Réduire l'écart du TCO : comment l'informatique et l'immobilier peuvent enfin parler le même langage

Les organisations s’accordent largement sur la valeur que la visioconférence apporte à la main‑d’œuvre. Par exemple, 87 % des dirigeants d’entreprise conviennent qu’une expérience de travail solide peut entraîner des améliorations de la collaboration et de la productivité. Cependant, bien que les avantages soient évidents, il subsiste un décalage dans la façon dont les parties prenantes clés (par ex., les équipes IT et immobilier) évaluent leurs investissements dans la visioconférence et les autres solutions technologiques du lieu de travail.

Alors que les services informatiques et immobiliers résolvent fondamentalement le même résultat humain (une expérience employé productive) et évaluent leur succès via une métrique globale clé (TCO), leurs définitions du succès sont totalement désalignées du point de vue financier et opérationnel.

Ce problème provient en grande partie de la façon dont chacun définit le TCO. Alors que les équipes informatiques se concentrent sur le coût total de possession, les équipes immobilières se focalisent sur le coût total d’occupation. Que signifie chaque notion et comment chaque équipe peut‑elle trouver davantage de terrain d’entente dès les premières étapes du processus d’achat ? Explorons.

Qu’est‑ce que le coût total de possession ?

Selon TechTarget, le coût total de possession (TCO) est une estimation des dépenses liées à l’achat, au déploiement, à la gestion, à l’utilisation et à la mise hors service des actifs informatiques, tels qu’un produit ou un équipement.

Les dépenses qui contribuent au coût total de possession comprennent :

• Coûts directs tels que le prix d’achat, l’installation et la maintenance.

• Coûts indirects tels que la formation, les temps d'arrêt et les inefficacités de performance.

• Coûts intangibles tels que la perte de productivité des employés et les risques de conformité.

Les équipes informatiques vont au-delà des frais d’achat et d’installation initiaux pour prendre en compte les coûts du cycle de vie de la technologie : compatibilité, fiabilité, sécurité et support. Pour elles, le coût de possession couvre tout, des mises à jour du firmware à la gestion des appareils et au dépannage. Leur priorité ? Des expériences utilisateur fluides, une perturbation minimale et une évolutivité facile.

Qu’est‑ce que le coût total d’occupation ?

Coût total d’occupation est une estimation des dépenses liées à la possession ou à la location d’un bien, du loyer de base aux charges récurrentes telles que les services publics, la maintenance et l’assurance.

Les dirigeants immobiliers voient les investissements comme des pièces d’un puzzle plus vaste, tenant compte de l’efficacité d’utilisation des espaces, du coût d’équipement des espaces et de la facilité avec laquelle ils peuvent adapter les espaces aux besoins évolutifs de l’entreprise.

La visioconférence introduit de nouvelles considérations dans l’équation. L’éclairage, l’acoustique et le mobilier ont tous un poids lorsqu’il s’agit de créer l’expérience de réunion idéale. Il ne s’agit pas seulement de brancher des écrans ; il s’agit de repenser la façon dont chaque mètre carré inspire la connexion et la collaboration.

Quels sont les principaux points de friction entre l’informatique et l’immobilier ?

En fin de compte, les équipes IT et Immobilier partagent les mêmes objectifs lorsqu’il s’agit d’acheter du matériel de visioconférence.

• Ils souhaitent que leurs équipes collaborent efficacement et tirent davantage de valeur de chaque réunion.

• Ils souhaitent offrir une expérience cohérente aux employés, qu’ils soient au bureau ou à domicile.

• Ils souhaitent que cette expérience se traduise par une amélioration de la satisfaction des employés et une meilleure rétention du personnel.

Le problème est que, bien que les deux équipes partagent de nombreux objectifs concernant l’expérience des employés, la stratégie et la planification se déroulent en silos.

Selon Logitech « The Workplace Equation », les équipes immobilières et informatiques estiment être les principales autorités de l’expérience de travail, mais la plupart ne collaborent pas dès le lancement d’un projet. En fait, seulement 24 % des équipes informatiques sont consultées avant le début de la planification d’une salle. En conséquence, le processus de prise de décision est généralement fragmenté :

• Métriques : l’IT mesure le TCO en coût par utilisateur/appareil, tandis que l’Immobilier le mesure en coût par mètre carré.

• Allocation de capital : les services informatiques considèrent les mises à niveau technologiques comme des investissements opérationnels à haute vitesse, tandis que l’immobilier voit l’espace de bureau comme un actif amorti sur plusieurs années avec des baux rigides.

• Expérience utilisateur : Un bureau à la pointe de la technologie est inutile si la réservation de salle ou la technologie de visioconférence échoue. À l’inverse, une technologie fluide est gaspillée dans un lieu sous‑utilisé.

Si les équipes informatiques et immobilières souhaitent réaliser le meilleur investissement possible dans leur expérience de visioconférence, elles doivent établir un partenariat plus cohérent. Décortiquons donc ce que cela implique.

Comment l'informatique et l'immobilier peuvent mieux s'aligner sur l'expérience du lieu de travail

Tant que l’immobilier et l’informatique restent désalignés sur les points d’évaluation susmentionnés, ils continueront à ne pas répondre aux attentes en matière d’expérience de visioconférence. Ils peuvent commencer à combler cet écart en trouvant un terrain d’entente.

Bien que cela ne se produise pas du jour au lendemain, plusieurs étapes importantes peuvent accélérer le processus. Le fil conducteur de ces étapes est l’engagement envers une collaboration plus profonde entre les équipes centrales.

Créer une équipe d’expérience en milieu de travail

Lorsque chacun pense être responsable de l’expérience de travail, personne ne l’est réellement. Pour changer cette dynamique, vous pouvez créer une équipe dédiée à l’expérience de travail. Ce faisant, vous commencez à considérer l’expérience de travail comme une stratégie commerciale centrale, ce que seules 27 % des organisations font actuellement, selon le rapport Workplace Equation.

Pourquoi cela est‑il si important ? Parce que lorsqu’un élément devient suffisamment crucial pour devenir une stratégie commerciale centrale, il reçoit l’attention et la réflexion qu’il mérite. Les rôles sont déterminés, les processus établis et les indicateurs définis. Cela met en place l’infrastructure nécessaire pour prendre des décisions sur l’expérience au travail que tout le monde peut soutenir.

Standardiser les indicateurs de succès de l’expérience en milieu de travail

Lorsque les équipes travaillent ensemble vers un objectif commun, chaque décision devient plus intentionnelle. Ainsi, une fois que vous avez constitué votre équipe d’expérience de lieu de travail, vous devez établir des indicateurs sur lesquels tout le monde peut s’aligner.

Le tableau suivant détaille comment les priorités individuelles des équipes IT et immobilier peuvent évoluer vers un objectif collectif :

Métrique partagée	Focus IT	Focus immobilier	Avantage combiné
Utilisation	Utilisation de la technologie de salle, utilisation des périphériques	Allocation d’espace, taux d’occupation et d’utilisation, empreinte du bureau	Dimensionnement dynamique de l’espace en fonction de l’utilisation réelle de la technologie et de l’espace
Efficacité énergétique	Efficacité des centres de données/cloud, cycle de vie des appareils, énergie, calcul	Efficacité HVAC, efficacité de l’éclairage, systèmes du bâtiment	Gestion intégrée du bâtiment (arrêt automatique intelligent basé sur les données des capteurs)
Productivité des employés	Disponibilité du dispositif, support matériel, connectivité	Conception des espaces de travail, services de bureau, localisation/déplacements	Flux sans friction du login à domicile à la configuration du bureau aux grandes réunions

Co‑posséder la pile numérique et physique

Très souvent, les décisions concernant la technologie des salles et des espaces sont prises bien plus tard qu’elles ne le devraient. En conséquence, il manque souvent une réflexion sur la façon dont la technologie peut influencer un espace et soutenir au mieux les personnes qui l’utilisent.

Si vous considérez les salles de réunion et les espaces flexibles comme des responsabilités partagées où la conception de la salle et l’équipement de visioconférence sont pris en compte dès le départ, vous prendrez inévitablement des décisions plus intelligentes et davantage axées sur la valeur.

Pourquoi l’alignement du TCO constitue un avantage concurrentiel

Aligner les services informatiques et l’immobilier n’est pas seulement un exercice administratif — c’est un avantage concurrentiel qui impacte l’efficacité organisationnelle, la rétention des talents et la discipline budgétaire. Plus les organisations le reconnaissent tôt, plus elles peuvent rapidement en récolter les bénéfices.

Dans quelle mesure votre organisation est‑elle alignée sur l’expérience du lieu de travail ? Consultez Le rapport Workplace Equation 2026 pour voir où vous vous situez dans la maturité de l’expérience du lieu de travail.

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Questions fréquemment posées

Quelle est la différence entre le coût total de possession (CTP) et le coût total d’occupation ?

Le coût total de possession estime les dépenses liées à l’achat, au déploiement, à la gestion, à l’utilisation et à la mise hors service des actifs IT (coûts directs comme l’achat et l’installation, coûts indirects comme la formation et les temps d’arrêt, et coûts intangibles comme la perte de productivité). Le coût total d’occupation estime les dépenses liées à la possession ou à la location d’un bien immobilier, du loyer de base aux coûts récurrents comme les services publics, la maintenance et l’assurance. Les équipes IT utilisent généralement le premier ; les équipes immobilières utilisent le second.

Pourquoi les équipes IT et immobilier définissent‑elles le TCO différemment ?

Parce qu’ils résolvent le même objectif (une expérience employé productive) à travers des perspectives différentes : l’informatique mesure le coût par utilisateur/appareil et considère la technologie comme un investissement opérationnel à évolution rapide, tandis que l’immobilier mesure le coût par mètre carré et voit l’espace de bureau comme un actif amorti sur plusieurs années avec des baux rigides.

À quelle fréquence les équipes informatiques sont‑elles consultées avant le début de la planification des salles ?

Selon le rapport The Workplace Equation de Logitech, seulement 24 % des équipes informatiques sont consultées avant le début de la planification des salles, bien que l’informatique et l’immobilier estiment être les autorités principales en matière d’expérience au travail.

Quelles dépenses contribuent au coût total de possession ?

Il existe trois catégories de dépenses qui contribuent au coût total de possession : les coûts directs (prix d’achat, installation, maintenance), les coûts indirects (formation, temps d’arrêt, inefficacités de performance) et les coûts intangibles (perte de productivité des employés, risque de conformité).

Comment les équipes informatique et immobilier peuvent-elles mieux s'aligner sur les décisions technologiques du lieu de travail ?

Créez une équipe dédiée à l’expérience du lieu de travail, standardisez les indicateurs de succès partagés entre les équipes et co‑gérez la pile numérique et physique afin que la conception des salles et l’équipement de visioconférence soient planifiés conjointement dès le départ.

Quel pourcentage d’organisations considère l’expérience en milieu de travail comme une stratégie commerciale centrale ?

Juste 27 %, selon le rapport Workplace Equation. C’est une raison clé pour créer une équipe dédiée à l’expérience du lieu de travail.

Pourquoi l'alignement du TCO est‑il crucial pour l'expérience de visioconférence en particulier ?

Un bureau à la pointe de la technologie est compromis si la réservation de salle ou la technologie de visioconférence échoue, et la technologie fluide est gaspillée dans un espace sous‑utilisé. L’alignement garantit que les décisions d’investissement tiennent compte à la fois de la technologie et de l’environnement physique dans lequel elle fonctionne.

L’alignement IT et immobilier sur le TCO vaut‑il l’effort ?

Oui. C’est un avantage concurrentiel qui influence l’efficacité organisationnelle, la rétention des talents et la discipline budgétaire, et pas seulement un exercice administratif.