي أو تصور التصاميم أو إطلاق جلسة عصف ذهني مرتجلة، من غير المرجح أن يذهبوا للبحث عن لوحة بيضاء تفاعلية، ويجلبوها إلى الغرفة، ويكتشفوا كيفية دمجها في الاجتماع.

هل هناك نهج آخر؟

نؤمن بوجود نهج أفضل. يجب أن يفي الحل المثالي لمشكلة دمج اللوحات البيضاء في اجتماعات الفيديو بالمعايير التالية:

• يجب أن تُدمِّج تجربة التعاون لتضمن أن يتمكن الجميع من المساهمة بحرية في المناقشة
• يجب أن يكون سهل الاستخدام – كلما كان أسهل، كان أفضل.
• يجب أن تستفيد من عملية موجودة، معتمدةً على إلمام المستخدمين بالسبورة لتشجيع تبنيها
• يجب أن توسّع نظام قاعة الاجتماعات الخاص بك وتعمل بسلاسة مع باقي أجهزة وتطبيقات مؤتمرات الفيديو لديك
• يجب أن تكون سهلة وسريعة التثبيت لتتمكن من نشرها على نطاق واسع في جميع قاعات الاجتماعات بالمؤسسة

تقديم Logitech Scribe: مشاركة سبورة بيضاء بلا جهد للمكان المختلط

عندما وضعنا هدفًا لإنشاء أداة تعاون عبر الإنترنت تسمح للناس بمشاركة الألواح البيضاء في اجتماعات الفيديو، بدأنا بالافتراض أن تبني المستخدمين العالي سيكون مؤشر أداء رئيسيًا مهمًا. أردنا حلاً يشعر بأنه طبيعي وبديهي للمشاركين في الاجتماع. يجب أن يتيح لجميع الحضور المشاركة الفعّالة في العصف الذهني التعاوني، سواء كانوا في الغرفة أو عن بُعد.

كان جوابنا هو Logitech Scribe، كاميرا لوحة بيضاء مدعومة بالذكاء الاصطناعي تجلب اللوحة البيضاء إلى اجتماعات الفيديو. مدمجة مع Microsoft Teams Rooms وZoom Rooms وخدمات مؤتمرات الفيديو الرائدة الأخرى، تبث Scribe محتوى اللوحة البيضاء إلى اجتماعات الفيديو بوضوح استثنائي. مع Scribe، يمكن للمشاركين عن بُعد الحصول على أفضل مقعد في الطاولة.