كيفية تعظيم استثمارك في Microsoft Teams Rooms

على مدار السنوات القليلة الماضية، انفجر مؤتمرات الفيديو، وتنفّذ الآن المنظمات الكبيرة ملايين الدولارات سنويًا على تراخيص خدمات مؤتمرات الفيديو. قد تنفق شركة لديها 10,000 تراخيص بين $1.5M و $2.5M كل عام. تستند هذه التقديرات إلى أسعار منشورة لتراخيص البرامج الفردية التي تتراوح بين $150 أو $250 لكل سنة/مستخدم، لمنظمة لديها 10,000 مستخدمين. قد تختلف التكاليف الفعلية. لكن هل تحصل هذه المنظمات على القيمة الكاملة لهذا الاستثمار؟ إذا لا، ماذا يمكنهم أن يفعلوا لتعظيم عائد الاستثمار؟

هذا هو الواقع. ما تنفقه على برامج مؤتمرات الفيديو مثل Microsoft Teams هو مجرد جزء من اللغز. أنت أيضًا تستثمر في قاعات الاجتماعات، وأدوات التعاون الشخصية، وإدارة تكنولوجيا المعلومات:

• Microsoft Teams Rooms تتطلب أجهزة فيديو: كاميرات، سماعات، ميكروفونات، ووحدات تحكم.

• الأفراد يحتاجون إلى قدرات صوت/فيديو، بما في ذلك كاميرات الويب وسماعات الرأس.

• مسؤولو تكنولوجيا المعلومات يحتاجون إلى القدرة على إدارة أجهزة وبرمجيات الفيديو باستخدام أدوات إدارة الأجهزة التي توفر وصولًا عن بُعد وتقارير.

أجهزة قاعة الاجتماعات، السماعات الشخصية وكاميرات الويب، وتطبيقات الإدارة ضرورية لجودة وتجربة اجتماعات الفيديو العامة. في هذه المقالة، سنستعرض طرق مساعدة هذه الأدوات لك للحصول على أقصى قيمة من استثمارك في التعاون بالفيديو. سنركز على ثلاثة أسئلة رئيسية.

هل تقوم بتحسين بيئات قاعة الاجتماعات؟

هل يمكن للموظفين الدخول إلى أي غرفة وإطلاق اجتماع مؤتمرات فيديو بلمسة واحدة؟

تجربة رائعة في قاعة الاجتماعات نفسها ستشجع الموظفين على استخدام برنامج مؤتمرات الفيديو ومعدات الصوت/الفيديو التي اشتريتها. إليك أربع خطوات يمكنك اتخاذها لتحسين تجربة قاعة الاجتماعات.

• أضف متحكمًا باللمس. متحكم لمسة مثبت على الحائط أو على الطاولة في قاعة الاجتماعات مثل Logitech Tap يتيح للموظفين ببساطة لمس الشاشة لبدء أو الانضمام إلى اجتماع. لا مزيد من البحث عن كيفية بدء الاجتماع.

• دعم أي تطبيق مؤتمرات فيديو. غالبًا ما تحتوي قاعات الاجتماعات على برنامج مؤتمرات فيديو افتراضي، مثل Microsoft Teams. هذا يجعل الانضمام إلى الاجتماعات أسرع وأسهل – باستثناء عندما تحتاج إلى استخدام خدمة مختلفة. Logitech Swytch يحل هذه المشكلة من خلال السماح لأي شخص بتوصيل جهاز لابتوب والانضمام إلى أي اجتماع افتراضي أو ندوة عبر الإنترنت.

• تحسين تصميم الصوت. ربما استثمرت في شاشات مسطحة 4K جميلة لكل غرفك. لكن كيف هو الصوت؟ فكر في كاميرا مؤتمرات مثل Rally Bar المزودة بذكاء اصطناعي يُدعى تقنية RightSound™ لضبط مستويات الأصوات العالية والهادئة تلقائيًا، وكبح الضوضاء الخلفية، والاستمرار في تحسين جودة الصوت مع مرور الوقت.

• أضف الكتابة على اللوح إلى الاجتماع. للعصف الذهني وتوليد الأفكار والتعاون، تُعد الألواح البيضاء الأداة المثالية – لكن الموظفين يواجهون صعوبة في استخدامها بفعالية في اجتماعات الفيديو. لهذا السبب أنشأنا Logitech Scribe، كاميرا لوحة بيضاء مدعومة بالذكاء الاصطناعي تُبث محتوى اللوحة البيضاء إلى اجتماعات الفيديو بوضوح استثنائي.

هل تدعم الموظفين عن بُعد؟

هل يمتلك الموظفون أجهزة تعاون شخصية تساعدهم على الشعور بالمشاركة والحضور في أي اجتماع فيديو؟

قبل الانضمام إلى اجتماع فيديو، كثير من الأشخاص يلقون نظرة سريعة على المرآة. هذا طبيعة بشرية. جميعنا نريد أن نبدو ونسمع بأفضل شكل عندما نكون على الفيديو. يبدو ذلك خاصةً عندما ننضم عن بُعد. 

الموظفون عن بُعد حساسون أيضًا لفكرة عدالة الاجتماعات. هؤلاء العاملون عن بُعد يرغبون في المساهمة بالمساواة في الحوار. لتحقيق ذلك، يجب أن تكون تجربة الاجتماع طبيعية لهم كما هي للذين يتواجدون فعليًا في الغرفة.

مع وضع هذه الأهداف في الاعتبار، إليك بعض الخطوات الرئيسية التي يمكنك اتخاذها لتحسين تجربة الموظف باستخدام أجهزة التعاون الشخصية.

• قدّم ملحقات من فئة الأعمال. خلال أوامر الإغلاق في المنزل، اكتشف العديد من الموظفين شيئًا يعرفه بالفعل العاملون في تكنولوجيا المعلومات. معدات الصوت والفيديو من فئة المستهلك ليست مثالية للأعمال ولا تم تحسينها لاجتماعات الفيديو.
  
  على النقيض من ذلك، Logitech headsets تشمل ميزات يرغب فيها الموظفون، مثل كتم الصوت التلقائي، وكذلك ميزات تريدها تكنولوجيا المعلومات، مثل الشهادات مع كبار موردي البرمجيات. Logitech webcams تتمتع بدقة أعلى، وعدد إطارات في الثانية، ومجال رؤية، وجودة عدسة، بالإضافة إلى التكاملات مع مزودي برامج الفيديو لدعم اجتماعات خالية من المشكلات.

• توفير مجموعة أدوات “العمل من المنزل”. ما يريده الموظفون عن بُعد حقًا هو بيئة تشبه تجربة المكتب عن كثب. طريقة واحدة يمكن لتقنية المعلومات مساعدة الموظفين هي توفير مجموعة من أدوات “العمل من المنزل” التي تشمل سماعة رأس وكاميرا ويب مصممة خصيصًا بالإضافة إلى مجموعة الفأرة/لوحة المفاتيح/الشاشة القياسية.

في نهاية اليوم، سيساهم التركيز على تجربة الموظف في رفع معدلات تبني مؤتمرات الفيديو ومساعدة في تبرير هذا الاستثمار.

هل تجعل تكنولوجيا المعلومات أكثر كفاءة؟

هل يمكن لمسؤولي تقنية المعلومات إدارة الغرف والأجهزة بسهولة من أي مكان؟

الوقت الذي يقضيه مسؤولو تكنولوجيا المعلومات في نشر وإدارة ودعم مؤتمرات الفيديو وأجهزة التعاون الشخصية هو مدخل آخر يجب تضمينه في حسابات العائد على الاستثمار الخاصة بك.

على سبيل المثال، عندما يستخدم الموظفون سماعات رأس وكاميرات ويب جاهزة غير معتمدة من خدمة مؤتمرات الفيديو التي توحدها مؤسستكم، يمكن أن يخلق ذلك مشكلات للموظفين وصداعًا للـIT. كما ذكر أعلاه، يمكن لتوفير مجموعة أدوات العمل من المنزل التي تشمل أجهزة معتمدة ومصدقة أن يقلل من تذاكر الدعم الفني ويبسّط الدعم إذا حدثت مشكلات.

إليك ثلاث خطوات إضافية يمكنك اتخاذها لتحسين دور تكنولوجيا المعلومات وتقليل الوقت الذي تقضيه تكنولوجيا المعلومات في مؤتمرات الفيديو:

• نشر أجهزة فيديو جديدة. جيل جديد من كاميرات المؤتمرات تُدعى “أشرطة فيديو شاملة” يمكنها الارتباط مباشرةً بشاشة الغرفة وتشغيل خدمة الفيديو السحابية على جهاز حوسبة مدمج. باستخدام كاميرا مثل Rally Bar (المعتمدة لـ Microsoft Teams كجهاز USB)، يقل عدد المكونات مما يعني تثبيتًا أسرع مع أقل قدر من الأسلاك.

• نشر وحدة تحكم إدارية لإدارة الأجهزة عن بُعد مع آلاف الغرف والأجهزة التي يجب إدارتها، يحتاج مسؤولو تكنولوجيا المعلومات إلى أن يكونوا فعالين قدر الإمكان. قمنا بإنشاء Logitech Sync لتسهيل دعم تكنولوجيا المعلومات لنشرات الفيديو واسعة النطاق مع تقليل الزيارات الميدانية وتذاكر المشكلات – كل ذلك من واجهة بسيطة تعتمد على المتصفح.

• قدّم مقاطع فيديو تعليمية بسيطة من المدهش عدد المشكلات التي يمكن منعها بفيديو بسيط مدته 30 ثانية يُوزّع للموظفين.

في النهاية، الاستثمار في التكنولوجيا نادرًا ما يكون حدثًا معزولًا. وهذا صحيح بالتأكيد بالنسبة للفيديو. على الرغم من أن منصة مؤتمرات الفيديو التي تستخدمها قد تكون أحد أكبر استثماراتك، فإن نجاحها يعتمد على عوامل عديدة أخرى، بما في ذلك تبني المستخدم، تجربة قاعة الاجتماعات، ووقت فريق تكنولوجيا المعلومات. يمكن أن يساعد معالجة هذه الجوانب في ضمان الحصول على أقصى قيمة من ذلك الاستثمار.