Comment maximiser votre investissement dans Microsoft Teams Rooms

Au cours des dernières années, la visioconférence a explosé, et les grandes organisations dépensent désormais des millions de dollars chaque année en licences de services de visioconférence. Une entreprise disposant de 10,000 licences peut dépenser entre 1.5 M $ et 2.5 M $ chaque année. Ces estimations sont basées sur les tarifs publiés pour les licences logicielles individuelles, allant de 150 $ ou 250 $ par an/utilisateur, pour une organisation comptant 10,000 utilisateurs. Les coûts réels peuvent varier. Mais ces organisations tirent‑elles pleinement parti de cet investissement ? Si ce n’est pas le cas, que peuvent‑elles faire pour maximiser leur ROI ?

Voici la réalité. Ce que vous dépensez pour les logiciels de visioconférence tels que Microsoft Teams n’est qu’une partie du puzzle. Vous investissez également dans les salles de réunion, les outils de collaboration personnels et la gestion informatique :

• Microsoft Teams Rooms requièrent du matériel vidéo : caméras, haut‑parleurs, micros et contrôleurs.

• Les individus ont besoin de capacités audio/vidéo, y compris des webcams et des casques.

• Administrateurs informatiques ont besoin de la capacité de gérer le matériel et les logiciels vidéo avec des outils de gestion d’appareils offrant un accès à distance et des rapports.

Les appareils de salle de réunion, les casques personnels et les webcams, ainsi que les applications de gestion sont essentiels à la qualité globale et à l’expérience des réunions vidéo. Dans cet article, nous examinerons les moyens par lesquels ces outils vous aident à tirer le meilleur parti de votre investissement dans la collaboration vidéo. Nous nous concentrerons sur trois questions clés.

Optimisez‑vous les environnements de salle de réunion ?

Les employés peuvent-ils entrer dans n’importe quelle salle et lancer instantanément une réunion de visioconférence d’une simple pression ?

Une excellente expérience dans la salle de réunion encouragera les employés à utiliser le logiciel de visioconférence et le matériel A/V que vous avez acquis. Voici quatre étapes que vous pouvez suivre pour optimiser l’expérience de la salle de réunion.

• Ajoutez un contrôleur tactile. Un contrôleur tactile mural ou de table pour salle de réunion comme Logitech Tap permet aux employés de simplement toucher l’écran pour démarrer ou rejoindre une réunion. Fini les recherches pour savoir comment lancer la réunion.

• Prise en charge de toute application de visioconférence. Les salles de réunion disposent généralement d’un logiciel de visioconférence par défaut, comme Microsoft Teams. Cela rend la participation aux réunions plus rapide et plus simple – sauf lorsque vous devez utiliser un autre service. Logitech Swytch résout ce problème en permettant à quiconque de brancher un ordinateur portable et de rejoindre n’importe quelle réunion virtuelle ou webinaire.

• Optimiser la conception sonore. Peut‑être avez‑vous investi dans de magnifiques moniteurs plats 4K pour chacune de vos salles. Mais qu’en est‑il du son ? Envisagez une caméra de conférence telle que Rally Bar dotée de la technologie RightSound™ intégrée, qui ajuste automatiquement les voix fortes et faibles, supprime le bruit de fond et améliore continuellement la qualité sonore au fil du temps.

• Ajouter un tableau blanc à la réunion. Pour le brainstorming, l’idéation et la collaboration, les tableaux blancs sont l’outil idéal – mais les employés peinent à les utiliser efficacement lors des réunions vidéo. C’est pourquoi nous avons créé Logitech Scribe, une caméra tableau blanc alimentée par l’IA qui diffuse le contenu du tableau blanc dans les réunions vidéo avec une clarté exceptionnelle.

Soutenez‑vous les employés à distance ?

Les employés disposent‑ils d’appareils de collaboration personnels qui les aident à se sentir plus inclus et présents lors de toute réunion vidéo ?

Avant de se connecter à une réunion vidéo, de nombreuses personnes jetteront un coup d’œil rapide dans le miroir. C’est la nature humaine. Nous voulons tous avoir la meilleure apparence et le meilleur son lorsque nous sommes en vidéo. Cela semble particulièrement vrai lorsque nous nous joignons à distance.

Les employés à distance sont également sensibles à la notion d’équité lors des réunions. Ces travailleurs distants souhaitent contribuer de façon égale à la conversation. Pour que cela se produise, l’expérience de réunion doit leur sembler aussi naturelle que pour ceux qui sont physiquement présents dans la salle.

Avec ces objectifs en tête, voici quelques étapes clés que vous pouvez suivre pour optimiser l’expérience des employés avec les appareils de collaboration personnels.

• Offrez des périphériques de niveau professionnel. Pendant les ordres de confinement, de nombreux employés ont découvert ce que les équipes informatiques savent déjà. Le matériel audio et vidéo grand public n’est pas idéal pour les entreprises et n’est pas optimisé pour les réunions vidéo.
  
  En revanche, Logitech casques incluent des fonctionnalités que les employés souhaitent, telles que la mise en sourdine automatisée, ainsi que des fonctionnalités que les équipes informatiques souhaitent, comme les certifications avec les principaux fournisseurs de logiciels. Logitech webcams offrent une meilleure résolution, un nombre d’images par seconde, un champ de vision et une qualité d’objectif, ainsi que des intégrations avec les fournisseurs de logiciels vidéo pour garantir des réunions sans problème.

• Fournissez une boîte à outils « travail à domicile ». Ce que les employés à distance désirent réellement, c’est un environnement qui ressemble étroitement à l’expérience de bureau. Une façon dont l’informatique peut aider les employés est de fournir un ensemble d’outils « travail à domicile » incluant un casque et une webcam spécialement conçus, en plus de la combinaison standard souris/clavier/moniteur.

En fin de compte, se concentrer sur l’expérience des employés favorisera des taux d’adoption plus élevés de la visioconférence et aidera à justifier cet investissement.

Rendez‑vous plus efficace ?

Les administrateurs informatiques peuvent‑ils gérer facilement les salles et les appareils depuis n’importe où ?

Le temps passé par les administrateurs informatiques à déployer, gérer et prendre en charge les appareils de visioconférence et de collaboration personnelle est un autre paramètre à inclure dans vos calculs de ROI.

Par exemple, lorsque les employés utilisent des casques et webcams grand public qui ne sont pas certifiés avec le service de visioconférence standardisé par votre organisation, cela peut créer des problèmes pour les employés et des maux de tête pour le service informatique. Comme indiqué précédemment, fournir un kit de travail à domicile composé d’appareils approuvés et certifiés peut réduire le nombre de tickets d’assistance et simplifier le support en cas de problème.

Voici trois étapes supplémentaires que vous pouvez suivre pour optimiser le rôle de l’informatique et réduire le temps que l’informatique consacre à la visioconférence :

• Déployer de nouveaux appareils vidéo. Une nouvelle génération de caméras de conférence, appelées « barres vidéo tout‑en‑un », peut se fixer directement sur le moniteur d’une salle et exécuter le service vidéo cloud sur un appareil informatique intégré. Avec une caméra comme Rally Bar (certifiée pour Microsoft Teams en tant que dispositif USB), moins de composants signifie une installation plus rapide avec un câblage minimal.

• Déployer une console de gestion pour l’administration à distance des appareils. Avec des milliers de salles et d’appareils à gérer, les administrateurs informatiques doivent être aussi efficaces que possible. Nous avons créé Logitech Sync pour faciliter le support de déploiements vidéo à grande échelle tout en réduisant les visites sur site et les tickets d’incident – le tout depuis une interface simple basée sur le navigateur.

• Fournissez des vidéos d’instructions simples. Il est surprenant de voir combien de problèmes peuvent être évités grâce à une courte vidéo de 30 secondes diffusée aux employés.

En fin de compte, un investissement technologique n’est rarement un événement isolé. C’est tout à fait vrai pour la vidéo. Bien que la plateforme de visioconférence que vous utilisez puisse être l’un de vos plus gros investissements, son succès dépend de nombreux autres facteurs, notamment l’adoption par les utilisateurs, l’expérience en salle de réunion et le temps consacré par les équipes informatiques. Aborder ces aspects peut vous aider à tirer le maximum de valeur de cet investissement.