Comment ajouter le tableau blanc aux réunions vidéo

À la suite de la pandémie, une chose est claire : les employés continueront de travailler à distance et les équipes virtuelles resteront la norme. Le « lieu de travail hybride » qui en résulte offre de nombreux avantages, mais soulève également des questions concernant la collaboration virtuelle. Les tableaux blancs, par exemple, sont un pilier de la collaboration d’équipe. Cependant, les organisateurs de réunions ont eu du mal à intégrer cet outil essentiel dans les réunions d’équipes virtuelles. Quelle est la solution ?

Alors que les bureaux traditionnels laissent place aux environnements de travail hybrides et que les employés passent davantage de temps en télétravail, les réunions virtuelles deviendront la norme plutôt que l’exception. Selon Gartner, d’ici 2024, seulement 25 % des réunions professionnelles se tiendront en présentiel, contre 60 % avant la pandémie. Gartner indique que les dépenses mondiales des utilisateurs finaux en solutions de webconférence basées sur le cloud croîtront de près de 25 % en 2020. Mais les employés peuvent‑ils collaborer aussi efficacement dans un modèle hybride ? Disposent‑ils de tous les outils nécessaires à une collaboration réussie lorsqu’ils travaillent à distance ? Sinon, que peuvent‑elles faire les organisations informatiques pour soutenir la collaboration virtuelle dans un environnement hybride ?

Pourquoi l'IT est essentiel pour permettre la collaboration dans un environnement hybride

Pour des équipes géographiquement dispersées, la collaboration nécessite un effort plus intentionnel – avec le soutien des technologies de l’information. Les logiciels basés sur le cloud comme Google Workspace et Microsoft 365 sont conçus pour faciliter la collaboration. La technologie vidéo – webcams, caméras de conférence et plateformes vidéo cloud comme Zoom et Microsoft Teams – permet aux personnes de se rencontrer en face à face, où qu’elles se trouvent.

Mais il y a des lacunes.

Par exemple, les dirigeants ont appris qu’ils ne peuvent pas se fier uniquement à la visioconférence et au partage de fichiers, selon l’analyste Forrester Andrew Hewitt. Roberto Torres : Salesforce adopte le travail hybride. Voici comment les entreprises peuvent suivre le mouvement. Hewitt souligne en particulier que les employés regrettent la possibilité de collaborer ensemble sur des tableaux blancs, ce qui se produit généralement uniquement en présentiel.

Étant donné l'importance des tableaux blancs pour la collaboration, c’est une problématique à laquelle les responsables informatiques doivent réfléchir. Plus précisément, comment intégrer les tableaux blancs aux réunions virtuelles pour soutenir une main‑d’œuvre hybride ?

Le rôle des tableaux blancs dans la collaboration

Les tableaux blancs sont omniprésents dans les réunions car ils remplissent clairement une fonction importante, notamment lors des séances de brainstorming et d’idéation. Les tableaux blancs sont utiles pour le diagramme, l’illustration de concepts, la prise de notes libre, l’organisation d’idées avec des post‑its, etc. Ces outils de collaboration peuvent prendre diverses formes, y compris les tableaux à effaçage à sec, les murs de tableau blanc, voire les panneaux en verre.

Lors des réunions, les participants utilisent souvent des présentations, des feuilles de calcul et d'autres documents pour partager des informations et animer les discussions. D'où la popularité de Google Workspace et de Microsoft 365. Cependant, ces outils ne sont pas adaptés aux séances de brainstorming de groupe, surtout lorsque les équipes doivent explorer spontanément des concepts ou visualiser des conceptions.

Lorsque les gens souhaitent communiquer visuellement, ils ont souvent recours à un marqueur effaçable. Et l’attention de tous se porte alors sur le tableau blanc. Dans les réunions virtuelles, cela peut toutefois poser problème.

Défis du tableau blanc virtuel

Ne disposant pas d’une solution élégante pour intégrer le tableau blanc dans une réunion vidéo, les gens ont essayé diverses approches. Par exemple, l’organisateur d’une réunion peut orienter la caméra de conférence vers le tableau blanc. Mais cela fonctionne rarement bien. La personne qui écrit sur le tableau blanc bloquera probablement une partie de la vue. Même lorsque cette personne sort du cadre, le tableau blanc peut être difficile à lire à cause des reflets ou d’une perspective déformée. 

Parfois, une personne dans la salle prend en photo le tableau blanc et envoie les images à tous les participants. Au mieux, c’est une méthode peu efficace pour capturer les notes et cela n’autorise pas les participants à distance à prendre part activement à ce qui se passe sur le tableau.

En fin de compte, les personnes qui ne sont pas dans la salle ont tendance à se sentir exclues chaque fois qu’un tableau blanc est utilisé lors d’une réunion vidéo. En conséquence, leurs contributions et leurs opinions, bien que précieuses, ne font pas partie de la séance de remue‑méninges. Cela n’a pas à être ainsi.

Garantir que chacun ait une place à la table

Dans un modèle hybride, les organisations doivent veiller à ce que les employés à distance aient accès aux mêmes informations que les employés sur site. Hybride‑Remote : comprendre les nuances et les pièges. Une collaboration réussie dépend de la capacité des personnes à partager des idées. Une diversité d'opinions et de points de vue est utile, voire nécessaire. La voix de chacun doit être entendue.

L’objectif de la collaboration virtuelle doit donc être de garantir que chaque participant à la réunion soit activement impliqué dans le processus. L’informatique peut jouer un rôle précieux à cet égard. En permettant ou en améliorant la collaboration dans un espace de travail hybride, l’informatique peut prendre des mesures pour « démocratiser » l’expérience de réunion, notamment :

• Redéfinir les espaces de travail numériques et physiques afin que les travailleurs à distance ne se sentent pas comme des « membres de seconde classe de la main‑d’œuvre ». Stefan Hammond : Le travail hybride nécessite plus que l’activation numérique
• Équiper tous les espaces de réunion pour la collaboration en fournissant du matériel de visioconférence ; des solutions de salle comme Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms ou Google Meet ; des tableaux blancs effaçables ; et des caméras de tableau blanc spécialement conçues.

Fort des enseignements tirés du travail à distance, les dirigeants et les salariés vantent les avantages du lieu de travail hybride. Mais pour que ces bénéfices se poursuivent, les organisations devront tenir leurs engagements d’investir dans des outils de collaboration virtuelle (comme Logitech Scribe). Si elles le font, tant les organisations que les salariés récolteront les fruits.