فك تشابك مجموعة أدوات العاملين عن بُعد

مساحات العمل المؤقتة التي جمعناها على طاولة المطبخ قبل عام ونصف لن تكون كافية في عصر العمل الهجين طويل الأمد. اليوم، يحتاج الموظفون إلى أدوات تعاون سهلة الاستخدام لا تملأ مكاتبهم وعقولهم.

في بداية الجائحة، كان من الضروري المؤسف أن يشتري الجميع أجهزتهم الخاصة للعمل من المنزل بسرعة دون إشراف من تكنولوجيا المعلومات. الآن، مع إعلان المزيد من المؤسسات عن الانتقال إلى العمل عن بُعد أو المختلط على المدى الطويل، حان الوقت لتنظيف وتحسين مجموعة أدوات فريقك لتحقيق الكفاءة والأمان والاتساق. 

لكن ما هي الأدوات التي يحتاجها العاملون عن بُعد والهجين حقًا؟ مع كثرة النصائح المتداولة على الإنترنت، من الصعب فصل ما هو ضروري عن ما هو مجرد إضافات. سيساعدك هذا الدليل على تحديد الأساسيات.

حان الوقت لتكنولوجيا المعلومات لتثقيف وتمكين الموظفين

جاهزًا أم لا، تتطور تكنولوجيا المعلومات إلى دور يواجه الفرق بشكل متزايد، مما يمكّن الفرق من التعاون بكفاءة أكبر وممارسة عادات تقنية آمنة من أي مكان. يمكن لمتخصصي تكنولوجيا المعلومات توفير الوقت والمال للمنظمات مع تعزيز مرونة الفريق أمام التحديات المستقبلية— لأنه سواء كان أزمة صحية عامة متعددة السنوات أو بضعة أيام بدون طاقة في المكتب، فإن الاستعداد يدفع الثمن.

من خلال توحيد مجموعات الأدوات وتدريب العاملين على استخدام أجهزتهم بحكمة، يمكن لتكنولوجيا المعلومات أن:

• تقليل طلبات الدعم من الموظفين الذين يواجهون صعوبة في استخدام الأدوات غير المعتمدة
• أوقف خروقات الأمان السهلة الوقاية التي تحدث عندما يجلب الجميع أجهزتهم الخاصة
• تبسيط عمليات شراء التكنولوجيا، إعداد الأجهزة، والتكاملات.

السؤال هو، ما الأدوات التي يحتاجها العاملون فعلاً؟

عصر تكنولوجيا المعلومات المنسقة

من الواضح أن أقسام تكنولوجيا المعلومات نشرت ما كان بإمكانها خلال الجائحة وقدمت دعمًا واسعًا بينما كان العاملون يواجهون ظروفًا استثنائية. الآن مع تحول المؤسسات إلى نمط عمل هجين وعن بُعد على المدى الطويل، حان الوقت لتوحيد وتنسيق مجموعات الأدوات.

كلما كانت أدوات الجميع أكثر معيارية، كلما كان من الأسهل تشغيل الجميع بسرعة، وحل المشكلات، وضمان عمل التكاملات بشكل صحيح.

لكل شخص تفضيلاته الخاصة، لذا فإن تقديم مجموعة مختارة من الأجهزة المعتمدة للاختيار منها سيضمن أن يتمكن الجميع من العمل بالطريقة التي يفضلونها.

الصفات الضرورية للأجهزة الصديقة للعمل عن بُعد

• إعداد بلا احتكاك: كل أداة يجب أن تكون بديهية وبسيطة للتثبيت مباشرةً من العلبة.

• القدرة على التحديث والاستكشاف عن بُعد: يجب أن تكون تقنية المعلومات قادرة على دفع التحديثات مباشرة إلى الأجهزة دون الحاجة إلى إرسال رسائل تذكير لا حصر لها للموظفين.

• مظهر حديث وأنيق: يجب أن تُصمم أدوات العمل عن بُعد للأعمال، لكن المظهر لا يزال مهمًا. من المرجح أن يستخدم العاملون الأدوات ذات المظهر الفاخر والشعور المميز بانتظام.

• مضاد للتشتت: ليس لدى الجميع مساحة مكتب معزولة في المنزل، لذا ابحث عن أدوات تسمح للمستخدمين بالرد بسرعة على المشتتات دون البحث عن المفتاح المناسب. يجب أن تكون أزرار كتم الصوت وعناصر التحكم في الاجتماعات بلمسة واحدة بارزة وسهلة الاستخدام.

• تكامل برنامج سهل الاستخدام: يحتاج العاملون إلى القدرة على تخصيص إعدادات الجهاز مثل سطوع الكاميرا أو مستوى صوت الميكروفون دون إنشاء تذاكر دعم. ابحث عن أدوات ببرنامج سهل الاستخدام.

هذه الأجهزة الأساسية تساعد العاملين عن بُعد والمختلطين على الازدهار أثناء العمل من أي مكان

• فأرة ولوحة مفاتيح ergonomics: الانحناء فوق الحاسوب المحمول لمدة ثماني ساعات ليس صحيًا. يمكن لفأرة ergonomics أن تقلل من إجهاد عضلات اليد بنسبة 20 بالمائة، بينما يمكن للوحة مفاتيح ergonomics مع مسند وسادة أن تحافظ على معصميك في وضع طبيعي ومريح أثناء الكتابة.

• كاميرا ويب عالية الدقة: إذا كنت تريد من الأشخاص تشغيل كاميراتهم أثناء الاجتماعات، فستحتاج إلى ترقية من كاميرا اللابتوب المدمجة ذات الجودة المتدنية. ابحث عن أجهزة توفر فيديو واضح وصوت ميكروفون نقي، وشهادات للاستخدام مع Zoom وTeams و/أو Google Meet، وغطاء خصوصية لاستخدامه بين المكالمات.

• محطة إرساء: ساعد الموظفين على القضاء على الأسلاك والمحولات الزائدة من خلال توفير محطة إرساء تحتوي على جميع المنافذ التي يحتاجونها في مكان واحد. مع إزالة الكابلات الزائدة، يمكن للجميع البقاء منظمين ومنتجين.

• الأجهزة الصوتية المعتمدة للتعاون: لا تكفي سماعات الرأس ومكبرات الصوت من الفئة الاستهلاكية للاستخدام في العمل. غالبًا ما تفتقر إلى أدوات تحكم مفيدة في الاجتماعات، مثل زر كتم الصوت لإسكات الضوضاء الخلفية بسرعة. وقد لا تكون معتمدة للعمل مع منصات مؤتمرات الفيديو الرائدة، مما قد يؤدي إلى مشاكل إعداد وصوت متقطّع. اختر الأجهزة المصممة خصيصًا للعمل عن بُعد، وتأكد من أن سماعات الرأس مريحة للارتداء طوال الاجتماعات الطويلة.

ليس دائمًا المزيد هو الأفضل

استجابةً للوباء، أصبحت الأدوات أكثر تحسينًا للعمل عن بُعد. أصبح من الأسهل أكثر من أي وقت مضى العثور على أجهزة متعددة الوظائف بأسعار معقولة توفر مساحة على المكتب وتندمج بسلاسة مع برامج التعاون. لم يعد من الضروري شراء كل شيء.

على الرغم من أن إحضار الجهاز الخاص بك كان ضرورياً العام الماضي، فإن مجموعات الأدوات المعيارية والمُحسّنة عن بُعد ستقلل من صداع تكنولوجيا المعلومات وتمكّن الفرق من الازدهار في العمل بدلاً من مجرد البقاء على قيد الحياة. مع مجموعة مختارة من الأجهزة المعتمدة من تكنولوجيا المعلومات للاختيار منها، يحصل الجميع على فرصة لتخصيص إعداداتهم للتعاون والراحة والأناقة.