4 طرق يمكن لتقنية المعلومات من خلالها تعزيز إنتاجية الاجتماعات

في أي وظيفة، هناك اجتماعات. الكثير من الاجتماعات، في الواقع. يقضي المتخصص التجاري المتوسط 40٪ من وقته في الاجتماعات كل عام. من تلك الاجتماعات، 50٪ من الوقت غير منتج.

هذا وقت لا تستطيع الشركة إنفاقه على الهدر. وعلى الرغم من أنك قد لا تستطيع التحكم في عدد الاجتماعات في شركتك، يمكنك بالتأكيد ضمان أن تكون تلك الاجتماعات منتجة وفعّالة قدر الإمكان.

كقائد لتقنية المعلومات، يمكنك التأثير على جودة الاجتماعات في مؤسستك. قد تتغير الفرق والأقسام، لكن التكنولوجيا هي العنصر الثابت في كل اجتماع. يمكن تحسين العديد من عناصر الاجتماع بالتكنولوجيا لتقليل المشتتات وتعظيم الإنتاجية.

من خلال تجهيز كل مساحة بالتقنية المناسبة، يمكنك دعم ممارسات الاجتماعات التي تعزز التعاون والإنتاجية.

النتيجة—اجتماعات يكون فيها كل مشارك يقظًا ومشاركًا. عندما تضع احتياجات المستخدمين النهائيين في الاعتبار وتخطط للمساحة وفقًا لذلك، يمكنك جعل كل اجتماع أكثر وعيًا.

ماذا نعني بالاجتماعات الواعية؟

الوعي الذهني هو حركة تنمو بشكل كبير. المزيد من الأشخاص يركزون على الحضور والهدف والكفاءة أثناء العمل من المنزل أو المكتب

عندما نجلب الوعي الذهني إلى مساحة الاجتماع، يؤدي ذلك إلى كمال الإنتاجية. يبقى الاجتماع على المسار الصحيح، وتعمل التقنية كما هو مقصود، ولا أحد ينظر إلى هاتفه. مع بعض التغييرات الصغيرة في مساحات الاجتماعات، يمكنكم تحقيق اجتماعات واعية.

لماذا تكنولوجيا المعلومات حاسمة في تسهيل الاجتماعات الواعية؟

1. التكنولوجيا الواعية تعزز الفضاء

اختيار التقنية التي تتناسب مع مساحتك أمر حاسم—لأن عندما تتلاقى المساحة المناسبة مع التقنية المناسبة، تحدث أشياء عظيمة.

يمكن للتكنولوجيا تحسين أي مساحة اجتماع لجعل تدفق الاجتماع أفضل — إذا كانت غرفة للعصف الذهني، فكر في لوحة بيضاء رقمية. إذا كانت غرفة تجميع، ابحث عن كاميرا تلتقط الجميع على الطاولة. إذا كانت قاعة اجتماعات كبيرة، أضف ميكروفونات توسيع تسمح بسماع كل مقعد بوضوح متساوٍ.

يمكن للتكنولوجيا أن تساعد في الاستفادة القصوى من المساحة بأكملها. ألقِ نظرة جديدة على كل مساحة اجتماع لديك، وكيف يستخدمها الأشخاص فعليًا، وأجرِ التغييرات الصحيحة لإطلاق العنان لإمكانات تلك المساحة.

2. الاجتماعات الواعية خالية من التشتيت

كقائد لتقنية المعلومات، تعلم أنه عندما تقوم بعملك جيدًا، يصعب على الناس ملاحظته—كل شيء يعمل بشكل مثالي، لذا لا أحد يحتاج إلى الاتصال بك!

ينطبق نفس الشيء على التكنولوجيا الجيدة.

التقنية الواعية هي التقنية التي تحرّر المشاركين في الاجتماع للتركيز على الاجتماع نفسه—بدلاً من القلق بشأن من هو في إطار الكاميرا أو كيفية مشاركة شاشتهم.

يجب أن تكون التكنولوجيا بديهية وسهلة الوصول. بالنسبة للمشاركين يعني ذلك أن تقنية الغرفة يجب أن تكون سهلة الاستخدام وتتطلب تعديلًا بسيطًا. بالنسبة لتقنية المعلومات يعني ذلك القدرة على إدارة وتحديث التكنولوجيا عن بُعد—وبالتالي تقليل الحاجة إلى التدخل المباشر.

3. تجربة مستخدم متسقة تعزز النجاح

اجعلها بسيطة.

أظهرت الأبحاث أنه عندما يكون هناك تجربة مستخدم متسقة عبر مساحات الاجتماعات، تكون الاجتماعات 22.7% أكثر نجاحًا*. اختيار التكنولوجيا التي توفر واجهة مستخدم متسقة بين مساحات الاجتماعات يزيد أيضًا من تبني المستخدم — لأن المستخدمين يحتاجون لتعلم نظام جديد مرة واحدة فقط.

وعند اختيارك للتقنية، دائمًا ما يكون من المفيد اختيار التقنية التي تم تحسينها للبرمجيات التي تستخدمها مؤسستك بالفعل.

4. المكالمات الفيديو أكثر جاذبية

عند الحديث عن الاجتماعات الواعية، الأمر كله يتعلق بالاتصال البشري.

عندما يتمكن المشاركون في الاجتماع من إقامة اتصال حقيقي مع شخص ما عبر مكالمة فيديو (مقارنةً بمكالمة هاتفية)، يكونون أكثر احتمالًا للتركيز على الاجتماع والبقاء منتبهين طوال الوقت—لأنهم يستطيعون الرؤية والرؤية المتبادلة.

من خلال تجهيز كل غرفة بالفيديو، يمكنك كسر العادات السلبية للاجتماعات التي تحدث عبر المكالمات الهاتفية—مثل فحص الهاتف واستخدام اللابتوب—لضمان مشاركة أكثر وعيًا من الجميع في الاجتماع.

اجعل الاجتماعات أكثر معنىً

من خلال التصميم المدروس ومراعاة مشاركي الاجتماع، يمكنك إجراء بعض التغييرات الصغيرة التي تُحدث تأثيرًا كبيرًا على طريقة تعامل مؤسستك مع الاجتماعات. اختيار التكنولوجيا البديهية المناسبة للمساحة سيُبسّط عملية الاجتماع ويعظم الإنتاجية.