4 façons dont l’informatique peut améliorer la productivité des réunions

Dans n'importe quel emploi, il y a des réunions. Beaucoup de réunions, en fait. Le professionnel moyen passe 40 % de son temps en réunions, chaque année. Parmi ces réunions, 50 % de ce temps est improductif.

C’est du temps qu’une entreprise ne peut pas se permettre de gaspiller. Et bien que vous ne puissiez pas contrôler le nombre de réunions dans votre société, vous pouvez certainement vous assurer que ces réunions soient aussi productives et efficaces que possible.

En tant que responsable informatique, vous pouvez influencer la qualité des réunions dans votre organisation. Les équipes et les départements peuvent évoluer, mais la technologie reste le point constant de chaque réunion. De nombreux éléments de réunion peuvent être améliorés grâce à la technologie afin de réduire les distractions et d'optimiser la productivité.

En équipant chaque espace de la technologie adéquate, vous pouvez soutenir des pratiques de réunion qui favorisent la collaboration et la productivité. 

Le résultat — des réunions où chaque participant est alerte et engagé. Lorsque vous avez les besoins de vos utilisateurs finaux à l’esprit et un espace planifié en conséquence, vous pouvez rendre chaque réunion plus consciente.

Que signifie « réunions conscientes » ?

La pleine conscience est un mouvement qui se développe fortement. De plus en plus de personnes se concentrent sur la présence, le sens et l’efficacité, que ce soit en télétravail ou au bureau

Lorsque nous introduisons la pleine conscience dans l’espace de réunion, cela conduit à une productivité parfaite. La réunion reste sur la bonne voie, la technologie fonctionne comme prévu, et personne ne regarde son téléphone. Avec quelques petits ajustements de vos espaces de réunion, vous pouvez rendre les réunions conscientes possibles. 

Pourquoi l’informatique est‑elle cruciale pour faciliter des réunions conscientes ?

1. La technologie consciente améliore l’espace

Choisir une technologie adaptée à votre espace est essentiel — parce que lorsque le bon espace et la bonne technologie se combinent, de grandes choses se produisent.

La technologie peut améliorer n’importe quel espace de réunion pour fluidifier le déroulement — si c’est une salle de remue‑méninges, envisagez un tableau blanc numérique. Si c’est une salle de huddle, choisissez une caméra qui capture tout le monde à la table. Si c’est une grande salle de conseil, ajoutez des microphones d’extension qui permettent à chaque siège d’être entendu de façon également claire.

La technologie peut aider à exploiter pleinement l’ensemble de l’espace. Examinez à nouveau chacun de vos espaces de réunion, la façon dont les personnes les utilisent réellement, et apportez les changements appropriés pour libérer le potentiel de cet espace.

2. Les réunions conscientes sont sans distraction

En tant que responsable informatique, vous savez que lorsque vous faites bien votre travail, il est difficile pour les gens de le remarquer — tout fonctionne parfaitement, donc personne n’a besoin de vous appeler !

Il en va de même pour la bonne technologie.

La technologie consciente est une technologie qui libère les participants à la réunion pour se concentrer sur la réunion elle‑même — au lieu de devoir se soucier de qui se trouve dans le cadre de la caméra ou de la façon dont ils peuvent partager leur écran.

La technologie doit être intuitive et accessible. Pour les participants, cela signifie que la technologie de la salle doit être facile à utiliser et nécessiter peu d’ajustements. Pour les services informatiques, cela signifie pouvoir gérer et mettre à jour la technologie à distance – ainsi moins d’intervention directe est requise.

3. Une expérience utilisateur cohérente améliore le succès

Restez simple.

Des recherches ont montré que lorsqu’une expérience utilisateur cohérente est offerte dans les espaces de réunion, les réunions sont 22.7 % plus réussies*. Choisir une technologie qui fournit une interface utilisateur uniforme entre les espaces de réunion maximise également l’adoption — car les utilisateurs n’ont à apprendre un nouveau système qu’une seule fois.

Et lorsque vous choisissez une technologie, il est toujours judicieux d’opter pour une solution optimisée pour les logiciels déjà utilisés par votre entreprise.

4. Les appels vidéo sont plus engageants

Lorsqu’il s’agit de réunions conscientes, tout repose sur la connexion humaine.

Lorsque les participants à une réunion peuvent établir une vraie connexion avec quelqu’un lors d’un appel vidéo (par opposition à un appel téléphonique), ils sont plus enclins à se concentrer sur la réunion et à rester attentifs tout au long – parce qu’ils peuvent voir et être vus.

En équipant chaque salle de vidéo, vous pouvez rompre les mauvaises habitudes de réunion qui surviennent lors d’appels téléphoniques — comme vérifier son téléphone ou utiliser son ordinateur portable—et ainsi garantir que chacun participe plus consciemment à la réunion.

Rendre les réunions plus significatives

Grâce à une conception réfléchie et à la prise en compte des participants aux réunions, vous pouvez apporter quelques petits changements qui auront un grand impact sur la façon dont votre organisation gère les réunions. Choisir une technologie intuitive adaptée à l'espace rationalisera le processus de réunion et maximisera la productivité.