بناء بيئة عمل أذكى: كيف تفيد المساحات المكتبية المرنة الموظفين والشركات

إذا سألت قادة الأعمال عن التقنية التي ستدفع شركاتهم إلى الأمام خلال السنوات الخمس القادمة، فإن معظمهم سيشير إلى الذكاء الاصطناعي. إنه خيار ذكي. عندما يُنفّذ بشكل صحيح، يمكنه تعزيز الكفاءة، وتقليل الأعباء الإدارية، وتمكين الموظفين من التركيز على ما يجيدون القيام به. لكن هناك استثمارًا آخر يمتلك القدرة على تحويل مكان العمل بعمق مماثل – الاستثمار في مكان العمل نفسه.

مساحة عمل حديثة، قابلة للتكيف، ومصممة بعناية لا تدعم الإنتاجية فحسب؛ بل تُلهم الإبداع وتجذب الأشخاص إلى المكتب. من خلال تكنولوجيا مكان عمل ذكية ومرنة، يمكن للمنظمات تقديم بيئات عمل أكثر صحة وتجارب موظفين مرتفعة مع تعظيم قيمة مساحات المكاتب.

لكن كيف؟

تستكشف هذه المقالة الطرق التي يتغير فيها بيئات العمل والقوى العاملة، بالإضافة إلى التقنيات المبتكرة التي تساعد الشركات على التكيف. من تجاوز تحديات العمل المرن إلى استكشاف الفرص التي توفرها المساحات الذكية، سنغوص في الحلول التي يمكن أن ترتقي بمكان عملك وتمكن عملك من الازدهار.

واقع جديد لمساحات المكاتب

اليوم، مجرد توفير مكتب وحاسوب لكل موظف لم يعد كافيًا. لقد تغيرت الطريقة التي ننفذ بها المهام، ونقارب حضور المكتب، ونتفاعل مع بعضنا البعض في بيئة الأعمال بشكل دائم.

أجرى استطلاع حديث شمل 11 دولة ووجد أن 44% من الأشخاص يفضلون بيئات عمل مختلطة، و39% يرغبون في التواجد في المكتب بدوام كامل، و17% يفضلون العمل عن بُعد بالكامل. الآن يختار الناس وظائفهم بناءً على المرونة التي تقدمها؛ بعضهم يحن إلى أيام 9-5 في المكتب، بينما الكثيرون سيقبلون راتبًا أقل إذا تمكنوا من الاستمرار في العمل من المنزل.

هذا التنوع في التفضيلات يمكن أن يجعل تصميم مكان العمل تحديًا. ومع ذلك، يبقى جمع الأشخاص معًا شخصيًا مهمًا كما كان دائمًا. يجب أن يكون المكتب مكانًا جذابًا ومفيدًا يرغب الموظفون في العمل منه. يجب أن يكونوا قادرين على إكمال المهام دون قيود والاستفادة من الوقت الذي يقضونه جنبًا إلى جنب مع الزملاء. وجد CCS Employee Workplace Technology Survey أن أكثر من نصف الموظفين قالوا إن التفاعل الاجتماعي وإحساس المجتمع كانا أهم مزايا المكاتب الشركاتية. في الوقت نفسه، كان 33% قلقين من أن النهج المختلط يحد من قدرتهم على بناء علاقات عمل. غالبًا ما يشعر الموظفون عن بُعد بالعزلة، حيث أبلغ 43% عن disconnection من شركتهم، مما يجعلهم أكثر احتمالًا للبحث عن فرص أخرى.

يجب أن تكون مساحات المكاتب قادرة على تلبية المتطلبات الحديثة، سواء كان الموظفون حاضرين بين الحين والآخر أو كل يوم. على سبيل المثال، أكثر من 50% من الموظفين الذين شملهم استبيان Appspace قالوا إن الذهاب إلى المكتب "يشبه إضاعة الوقت". كثيرون ادعوا أن مكاتبهم لا تدعم الإنتاجية وأن عدد الزملاء القليل لا يتيح لهم التعاون بفعالية.

باختصار، لم يعد نهج "مقاس واحد يناسب الجميع" في تصميم مكان العمل قابلًا للتطبيق. يجب على الشركات إعطاء الأولوية للمرونة وتجربة الموظف لفتح فوائد كبيرة اليوم، بالإضافة إلى القدرة على التكيف مع تطورات متطلبات مكان العمل المستقبلية.

أماكن عمل مصممة للعمل الحديث

في Logitech، نتعامل مع متطلبات مكان العمل المتطورة من خلال الاستفادة من الرؤى المستندة إلى البيانات لإعادة تصور مساحات مكاتبنا. ركّز إعادة تصميم مكتبنا في سان خوسيه على إنشاء مساحات تلهم الإنتاجية وتدعم الاتصال البشري مع استيعاب التحول نحو غرف اجتماعات أصغر مدعومة بالفيديو وترتيبات مكاتب مرنة. استندنا إلى نهجنا المرتكز على الإنسان على الدروس المستفادة من مكاتبنا العالمية الأخرى، مما ساعد على معالجة التحديات اللوجستية وتعزيز المشاركة والابتكار.

مكتب سان خوسيه Logitech يقدم مجموعة من مساحات العمل، بما في ذلك مناطق المكاتب المرنة.

وبالمثل، تبنت مجموعة نييمان ماركوس (NMG) المرونة والتصميم المرتكز على الإنسان باستخدام تقنية Logitech. نهجها الفريد استبدل المقرات التقليدية للشركات بشبكة من المراكز التي تركز على التعاون. من خلال إعطاء الأولوية للإنصاف وإمكانية الوصول، تضمن NMG أن كل موظف، بغض النظر عن موقعه، يحصل على تجربة عمل مثالية. مركزها الرئيسي في دالاس-فورت وورث يعيد تعريف تصميم المكاتب التقليدي، مخصصًا 70% من مساحته للتعاون و30% للمحطات الفردية. هذه الفلسفة “مغناطيس، لا إكراه” تجذب الموظفين إلى المكتب بالاختيار، مما يخلق بيئة تعزز الإنتاجية والاتصال والمرونة.

مع ذلك، لا تؤثر المتطلبات المتغيرة فقط على المنظمات التي تقدم العمل عن بُعد والمرن. حتى تلك التي تتطلب حضورًا 100% في الموقع يجب أن تُعيد تشكيل أماكن عملها لضمان دعم الموظفين طوال يوم العمل. بالنسبة للمنظمات الكبيرة، قد تجعل حجم وتعقيد هذه المهمة الانتقال صعبًا بشكل خاص.

خذ أمازون كمثال. تقرير من Business Insider حول إلزامية العودة إلى العمل يبرز صعوبات إعادة تشغيل عمليات المكتب بدوام كامل بعد سنوات من العمل المختلط والعمل عن بُعد. في مثل هذه الحالات، قد لا تكون مساحات العمل التقليدية قادرة على تلبية الطلب، مع مشكلات تشمل نقص المكاتب، غرف الاجتماعات، والموارد المتوترة مما يجعل العودة إلى المكتب صعبة. يوضح ذلك كيف يجب على أكبر المنظمات موازنة توقعات وتفضيلات الموظفين مع الكفاءة التشغيلية.

إذن، ما هي الخطوات التالية؟

كيف يمكن للمنظمات أن ترتقي لتحدي مكان العمل

لضمان النجاح على المدى الطويل، يجب على المؤسسات إعادة التفكير في مساحات المكاتب لتلبية احتياجات الأعمال وأفرادها الحالية.

سواء كانوا يعملون بمرونة أو في المكتب يوميًا، يرغب الموظفون في أن تكون المساحات التي يعملون فيها صديقة لهم. قبل أن يصبح العمل المرن والعمل عن بُعد شائعًا، وجدت دراسة من Steelcase أن 95% من العاملين يحتاجون إلى مساحات هادئة وخاصة، ومع ذلك فقط 40% قالوا إن أماكن عملهم توفر ذلك. الحقيقة هي أن معظم الموظفين يحتاجون إلى مجموعة من البيئات، بما في ذلك مناطق هادئة للتركيز العميق، مكاتب متاحة للإنتاجية، مناطق تجمع للنقاشات السريعة، ومساحات أكبر مجهزة جيدًا للاجتماعات التعاونية.

في بيئات العمل الديناميكية اليوم، الكفاءة والراحة أساسيان. يجب على المؤسسات تقديم مساحات عمل متنوعة ومرنة تستوعب أساليب عمل مختلفة وتجعل المهام اليومية بسيطة قدر الإمكان، مع دور التكنولوجيا الحيوي في تحسينها.

الميزات الرئيسية لأماكن العمل الأذكى

• أنظمة حجز الغرف والمكاتب السلسة لضمان قدرة الموظفين على العثور بسهولة على المساحات التي يحتاجونها وحجزها.

• تقنية تعاون يمكن نقلها بسرعة بين المساحات لتلبية احتياجات اجتماعات مختلفة.

• أجهزة استشعار إشغال ذكية تساعد على إدارة المساحات المشتركة بفعالية، وتحرّر الغرف غير المستخدمة تلقائيًا لتعظيم التوافر وتقليل الهدر.

• أنظمة جدولة متكاملة لإبقاء الموظفين على علم، مما يعزز قدرتهم على التنسيق مع الزملاء والاستفادة القصوى من وقتهم في المكتب.

في النهاية، يجب أن يكون مكان العمل المرن مرنًا بالفعل. الفكرة ليست مجرد تنفيذ ونسيان بل التعلم والتكيف. على المنظمات أن تتحمل مسؤولية متابعة الاتجاهات وتعديل المساحات وفقًا لذلك لضمان أفضل النتائج.

نهج لمراقبة وتحسين مكان العمل

• جمع رؤى حول استخدام المساحات والأجهزة لتحديد المشكلات أو مجالات التحسين. 

• تعديل المساحات وفقًا للاحتياجات المتغيرة، مثل مستويات الحضور المتقلبة.

• مراقبة عوامل مثل جودة الهواء ومناخ الغرفة أو كفاءة الطاقة لتعزيز بيئات عمل أكثر صحة واستدامة.

• تزويد فرق تكنولوجيا المعلومات بأدوات لإدارة ومراقبة الأجهزة عبر مواقع مكتبية متعددة لضمان توفر الفضاءات وفعالية استخدامها. 

الآن، دعونا نرى ما يعنيه ذلك عمليًا…

إعادة تعريف مكان العمل بمساحات ومكاتب مرنة

ظهرت المساحات المكتبية المرنة والمكاتب المرنة كنهج فعال لتلبية احتياجات مكان العمل المتغيرة. 

المكاتب المرنة تشبه مفهوم “العمل الساخن” وتستخدم مكاتب مشتركة لتحسين استغلال مساحة المكتب بفعالية، خاصة في بيئات العمل المرنة. من خلال تمكين الموظفين من العثور بسرعة على مكان للعمل بدلاً من العمل من مكتب دائم، تضمن المكاتب المرنة تلبية حضور متقلب مع تعظيم قيمة التكنولوجيا القائمة على المكتب.

في الوقت نفسه، لا تقتصر مساحات الفليك على المكاتب. فهي مساحات تعاون جماعي ذات مفهوم مفتوح تشمل الأثاث والمعدات القابلة للتجميع والنقل. يمكن للمساحات الفليك متعددة الاستخدامات استيعاب فرق بأحجام مختلفة، من ثلاثة إلى أربعة أشخاص إلى أكثر من 20. لتبسيط عملية الحجز وتقليل تعارضات الجدولة، يمكن تجهيز مساحات الفليك بلوحة جدولة تمكّن الموظفين من عرض توافر الغرفة وحجز المساحات في الحال أو مسبقًا، سواء كانت غرفًا مدعومة بالفيديو أو مخصصة للتفاعلات الشخصية دون تقنية إضافية. لكن الغرف الثابتة ليست دائمًا قادرة على التكيف بطريقة تلبي متطلبات أماكن العمل اليوم. القابلية للتكيف أمر حاسم، مما يجعل القدرة على إنشاء مساحة فليك بشكل عشوائي استثمارًا أساسيًا. وهذا يتطلب حلولًا مرنة ومحمولة ومتعددة الوظائف يمكنها التكيف بسهولة مع نمو الأعمال أو تعديل تخطيطاتها، مدمجة بسلاسة في المساحات المفتوحة والغرف الصغيرة إلى المتوسطة. الأجهزة مثل Rally Board 65 مثالية للتعاون بالفيديو والسبورة البيضاء ومع ذلك مدمجة بما يكفي لجلسات العصف الذهني، والاجتماعات العامة، أو غرف التدريب. إضافة إلى مرونتها، يمكن تثبيت الأجهزة المتكاملة مثل هذه على طاولة أو جدار أو عربة ونقلها من مكان إلى آخر. وهذا يعني أن تقنية التعاون في غرفة اجتماعات يمكن إعادة توظيفها بسرعة لتقود اجتماعًا هجينًا أكبر في مساحة مفتوحة متوسطة الحجم.

Rally Board 65 على عربة يمكن نقله بسهولة بين المساحات.

من خلال تنفيذ أدوات مثل هذه، يمكن للمنظمات إنشاء بيئات مرنة وعملية تجذب الموظفين للعودة إلى المكتب وتمكنهم من العمل بالطريقة التي تناسبهم.

سهولة حجز الغرف والمكاتب

الحجز الفعال للغرف والمكاتب هو جوهر تجربة مساحة مرنة سلسة. بالنسبة لمكاتب الفليكس، عادةً ما يكون كل ما يلزم هو الحجز مسبقًا (أو عند الحاجة) وتوصيل الكمبيوتر المحمول للبدء. يمكن حجز الغرف والمساحات المفتوحة بنفس الطريقة، مع توفير اتصال بسيط للكمبيوتر المحمول أو جهاز مخصص يمكن من خلاله الانضمام إلى الاجتماعات. أنظمة الحجز مثل Logitech Desk Booking وRoom Booking، المتاحة مع خطط الخدمة Logitech Essential أو Select، تمكّن من تحسين استخدام مكان العمل وتجارب حجز أبسط. Logitech Sync يجمع كل هذه الميزات معًا بينما يفتح أيضًا رؤى الاستخدام والمراقبة والإدارة عن بُعد لتقنية المعلومات. يمكن للأدوات التفاعلية أيضًا مساعدة الموظفين على اللقاء والتعاون بشكل أكثر فعالية عند التواجد في الموقع. حلول مثل Logitech View تمكّن من تنقل المكتب والحجز من خلال توفير عرض لحظي لتخطيطات المكتب عبر شاشة لمس. هذا يوفر طريقة جذابة للعثور على المكاتب والمساحات وحتى الزملاء باستخدام أدوات تحكم باللمس قابلة للتكبير.

عرض Logitech وLogitech الحلول المستخدمة على مكتب مرن في مساحة مكتب مفتوحة.

أتمتة بلا جهد

مع حلول ذكية ومتكاملة ومرنة، لا تكون أماكن العمل أسهل في التنقل وأكثر متعة للعمل فيها فحسب، بل يمكنها أيضًا القضاء على العمليات اليدوية. يمكن للمستشعرات المستقلة أو تلك الموجودة داخل الأجهزة دعم أتمتة مكان العمل التي تنفّذ الإجراءات الشائعة تلقائيًا. يمكن لهذه الموفرات للوقت الفريدة جعل الأنشطة القياسية مثل حجز وإخلاء المساحات سلسة. على سبيل المثال، مع Auto Book and Auto Release المفعّلة عبر ترخيص Essential أو Select، تكون العملية بسيطة كالدخول أو الخروج من الغرفة. عندما يتم اكتشاف الأشخاص في مساحة ما، يتم إنشاء حجز تلقائيًا. عندما يغادر هؤلاء الأشخاص، يُزال الحجز. يعمل هذا سواء كانت الغرفة تُستخدم لاجتماع فيديو أو جلسة حضورية.

بينما تعزز الحجز السلس والأتمتة التفاعلات اليومية، تلعب المستشعرات والأجهزة الذكية دورًا إضافيًا مهمًا في مكان العمل الحديث…

وصول سهل إلى رؤى مساحة المكتب

يتطلب تحسين مساحات المكاتب رؤى عملية لتوجيه قرارات مساحة العمل. من خلال بيانات دقيقة وفي الوقت الحقيقي، يمكن للمنظمات تحديد المشكلات وإجراء تحسينات أكثر استنارة للمساحات. تدعم تقنية مكان العمل الذكي، بما في ذلك الحلول التي تحتوي على حساسات مدمجة مثل Rally Board 65، ذلك من خلال جمع مجموعة واسعة من المعلومات، من الإشغال إلى العوامل البيئية. فهم أي المساحات تُستخدم (أو تُستَغل بشكل مفرط) وأيها لا تُستخدم يمكن أن يساعد في تحديد المشكلات وتوفير صورة واضحة للتعديلات التي ستعزز الكفاءة وتجربة الموظفين. في الوقت نفسه، تُعطي قياسات مناخ الغرفة وجودة الهواء واستهلاك الطاقة المنظمات القدرة على اكتشاف المشكلات وتحسين الرفاهية والاستدامة. للحصول على مدخلات أوسع وأكثر تقدمًا، يمكن وضع حساسات حضور وبيئية مخصصة مثل Logitech Spot في الصالات، وأكواخ الاجتماعات، وكبائن الهواتف، وكذلك في غرف الاجتماعات القياسية. وهذا يوفر معلومات دقيقة عن الإشغال والبيئة لدعم إدارة المساحات بمرور الوقت، حتى تلك التي لا تحتوي على تقنية موجودة. يساهم الوصول إلى قياسات بيئية أكثر تفصيلاً، بما في ذلك مستويات CO2 والجسيمات في الهواء، في الحفاظ على بيئات عمل مريحة ومنتجة وصحية. من خلال الجمع بين سهولة الاستخدام والرؤى العملية، ترتقي هذه الأدوات بتجربة المكتب، مما يضمن أن تكون الشركات مجهزة للتكيف وأن يتمكن الموظفون من الازدهار في بيئات عمل مرنة.

مستشعر إشغال Logitech Spot والبيئة موضوع في كبسولات الاجتماعات.

احتضان مكان العمل الحديث اليوم

من خلال مجموعة متكاملة من الحلول والبرمجيات والخدمات من بائع واحد، تجعل Logitech من السهل نشر تقنيات مكان العمل التي تُحدث فرقًا حقيقيًا لموظفيك ولعملك. نحن ندرك أن إنشاء بيئة عمل مرنة وفعّالة حقًا يتطلب أكثر من مساحات مفتوحة ومكاتب مرنة؛ فهو يتطلب أدوات ذكية وبديهية تمكّن الموظفين وتُحسّن موارد المكتب. بيئة عمل أذكى تعزز الإنتاجية وتدعم التعاون، مما يجعل زيارة المكاتب ممتعة.

من خلال تبني نهج مبتكرة، والاستفادة من البيانات، ونشر الأدوات المناسبة، يمكن لعملك إنشاء مساحات مرنة ومُحسّنة مثل هذه. مساحة عمل لا تعظم فقط قيمة استثماراتك وتتكيف مع الاحتياجات المتغيرة، بل تمكّن موظفيك من الازدهار—لأن عندما يكون الموظفون في أفضل حالاتهم، يزدهر عملك أيضًا.

اقرأ كتابنا الإلكتروني "تعزيز التعاون، إلهام الاتصال" للمزيد من الإلهام حول كيفية تصميم مساحات عمل تعزز الاتصال، التعاون، والإبداع.