تبسيط مجموعة أدوات المكتب المنزلي في أوقات معقدة

مع سعي المؤسسات لتصبح أكثر مرونة، يعتمدون بشكل متزايد على العاملين عن بُعد. بينما يُتوقع من الموظفين التفوق أثناء العمل من المنزل، لم يُصمم مكتب المنزل كما نعرفه للعمل عن بُعد على المدى الطويل. علاوة على ذلك، كشف الوباء عن عدم مساواة عميقة في العمل عن بُعد، حيث تتمتع ترتيبات بعض الموظفين بميزات أكبر من غيرهم. مع ضرورة وجود فرق موزّعة لبقاء المؤسسات، حان الوقت لتحديث مكتب المنزل بشكل كبير.

عندما ضرب الوباء، لم يكن لدى معظم المؤسسات خطة لتجهيز موظفيها بالأدوات التي سيحتاجونها للعمل من المنزل إلى أجل غير مسمى. في الغالب، استخدم الناس ما لديهم من معدات، بدرجات متفاوتة من النجاح. هذا النهج ليس مجرد إزعاج؛ إنه غير مستدام ويشكل خطرًا حقيقيًا في ظل الاضطرابات المستمرة - مثل القواعد المتغيرة للصحة والسلامة. يجب على المؤسسات ضمان قدرة الموظفين على العمل بفعالية تحت أي ظرف.

سلطت الجائحة الضوء فجأة على الحاجة إلى نهج أكثر استباقية للعمل عن بُعد. الآن تبحث المؤسسات عن قوة عمل عن بُعد أكثر تنظيمًا وتبسيطًا وتمكينًا، مع التركيز على المرونة والأمان والإنتاجية.

تصميم مكتب المنزل لبيئة العمل عن بُعد أولاً

لا يزال مكتب المنزل النموذجي يحتوي على مجموعة افتراضية من الكابلات، ومحطات الإرساء، ومكبرات الصوت، والمحولات، ومصادر الطاقة، وكاميرات الويب، والميكروفونات المبعثرة على سطح المكتب. العديد من هذه المكونات لها استخدام واحد فقط، ولم تُصمم لتلبية واقع العمل الحصري من المنزل. بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما يتم الحصول على هذه الأجهزة من بائعين مختلفين. يمكن أن يكون التنوع الكبير في معدات مكتب المنزل صعبًا على قسم تكنولوجيا المعلومات إدارته، خاصةً عن بُعد.

هذا النهج غير المتسق والمتفاعل في التوفير له عواقب متعددة:

• الإفراط في الإنفاق على المكونات ذات القيمة المحدودة
• شكاوى من الموظفين المحبطين، خاصةً أثناء الانضمام
• المزيد من تذاكر دعم تكنولوجيا المعلومات وحل المشكلات
• المزيد من الوقت يُقضى على صيانة الأجهزة والدعم
• زيادة خطر الأمان
• الموظفون يتركون بإعدادات لا تشجع على التعاون والإنتاجية والرفاهية

إنشاء تجربة عمل عن بُعد أكثر عدالة

المشكلة تتجاوز تكنولوجيا المعلومات والعمليات. افتراضيًا، يُكلف الموظفون بإعداد مساحات مكاتبهم المنزلية بأنفسهم. بدون إرشادات واضحة من تكنولوجيا المعلومات، يترك العديد من الموظفين بإعدادات لا تدعم التعاون والإنتاجية والرفاهية. وهذا أمر مهم، نظرًا لأن التعاون والعمل الجماعي وسعادة الموظفين أصبحت أكثر حيوية للنجاح من أي وقت مضى.

علاوة على ذلك، ليس جميع الموظفين يتمتعون بظروف متساوية—العكس تماماً. بعض الموظفين أكثر إلماماً بالتقنية ولديهم حس أفضل للتصميم من غيرهم. بعضهم يمتلك موارد أكثر من غيرهم. بعضهم يمتلك أنظمة دعم لا يمتلكها الآخرون. وبعضهم يعيشون في مساحات تتناسب بشكل أفضل مع العمل عن بُعد مقارنةً بالآخرين.

يجب ألا تؤثر قدرة الموظف على إعداد مساحة مكتب منزلي عالية الأداء على أدائه الوظيفي. يجب على القادة التنظيميين أن يتخذوا دورًا أكثر نشاطًا في ضمان حصول جميع الموظفين على إعداد مكتب منزلي عالي الجودة. سيساهم معالجة هذه الفوارق في تحسين تجربة الموظف وتعزيز نتائج الفرق.

تحقيق نجاح مكتب المنزل عن بُعد أولاً

بالنسبة لأصحاب العمل، قد تكون توفير المعدات للمكتب المنزلي مكلفة وغير متسقة. بالنسبة للموظفين، قد تكون غير عادلة وحتى استبعادية. لتخفيف هذه المخاطر، يتطلب العمل عن بُعد أولاً فئة جديدة من المنتجات، تم بناؤها من الصفر للمكتب المنزلي للمرة الأولى لتسهيل الاتصال، التعاون، الرفاهية، والإنتاجية جميعًا في مكان واحد.

يجب على تقنية المعلومات تقييم ما إذا كان معدات مكتب المنزل للموظفين تفي بمعايير العمل عن بُعد الحقيقي. كيف تبدو هذه المعايير؟

• مصمم خصيصًا للاستخدام الشخصي
  
• محسّن للتعاون والاتصال الافتراضي
• قابل للنشر والإدارة بسهولة على نطاق واسع
• معتمد للتكامل السهل مع تطبيقات المؤسسات الحالية

في حين أن بعض المكونات تقدم بعض هذه الميزات أحيانًا، تظهر إعدادات مكتب منزلي أكثر تطورًا عندما يتم تحقيق جميع هذه العوامل مركزيًا، مما يحل عدة تحديات في آن واحد.

من الواضح أنه لضمان الصمود في أوقات غير متوقعة، يجب تبسيط تجربة المكتب المنزلي، مما يضع الموظفين عن بُعد على قدم المساواة ويُوحّد العملية لأصحاب العمل.