كيفية إضافة السبورة البيضاء إلى اجتماعات الفيديو

بعد الخروج من الجائحة، شيء واحد واضح: سيستمر الموظفون في العمل عن بُعد وستظل الفرق الافتراضية هي القاعدة. يوفر "مكان العمل الهجين" فوائد عديدة، لكنه يثير أيضًا أسئلة حول التعاون الافتراضي. اللوحات البيضاء، على سبيل المثال، هي عنصر أساسي في تعاون الفرق. لكن منظمو الاجتماعات واجهوا صعوبة في دمج هذه الأداة المهمة في اجتماعات الفرق الافتراضية. ما هو الحل؟

مع استبدال المكاتب التقليدية بأماكن عمل هجينة وقضاء الموظفين المزيد من الوقت في العمل عن بُعد، ستصبح الاجتماعات الافتراضية القاعدة بدلاً من الاستثناء. وفقًا لـ Gartner، بحلول 2024 سيُعقد فقط 25% من الاجتماعات التجارية شخصيًا، بانخفاض من 60% قبل الجائحة. تقول Gartner إن الإنفاق العالمي للمستخدم النهائي على حلول مؤتمرات الويب السحابية سيزداد بنحو 25% في 2020. لكن هل يمكن للموظفين العمل معًا بفعالية في نموذج هجين؟ هل لديهم جميع الأدوات التي يحتاجونها للتعاون الناجح عند العمل عن بُعد؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، ما الذي يمكن لمنظمات تكنولوجيا المعلومات فعله لدعم التعاون الافتراضي في بيئة هجينة؟

لماذا تكنولوجيا المعلومات هي المفتاح لتمكين التعاون في بيئة عمل هجينة

بالنسبة للفرق الموزعة جغرافيًا، يتطلب التعاون جهدًا متعمدًا أكثر—بدعم من تكنولوجيا المعلومات. برامج السحابة مثل Google Workspace وMicrosoft 365 صُممت لتسهيل التعاون. تكنولوجيا الفيديو—الكاميرات الويب، وكاميرات المؤتمرات، ومنصات الفيديو السحابية مثل Zoom وMicrosoft Teams—تمكّن الأشخاص من اللقاء وجهاً لوجه أينما كانوا.

لكن هناك فجوات.

على سبيل المثال، تعلم التنفيذيون أنهم لا يمكنهم الاعتماد فقط على مؤتمرات الفيديو ومشاركة الملفات، وفقًا للمحلل أندرو هويت من Forrester. روبرتو توريس: تتبنى Salesforce العمل الهجين. إليكم كيف يمكن للشركات اتباع النهج نفسه. يشير هويت إلى أن الموظفين يفتقدون القدرة على التعاون معًا باستخدام الألواح البيضاء، وهو ما يحدث عادةً شخصيًا.

نظرًا لأهمية اللوحات البيضاء للتعاون، هذه مسألة يجب على قادة تكنولوجيا المعلومات التفكير فيها. بالتحديد، كيف يمكنك إدخال اللوحات البيضاء إلى الاجتماعات الافتراضية لدعم قوة عمل مختلطة؟

دور الألواح البيضاء في التعاون

اللوحات البيضاء شائعة في الاجتماعات لأنها تؤدي وظيفة مهمة بوضوح، خاصة في العصف الذهني وتوليد الأفكار. تُستخدم اللوحات البيضاء للتخطيط، توضيح المفاهيم، تدوين الملاحظات بحرية، تنظيم الأفكار باستخدام الملاحظات اللاصقة، وغيرها. يمكن أن تتخذ هذه الأدوات التعاونية أشكالًا مختلفة، بما في ذلك الألواح القابلة للمسح الجاف، جدران اللوحات البيضاء، وحتى ألواح زجاجية.

في الاجتماعات، يستخدم الأشخاص غالبًا العروض التقديمية وجداول البيانات وغيرها من المستندات لمشاركة المعلومات وتوجيه المناقشات. وبالتالي، تزداد شعبية Google Workspace وMicrosoft 365. ومع ذلك، لا تتناسب هذه الأدوات مع العصف الذهني الجماعي، خاصة عندما تحتاج الفرق إلى استكشاف المفاهيم أو تصور التصاميم بشكل عفوي.

عندما يرغب الأشخاص في التواصل بصريًا، غالبًا ما يلجؤون إلى قلم السبورة الجاف. وتتحول انتباه الجميع إلى اللوحة البيضاء. في الاجتماعات الافتراضية، قد يكون ذلك مشكلة.

التحديات مع اللوحات البيضاء الافتراضية

نظراً لعدم وجود طريقة أنيقة لإدخال اللوحة البيضاء في اجتماع فيديو، جرب الناس أساليب مختلفة. على سبيل المثال، قد يشير منسق الاجتماع إلى كاميرا المؤتمر موجهًا إياها نحو اللوحة البيضاء. لكن هذا نادرًا ما ينجح. من المحتمل أن يحجب الشخص الذي يكتب على اللوحة جزءًا من المشهد. حتى عندما يخرج هذا الشخص من الإطار، قد تكون اللوحة صعبة القراءة بسبب الوهج أو الزاوية المشوهة.

أحيانًا يلتقط شخص ما في الغرفة صورًا للوحة البيضاء ويرسل الصور إلى جميع المشاركين في الاجتماع. في أفضل الأحوال، هذه طريقة فعّالة قليلًا لتسجيل الملاحظات ولا تمكّن المشاركين عن بُعد من المشاركة النشطة فيما يحدث على اللوحة البيضاء.

في النهاية، الأشخاص الذين ليسوا في الغرفة يشعرون غالبًا بالتهميش عندما يُستخدم السبورة في اجتماع فيديو. نتيجة لذلك، لا تُؤخذ مداخلاتهم وآراؤهم، رغم قيمتها، في جلسة العصف الذهني. ليس من الضروري أن يكون الأمر كذلك.

ضمان حصول الجميع على مقعد على الطاولة

في نموذج مختلط، تحتاج المؤسسات إلى ضمان حصول الموظفين عن بُعد على نفس المعلومات التي يحصل عليها الموظفون داخل المكتب. التعاون الناجح يعتمد على قدرة الأشخاص على مشاركة الأفكار. تنوع الآراء ووجهات النظر مفيد، بل ضروري. يجب أن يُسمع صوت كل شخص.

لذلك يجب أن يكون هدف التعاون الافتراضي هو ضمان مشاركة الجميع في الاجتماع كأطراف نشطة في العملية. يمكن لتكنولوجيا المعلومات أن تلعب دورًا قيمًا هنا. من خلال تمكين أو تحسين التعاون في مساحة عمل مختلطة، يمكن لتكنولوجيا المعلومات اتخاذ خطوات لـ “ديمقراطية” تجربة الاجتماع، بما في ذلك:

• إعادة تصميم مساحات العمل الرقمية والفيزيائية بحيث لا يشعر العاملون عن بُعد بأنهم “أعضاء من الدرجة الثانية في القوة العاملة". ستيفان هاموند: العمل المختلط يحتاج إلى أكثر من تمكين رقمي
• تجهيز جميع مساحات الاجتماع للتعاون من خلال توفير معدات مؤتمرات الفيديو؛ حلول الغرف مثل Microsoft Teams Rooms، Zoom Rooms، أو Google Meet؛ ألواح كتابة جافة؛ وكاميرات whiteboard مصممة خصيصًا.

مع الدروس المستفادة من العمل عن بُعد، يروج التنفيذيون والموظفون لفوائد بيئة العمل المختلطة. ولكن لضمان استمرار هذه الفوائد، سيتعين على المؤسسات متابعة خططها للاستثمار في أدوات التعاون الافتراضي (مثل Logitech Scribe). إذا فعلوا ذلك، سيجني كل من المؤسسات والموظفين الثمار.